Короткі теоретичні відомості

В Access база даних — це файл, який містить дані у вигляді однієї чи кількох таблиць. Окрім таблиць, у файлі БД можуть бути такі об’єкти: форми, запити, макроси, модулі.

Базу даних в Access створюють у вигляді однієї чи декількох таблиць. Для цього після запуску програми треба виконати таку послідовність команд:

Файл ð Створити ð На закладці Загальні вибрати Нова база даних ð ОК ð Вибрати потрібну папку і надати файлу назву ð Створити ð Активізувати закладку Таблиці ð Створити.

Розширення назви такого файлу є mbd (його можна не зазначати).

Роботу з програмою Access розпочинають у головному вікні на закладці Таблиці зі створення структури командою Створити. Є декілька способів створення структури. Ми розглянемо такі два способи:

• використання конструктора таблиці;

• використання майстра бази даних. Найчастіше структуру створюють командою Конструктор таблиці. Користувач у цьому випадку задає:

• назви полів методом введення назви;

• тип даних методом вибору типу з запропонованого списку;

• описи, які є необов’язковими;

• додаткові властивості (характеристики) полів (лише у разі потреби) методом заповнення таблиці властивостей:

• довжину поля;

• значення за замовчуванням;

• умови на значення, яке вводитимуть;

• формат поля;

• індексованість поля тощо.

Структуру будь-коли можна модифікувати. У раніше створену структуру нове поле вставляють командою Вставити ð Рядки. Видокремлене поле вилучають командою Редагувати ð Вилучити рядки. Можна змінити порядок розташування полів, перетягуючи їхні назви вниз чи вгору.

Після створення структури вікно конструктора треба закрити зі збереженням таблиці у файлі на диску з деякою назвою: Оцінки, Зарплатня тощо.

Щоб увести дані в таблицю, її потрібно відкрити в режимі таблиці з головного вікна бази даних: Закладка Таблиці ð Виберіть назву ð Відкрити.

Дані в таблицю вводять звичайно з клавіатури (або через буфер обміну). Зовнішньо таблиця подібна до електронної. Ширину стопців і висоту рядків змінюють методом перетягування розмежувальних ліній. Стовпці можна ховати чи показувати командою Формат ð Заховати Стовпець/Показати стовпець.

Щоб деякі стовпці не зміщувались під час перегляду широкої таблиці, їх фіксують на екрані командою Формат ð Зафіксувати чи вивільняють — Формат ð Вивільнити всі стовпці.

Для створення стандартних баз даних є спеціальні засоби — майстри. Достатньо виконати вказівки майстра і структура бази даних готова.

Дві або більше таблиці, які мають хоча б одне спільне поле і між якими є зв’язок по спільному полю, називаються реляційними. Реляційними також є форми, запити і звіти, побудовані по кількох реляційних таблицях.

Для реляційного зв’язку використовують поля, в яких значення не повторюються, наприклад, числове поле типу лічильник, поле з персональними номерами співробітників тощо (поле з прізвищами не підходить, бо в БД можуть бути однофамільці). У конструкторі таблиці такому полю присвоюють ключ (командою з головного меню Виправляти ð Ключове поле або командою з контекстного меню поля). Записи з таблиці, що мають ключове поле, подаються на екран, відразу впорядкова.ні за зростанням значень ключового поля.

Задавши ключове поле хоча б в одній таблиці, можна налагоджу­вати зв’язки між таблицями командою Сервіс ð Схема даних.

У вікно Схема даних вставляють потрібні таблиці, а зв’язок налагоджують методом перетягування і накладання назви поля з однієї таблиці на назву поля й іншій.

Зв’язок можна анулювати, клацнувши на лінії зв’язку і виконавши команду Delete. Вікно схеми даних закривають зі збереженням зв’язків.

Порядок роботи:

0. Розбийте дані таблиці 1 за змістом та частотою заповнення. Для кожного об’єкта задайте унікальні ключі.

1.Запустіть програму для опрацювання бази даних Access.

2.Створіть нову базу даних з іменем файлу — вашим прізвищем: Прізвище_БД1: Діалогове вікно Access ð Нова база даних ð ОК ð Виберіть свою папку, дайте назву файлу ð Створити.

3. Розгляньте головне вікно БД. Активізуйте закладку Таблиці і виконайте команду Створити структуру.

4. Виберіть режим конструктора таблиці. У вікні Нова таблиця виберіть режим Конструктор ð ОК.

5. Утворіть структуру бази даних.

Прізвище	Ім’я	По батькові	дата народження	Дом. адреса	телефон	e-mail

Задайте типи полів, користуючись списком типів. Користуйтесь верти­кальним прокручуванням робочого поля вікна конструктора, щоб переглянути всю структуру.

6.Закрийте вікно конструктора таблиці (але не переплутайте з вікном Access) і збережіть структуру таблиці на диску з деякою назвою, наприклад, Працівники.: Закрити ð Так ð Дайте назву таблиці ð ОК. Відмовтеся поки що від ключового поля.

7. Відкрийте створену таблицю для введення даних. Натисніть на кнопку Відкрити в головному вікні БД, де таблиця Працівники повинна бути вибраною.

8. Уведіть у таблицю дані про 5 об’єктів. Якщо потрібно, зменшіть ширину стовпців.

9. Заховайте перший стовпець.

10. Поновіть перший стовпець на екрані.

11. Вилучіть другий запис з таблиці.

12. Доповніть таблицю ще двома записами.

13. Увімкніть панель інструментів Таблиця, якщо вона вимкнена. Вигляд ð Панелі інструментів ð Таблиця.

14. Упорядкуйте введені записи за зростанням значень деякого поля. Виокремте поле, клацнувши на назві, і натисніть на стандартній панелі на кнопку Впорядкування (Сортування) за зростанням.

15. Упорядкуйте записи за спаданням значень деякого поля.

16. Модифікуйте структуру таблиці. Перейдіть у режим конструктора структури. Натисніть на кнопку Вигляд або виконайте команду Вигляд ð Конструктор. Змініть назву першого поля — напишіть її великими літерами.

17. Закрийте свою БД, зберігаючи дані на диску.

18. Використайте майстра для створення стандартної БД "Адресна книжка".

Файл ð Створити нову БД ð Перейдіть на закладку Бази даних ð Виберіть Адресна книжка.mdz. ð ОК ð Дайте назву файлові, наприклад, Прізвище_БД2 ð Створити.

19.Спостерігайте за роботою майстра, який працюватиме за вас.Натискайте на кнопку Далі. Задаючи вигляд оформлення екрана, виберіть стиль Сутінки (але перегляньте й інші картинки-заставки). Коли майстер запитає про заголовок бази даних, уведіть: Адресна книжка і своє прізвище. Натисніть на кнопку Готово і відкрийте створену БД, якщо вона не відкриється автоматично.

20. Розгляньте головну кнопкову форму і натисніть на кнопку введення даних.

21. Розгляньте створену БД, яка має вигляд форми на двох сторінках, і введіть дані в поля форми. Індекси, дати і номери телефонів вводьте за американськими стандартами.

22. Погортайте записи форми. Користуйтеся кнопками гортання, які є внизу форми.

23. Закрийте базу даних.У головній кнопковій формі натисніть на кнопку Вихід.

Склад звіту:

1. Титульний аркуш

2. Короткі теоретичні відомості

3. Структура бази даних для таблиці 1

4. Копії екранів після виконання пунктів: 4, 8-12, 16, 18, 21.

5. Висновки

Контрольні запитання:

1. Що таке база даних?

2. Яке призначення програми Access?

3. З чого складається база даних?

4. Що таке запис?

5. Наведіть приклади баз даних.

6. Як створити базу даних?

7. Що таке структура таблиці бази даних?

10. Які об’єкти може містити файл бази даних?

1З. Що таке поле?

15. Які є типи полів?

16. Як створити структуру бази даних?

17. Що означає модифікувати структури бази даних?

18. Як ввести дані у базу даних?

20. Як сховати чи показати стовпці в таблиці?

21. Для чого призначені майстри бази даних?

22. Як вставити нове поле в структуру?

23- Як вилучити запис з таблиці?

24. Як упорядкувати записи?

25. Яке призначення конструктора таблиці?

26. Як вилучити поле зі структури таблиці?

27. Як ввести в таблицю новий запис?

28. Які види сортування Вам відомі?

29. Як змінити назву поля в таблиці?

30. Як збільшити шрифт під час введення даних у БД?

ЗІ. Наведіть приклади значень числового і грошового полів.

32. Яким способом задають тип поля?

33. Яка різниця між назвою файлу БД і назвою таблиці цієї БД?

34. Зі скількох таблиць може складатися база даних?

35. Яка різниця між записом і полем?