Обов’язковою умовою здійснення фінансово-розрахункових операцій є їх документування. Система фінансово-розрахункової документації покликана забезпечувати повну збереженість ресурсів, точне виконання фінансових, банківських операцій, вчасне відображення виробничих та інших операцій, запобігання фінансовим порушенням і зловживанням, можливість документального обґрунтування відповідальності службових осіб, право здійснювати грошово-розрахункові операції у фінансових і банківських органах.
Основна ознака фінансово-розрахункової документації – її сувора стандартизація.
До документів цієї групи належать акт, доручення, розписка, список, перелік, таблиця.
2. Акт
Акт – документ, який констатує певні факти, події в процесі діяльності організацій чи структурних підрозділів. Акт укладає одна або декілька осіб. Здебільшого акт укладає колегіальний орган – спеціально створена комісія, посадові особи, уповноважені вищим керівництвом. Залежно від змісту вміщеної інформації та від призначення документа акти поділяють на законодавчі та адміністративні.
|
|
Законодавчі акти містять рішення щодо чинних законів, постанов або указів (Акт проголошення незалежності України)
Адміністративні акти укладаються на підтвердження фактів, подій, що відбулися в процесі роботи організації. Наприклад, такими фактами чи подіями найчастіше є списання застарілих товарів, знищення застарілих чи непридатних матеріальних цінностей, приймання-передавання матеріалів, ліквідація фірми, передавання в експлуатацію об’єкта, де проводилися будівельні чи ремонтні роботи, здавання в користування механізму, обладнання чи пристрою, зміна керівництва тощо.
Акт складають після вивчення уповноваженими посадовими особами чи комісією ситуації, що склалася. Акт укладають та підписують безпосередньо ті особи, що беруть участь у події чи вивченні питання. Текст акта складається із трьох розділів: вступу, констатувальної частини та висновків.
Реквізити:
1. Назва організації (можна використовувати кутовий штамп або готовий фірмовий бланк).
2. Затвердження акта із зазначенням посади, підпису та прізвища з ініціалами, дати (якщо потрібно).
1. Дата складання акта.
2. Місце складання акта.
3. Назва документа і заголовок («Акт про...», включає стислий зміст актованого факту).
4. Текст акта (вступ: містить посилання на постанову, ухвалу чи наказ, які є підставою для складання акта; зазначення присутніх, голови та членів комісії; констатувальна частина: опис проведеної роботи, встановлені факти; висновки: висновки та пропозиції за встановленими фактами).
5. Зазначення кількості примірників та місце їх зберігання.
6. Додатки до акта.
7. Підписи голови та членів комісії, присутніх та розшифрування підписів.
Зразок:
Концерн «Лакталіс» ЗАТВЕРДЖУЮ:
Директор концерну Шафранов А. А.