Короткі теоретичні відомості

Бази даних можуть містити тисячі і десятки тисяч записів. Типову задачу опрацювання даних формулюють так: серед записів відшукати в БД ті, які задовольняють деякий критерій (умову) і вивести їх на екран, папір чи створити з них іншу таблицю. Для відшукання потрібних даних використовують фільтри і запити.

Фільтри застосовують у випадку нескладних умов пошуку і виведення даних на екран чи папір.

Доступ до команд роботи з фільтрами можна отримати одним із трьох способів:

1) виконати команду основного меню Запит ð Фільтр;

2) виконати команду з контекстного меню;

3) (найліпший) скористатися кнопками команд на панелі інстру­ментів:

• Фільтр за вибраним;

• Змінити фільтр;

• Розширений фільтр;

• Застосувати/Вилучити фільтр.

Як користуватися кнопками, ви дізнаєтеся, виконуючи роботу. Під час еспериментів застосовуйте команду Відмінити фільтр, щоб повернути початкове відображення таблиці.

Для шукання даних користувач будує умови: прості і складені.

Прості умови. — це числа, тексти, вирази, математичні спів­відношення, наприклад: 5; "Артист"; Артист; >3; =4; <>3; < date() — усі дати до вчора включно; Like[A-r] — прізвища, які починаються на А, Б, В, Г; Like "Ар*" — слова, які починаються на Ар; 69???? — шестизначні номери телефонів, які починаються на 69, тощо. Умови записують відповідно до правил мови SQL (Struc­tured Query Language).

Складені умови — це умови, побудовані з простих за допомогою логічних операцій not (не), and (і), or (або). Наприклад, not 2; between З and 4; between date()-30 and date() — дати за минулі ЗО днів від сьогоднішньої, between 21/4/99 and 21/5/99 — між двома датами.

У конструкторах фільтрів і запитів умови вводять у рядок умов. Умови, які стосуються різних полів і мають сполучник (логічну операцію) "і", записують в одному рядку конструктора умов. Умови, які стосуються одного поля і мають сполучник "або", розташовують одну під одною.

Запит — це засіб відшукання записів, перетворення таблиць і створення на їхній основі нових.

Розрізняють декілька типів запитів. Найпростішим є звичайний запит (інша назва запит на вибірку), який відображає на екрані вибрані з БД записи. Ці запити не змінюють таблиці БД.

Для створення нової таблиці, що міститиме вибрані записи, внесення змін у таблиці (доповнення, оновлення, вилучення чи архівування записів, створення обчислювального поля тощо) використовують запити на перетворення (на внесення змін, на виконання дії з таблицею, action quiries).

Тип запиту можна змінювати командами Запит ð Тип запиту.

Загальна схема роботи з запитами на внесення змін така:

1) виконують звичайний запит на вибірку записів;

2) змінюють тип запиту, наприклад, на створення нової таблиці;

3) запускають запит на виконання — буде створена нова таблиця з відібраними записами.

Запит створюють вручну в режимі конструктора або за допомогою майстра запиту на базі деякої таблиці чи декількох таблиць, яку/які додають до запиту.

Щоб створити запит вручну, треба виконати таку послідовність команд, стартуючи з головного вікна бази даних:

Вікно БД ð Запити ð Створити ð Конструктор ð ОК ð Додають таблицю, наприклад, Оцінки ð Закривають вікно Додати таблицю.

Отримують вікно конструктора запитів. Конструювання запиту складається з декількох етапів.

1. У вікні таблиці Оцінки вибирають усі чи потрібні поля і перетягують їх у рядок Поле таблиці конструктора. Інший спосіб: рядок Поле заповнюють, клацнувши у ньому і вибравши назви полів з запропонованого списку.

2. Задають, якщо потрібно, режим упорядкування (методом вибору режиму зі списку) і режим відображення полів на екрані.

3. Вводять умови в рядок умов.

4. Щоб запустити запит на виконання, виконують команди Запит ð Запуск чи натискають на кнопку запуску, на якій нарисовано знак оклику (!).

5. Для редагування запиту треба повернутися в режим конструк­тора.

6. У разі потреби змінюють тип запиту.

7. Коли запит готовий, закривають конструктор зі збереженням запиту з деякою назвою у файлі БД.

Для створення реляційних запитів, звітів і форм спочатку відкривають їхні конструктори, у вікно конструктора вводять потрібні таблиці і лише тоді формують зв’язки.

Після цього у конструктор таблиці заносять назви полів з різних таблиць (методом перетягування чи іншим).

Розглянемо принципи формування звітів. Звіти призначені для оформлення потрібних даних з БД згідно з вимогами стандартів чи замовника і виведення їх на папір.

Є такі засоби створення звітів:

1) конструктор (бє для початківців);

2) майстер звітів;

3) автозвіти.

Як і у випадку форм оптимальним є комбінований сяссіб; звіт створюють за допомогою майстра звіту, а пізніше дооформляють його вручну за допомогою конструктора.

Звіт складається з декількох частин (елементів, не всі ж’яи є обов’язковими), які створює конструктор, а саме:

• заголовок звіту;

• верхній колонтитул (повторюється на усіх сторінках).

• заголовок групи (якщо записи групуються);

• область даних;

• нижній колонтитул;

• примітки.

За допомогою елементів керування у звіт можна додавати рисунки, діаграми, інші об’єкти. Дані редагувати у звіті не можна.

Порядок роботи: