Короткі теоретичні відомості

Є два основні способи відображення даних з БД для візуального огляду: 1) у вигляді таблиці; 2) у вигляді форми.

Форма подібна до бланка чи карточки. Прикладами форми є будь-який бланк, сторінки з паспорта, карточка з досьє чи бібліографічна карточка на книжку в бібліотеці. Одна форма містить дані лише з одного запису.

У програмі Access прийнято створювати базу даних спочатку у вигляді таблиці, а пізніше відображати її у вигляді форм (в інших програмах, наприклад, MS Works навпаки).

Перехід до форм, окрім кращої візуалізації даних, дає низку додаткових можливостей. Виявляється, що на формі можна зручно розташувати:

• поля типу OLE з картинками, фотографіями тощо;

• елементи керування: кнопки, перемикачі тощо.

• надписи: заголовки форми, рубрик (а також розрисувати форму чи задати фоновий рисунок-заставку: сутінки, глобус, хмари тощо);

• обчислювальні поля (це також елементи керування) для відображення результатів обчислень, виконаних на базі наявних полів;

• закладки (багатосторінкові форми, де поля групують за змістом на різних закладках). Є декілька способів створення форм, а саме:

• автоматично за допомогою команди Автоформа;

• за допомогою майстра форм;

• вручну за допомогою конструктора форм;

• комбінованим способом. Наприклад, виконавши команду Автоформа ð

У стовпець, отримаємо форму, в якій усі поля з таблиці будуть розташовані в стовпець і вирівняні до лівого краю.

Користувач за допомогою конструктора може змінити розташу­вання полів методом їх перетягування. Щоб перемістити об’єкт у вікні конструктора форми, треба його активізувати і вести над ним курсор, доки останній не набуде вигляду долоні. Після цього можна виконати переміщення методом перетягу­вання.

Використання майстра форм дає змогу швидко відібрати потрібні поля з таблиці для розміщення на формі або розташувати на одній формі поля з різних таблиць.

Початківцям створювати форму вручну не рекомендують. Спочатку варто створити форму командою Автоформа або Майстер форм, а пізніше зробити зміни у формі за допомогою конструктора форм.

Розглянемо можливості конструктора форм. Для конструювання форми використовують панель елементів керування з кнопками.

Щоб вставити елемент керування, його треба вибрати на панелі і клацнути на формі у точці вставляння.

За допомогою кнопки Запуск майстра можна вставити у форму в діалоговому режимі інші елементи: кнопки, перемикачі тощо.

З метою виконати обчислення над полями у формі створюють нове поле, наприклад з назвою Сума (для обчислення суми балів учня з усіх предметів), і задають йому значення у вигляді формули

=[Вища мат.]+[Інф]+[Фіз]+[НГ і МГ]+[Анг.мова].

Кутові дужки можна пускати.

Порядок роботи: