Протокол, витяг з протоколу

Ø Протокол —документ колегіальних органів, у якому фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів та ухвали з обговорених питань.

Протоколом оформляється також діяльність слідуючи органів, органів охорони громадського порядку і т. д.

Протокол укладає офіційна, компетентна особа, яка засвідчує той чи інший факт, тобто штатні секретарі відповідальних органів або обрані на засіданні (на зборах, конференції) секретарі, або секретаріати, а підписують голова і секретар робочої президії або голова і всі члени комісії. За способом і повнотою запису протоколи поділяють на групи: стислі, повні, стенографічні. Реквізити:

1Назва виду документа (протокол).

2 Порядковий номер протоколу.

3 Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їхнього характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо).

4 Назва підприємства, організації.

5 Дата, місце проведення зібрання.

6 Кількісний склад учасників Якщо учасників багато, то досить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист.

7 Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії).

8 Порядок денний. Питання мас бути сформульовано в називному

відмінку.

9 Текст.

10 Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

11 Підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови й секретаря).

Для окремих видів протоколів обов'язкові такі додаткові реквізити, як гриф затвердження і гриф погодження. Текст протоколу, складений за виступами учасників зібрань, має бути стислим, точним, лаконічним. Він складається з розділів відповідно до пунктів порядку денного. Кожен розділ містить три позиції, які формулюються так:

СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ

Ø Витяг протоколу - один з наймасовіших видів документації, що надсилається (передається) окремим особам (підприємствам), і назва виду документа (витяг з протоколу)

Реквізити:

1 номер протоколу, з якого зроблено витяг;

2 назва органу, засідання, наради;

3 дата;

4 порядок денний;

5 текст з цього питання;

6 підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови й секретаря).