Структура та мовні особливості довідково-інформаційних документів (доповідна записка, пояснювальна записка)

Доповідна записка – це документ на ім'я керівника установи, в якому повімляється про певний факт, подію, подається звіт про виконня службових доручень або взятих на себе зобов'язань.Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; для зручності поділяється на частини. У кінці подаються висновки й пропозиції. Реквізити:

І. Назва виду документа. 2. Заголовок.

3. Посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається.

4. Текст.

5. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку (може розташовуватися після адресата).

6. Дата складання. 7. Підпис.

Пояснювальна записка. Цей термін використовується для назви двох документів:

1) вступна частина іншого документа (плану, програми, проекту тощо), обґрунтовуються мета його створення, зміст, термін дії, функціональне призначення, актуальність і новизна;

2) документ особистого характеру, в якому пояснюються певні діїї особи (найчастіше — порушення дисципліни, невиконання роботи).

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках — з ініціативи підлеглого. Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи, оформляється на бланку або стандартному аркуші із зазначенням таких реквізитів: 1. Адресата. 2. Назви виду документа. 3. Коду. 4. Прізвища (адреси) адресанта. 5.Заголовка. 6.Тексту. 7.Дати складання 8. Підпису.

Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.