Телеграма

Ø Телеграма — це узагальнена назва різних за змістом документів (урядових, міжнародних, службових, приватних та ін.), які передаються телеграфом.

Телеграми бувають прості, термінові чи «блискавки».

Є різні види телеграм: фототелеграма (передається технічна інформація, схеми, креслення та ін.), телеграма-доручення (підпис у таких телеграмах обов'язково має бути завірений печаткою), метеотелеграма та ін.

Обов'язкові реквізити телеграми:

1 назва;

2 категорія і відмітки особливого виду;

3 адреса;

4 текст;

5 підпис;

6 адреса відправника, його прізвище;

7 дата;

8 підписний номер.

Текст телеграми подається без прийменників, сполучників та займенників. Абзаци не виділяються; розділові знаки здебільшого не ставляться.

Факс

Ø Факс — документ, що пересилається телефонними лініями.

Факс становить ксерокопію переданого документа. Факс оформляють так само, як і службовий лист.

Додаткові дані, що їх автоматично проставляє апарат - це: зазначення відправника (його коду), дата та час передавання документа, номер телефакса, з якого передано інформацію, кількість сторінок.

Відправник факса (адресант) має одержати підтвердження про те, що адресат одержав інформацію. Головною є графа "RESULTS", в якій у разі одержання повідомлення повністю і без помилок проставляється "OK"; якщо були збої, - то "NG".

Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію і призначені для тривалого користування, то їх слід скопіювати, оскільки папір, що використовують для факсів, дуже тонкий.

Здебільшого листування з комерційних питань зберігають 3 роки. Службове листування з інофірмами щодо найважливіших питань зберігають не менше 10 років.

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

1 Зубков М.Г. Сучасна українська ділова мова. – Х.: Торсінг, 2005. – 448с.

2 Максименко В.Ф. Сучасна ділова українська мова. – Х.: ТОРСІНГ ПЛЮС, 2006. – 448с.

3 Мацюк Зоряна, Станкевич Ніна. Українська мова професійного спілкування: Навч. посібн. - К.: Каравела, 2005. – 352с.

4 Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів. – К.: Либідь, 2000. – 294с.

5 Сучасні ділові папери: Навчальний посібник для вищих та середніх спеціальних навчальних закладів/ С.В.Глущик, О.В. Дияк, С.В. Шевчук. – К.: А.С.К., 2002. – 400с.

6 Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. – К.: 2000. – 474с.

7 ДСТУ 4163-2003. Національний стандарт України. Державна уніфікована система документації. Організаційно-розпорядчі документи. Вимоги до оформлення документів. – К.: Держстандарт України, 2003.

8 Універсальний довідник з ділових паперів та ділової етики. – К.: Довіра, 2003. – 623с.