Первичные документы по учету налога на добавленную стоимость

С 1 января 1997 г. все плательщики налога на добавленную стоимость обя­заны составлять счета-фактуры на реализацию продукции (работ, услуг).

Порядку составления счетов-фактур посвящена ст. 169 НК РФ.

Постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 утверждены Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стои­мость.

В настоящее время для учета НДС необходимы следующие документы:

• счета-фактуры, заполненные в порядке установленном НК РФ;

• журналы учета счетов-фактур;

• книги продаж и покупок;

• первичные учетные документы, в которых НДС выделяется отдельной суммой (накладные, акты приемки-сдачи работ и т.п.);

• специальные дополнительные расчеты по отдельным операциям (бухгал­терская справка);

• бухгалтерские регистры.

Налоговые декларации по НДС составляются на основании книг покупок и книг продаж, а также данных бухгалтерского учета налогоплательщика.

Счета-фактуры являются основными первичными документами налогового учета. Журналы учета счетов-фактур, книги покупок и продаж являются свод­ными налоговыми документами.

При правильном ведении бухгалтерского и налогового учета результат бухгал­терских регистров и сводных налоговых документов должен быть одинаковым.

9.1. Требования к счетам-фактурам

Составление счетов-фактур

Счета-фактуры обязаны составлять все плательщики НДС. В соответствии со ст. 143 НК РФ плательщиками НДС являются:

• организации;

• индивидуальные предприниматели;

• лица, признанные налогоплательщиками в связи с перемещением това­ров через таможенную границу Российской Федерации, определяемые в соответствии с Таможенным кодексом Российской Федерации.

Счета-фактуры составляются при совершении операций, признаваемых объектом налогообложения.

В ст. 146 НК РФ приводится перечень операций, признаваемых объектом налогообложения:

• реализация товаров (работ, услуг) на территории Российской Федерации, в том числе реализация предметов залога и передача товаров (результатов выполненных работ, оказание услуг) по соглашению о предоставлении отступного или новации, а также передача имущественных прав;

• передача на территории Российской Федерации товаров (выполнение ра­бот, оказание услуг) для собственных нужд, расходы на которые не при­нимаются к вычету (в том числе через амортизационные отчисления) при исчислении налога на прибыль организаций;

• выполнение строительно-монтажных работ для собственного потребле­ния;

• ввоз товаров на таможенную территорию Российской Федерации.

В последнем случае счета-фактуры не выписываются, а их функции выпол­няют таможенные декларации.

Счета-фактуры составляются и в иных случаях, определенных в установлен­ном порядке. Например, счета-фактуры составляют организации, выполняю­щие функции налоговых агентов.

Счета-фактуры не составляются налогоплательщиками:

1) по операциям реализации ценных бумаг (за исключением брокерских и посреднических услуг);

2) банками по следующим банковским операциям (за исключением инкас­сации):

• привлечение денежных средств организаций и физических лиц во вклады;

• размещение привлеченных денежных средств организаций и физических лиц от имени банков и за их счет;

• открытие и ведение банковских счетов организаций и физических лиц, в том числе банковских счетов, служащих для расчетов по банковским картам, а также операции, связанные с обслуживанием банковских карт;

• осуществление расчетов по поручению организаций и физических лиц, в том числе банков-корреспондентов, по их банковским счетам;

• кассовое обслуживание организаций и физических лиц;

• купля-продажа иностранной валюты в наличной и безналичной формах (в том числе оказание посреднических услуг по операциям купли-про­дажи иностранной валюты);

• осуществление операций с драгоценными металлами и драгоценными камнями в соответствии с законодательством Российской Федерации;

• операции по исполнению банковских гарантий (выдача и аннулирование банковской гарантии, подтверждение и изменение условий указанной гарантии, платеж по такой гарантии, оформление и проверка документов по этой гарантии);

• выдача поручительств за третьих лиц, предусматривающих исполнение обязательств в денежной форме;

• оказание услуг, связанных с установкой и эксплуатацией системы «кли­ент—банк», включая предоставление программною обеспечения и обу­чение обслуживающего указанную систему персонала;

• получение от заемщиков сумм в счет компенсации страховых премий (страховых взносов), уплаченных банком по договорам страхования на случай смерти или наступления инвалидности указанных заемщиков, в которых банк является страхователем и выгодоприобретателем;

3) страховыми организациями по оказанию услуг по договорам страхования, сострахования и перестрахования страховыми организациями. Под операциями по страхованию, сострахованию и перестрахованию признаются операции, в результате которых страховая организация получает:

• страховые платежи (вознаграждения) по договорам страхования, состра­хования и перестрахования, включая страховые взносы, выплачиваемую перестраховочную комиссию (в том числе тантьему);

• проценты, начисленные на депо премии по договорам перестрахования и перечисленные перестрахователем перестраховщику;

• страховые взносы, полученные уполномоченной страховой организаци­ей, заключившей в установленном порядке договор сострахования от имени и по поручению страховщиков;

• средства, полученные страховщиком в порядке суброгации от лица, от­ветственного за причиненный страхователю ущерб, в размере страхового возмещения, выплаченного страхователю;

4) по оказанию услуг по негосударственному обеспечению негосударствен­ными пенсионными фондами.

Счета-фактуры не составляют также организации и индивидуальные пред­приниматели, не являющимися плательщиками НДС. К ним относятся орга­низации и индивидуальные предприниматели, перешедшие на упрощенную систему налогообложения, являющиеся плательщиками единого налога на вме­ненный доход или единого сельскохозяйственного налога.

Следует заметить, что организации и индивидуальные предприниматели, получившие освобождение от исполнения обязанностей плательщика НДС, продолжают выписывать счета-фактуры. Они не перестают быть налогопла­тельщиками, а лишь получают льготу по исчислению этого налога. При этом они выставляют счета-фактуры без выделения соответствующих сумм налога. На счете-фактуре делается надпись или ставится штамп «Без налога (НДС)».

Аналогичную надпись на выписываемых счетах делают и налогоплательщи­ки при реализации товаров (работ, услуг), операции по реализации которых не подлежат налогообложению или освобождены от налогообложения.

Не составляют счета-фактуры организации и индивидуальные предприни­матели:

• занятые в розничной торговле и общественном питании и реализующие товары за наличный расчет;

• выполняющие работы и оказывающие платные услуги непосредственно населению.

Для них требование по выставлению счетов-фактур считается выполнен­ным, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ уста­новленной формы.

Требования к оформлению кассового чека приводятся в п. 4 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных рас­четов с населением, утвержденного постановлением Совета Министров — Пра­вительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745.

На выдаваемом покупателям кассовом чеке должны отражаться следующие реквизиты:

а) наименование организации;

б) идентификационный номер организации-налогоплательщика;

в) заводской номер контрольно-кассовой машины;

г) порядковый номер чека;

д) дата и время покупки (оказания услуги);

е) стоимость покупки (услуги);

ж) признак фискального режима.

К «иным документам» относятся бланки строгой отчетности.

К бланкам строгой отчетности, приравненным к кассовым чекам, относят­ся квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случае оказания услуг населению.

Документы строгой отчетности должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа, шестизначный номер и серия;

б) наименование и организационно-правовая форма — для организации;
фамилия, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя;

в) место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае его отсутствия — иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);

г) идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;

д) вид услуги;

е) стоимость услуги в денежном выражении;

ж) размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;

з) дата осуществления расчета и составления документа;

и) должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение
операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);

к) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный пред­приниматель).

На бланке должны быть указаны сведения об изготовителе (сокращенное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, место нахож­дения, номер заказа и год его выполнения, тираж).

Порядок утверждения формы бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, а также порядок их учета, хранения и уничтожения установлен в постановлении Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 «О порядке осу­ществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники».

Согласно этому документу формы бланков строгой отчетности, утвержден­ные до вступления в силу постановления Правительства РФ от 31 марта 2005 г. № 171 «Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники», могут применяться до их утверждения, но не позднее 1 декабря 2008 г.

Формы бланков утверждаются Минфином России по обращению заинтере­сованных органов государственной власти, Банка России и организаций, объ­единяющих субъектов предпринимательской деятельности, занятых в опреде­ленной сфере услуг.

В случае если в соответствии с законодательством Российской Федерации федеральные органы исполнительной власти наделены полномочиями по ут­верждению форм бланков документов, используемых при оказании услуг насе­лению, то ранее утвержденные формы бланков строгой отчетности могут при­меняться и после этой даты до утверждения новых форм документов федераль­ными органами исполнительной власти.

Согласно информационному письму Минфина России от 22 августа 2008 г. организация и индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги насе­лению, для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техни­ки вправе использовать самостоятельно разработанный документ, в котором должны содержаться все вышеперечисленные реквизиты. Утверждения формы такого документа уполномоченными федеральными органами исполнительной власти не требуется.

При этом бланк документа может не только изготавливаться типограф­ским способом, но и формироваться с использованием автоматизированных систем.

Согласно п. 11 Порядка, утвержденного постановлением Правительства РФ № 359, для одновременного заполнения бланка документа и выпуска документа должно обеспечиваться выполнение следующих требований:

а) автоматизированная система должна иметь защиту от несанкциониро­ванного доступа; идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее пяти лет;

б) при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизиро­ванной системой сохраняется уникальный номер и серия его бланка.

Оформление счетов-фактур

В соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ при реализации товаров (работ, ус­луг) налогоплательщики обязаны выставлять счета-фактуры не позднее пяти дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг). Так, если отгрузка товара или подписание акта на выполнение работ, оказание услуг были произведены 7 января, то счет-фактура должен быть выставлен продав­цом покупателю не позднее 11 января.

Если же отгрузка товара или подписание акта на выполнение работ, оказание услуг были произведены в конце налогового периода, то счет-фактура должен быть выставлен также не позднее пяти дней, но до конца налогового периода.

Так, если отгрузка произведена 29 марта, то счет-фактура должен быть вы­ставлен не позднее 31 марта.

Это требование основывается на том, что в соответствии с п. 4 ст. 166 НК РФ сумма НДС исчисляется по итогам каждого налогового периода по всем операциям, признаваемым объектом налогообложения, дата реализации (передачи) которых относится к этому налоговому периоду. То есть если реализация товара произошла в марте, то и НДС к уплате в бюджет с этой реализации дол­жен быть начислен в I квартале, а следовательно, и счет-фактура также должен быть выставлен в марте.

Для большинства налогоплательщиков такая процедура выписки счетов-фактур не вызывает больших проблем.

Тем не менее существует ряд отраслей, связанных с непрерывными долго­срочными поставками в адрес одного и того же покупателя.

К ним могут быть отнесены:

• непрерывный отпуск товаров и оказание услуг по транспортировке од­ним и тем же покупателям электроэнергии, нефти, газа;

• оказание услуг электросвязи;

• оказание банковских услуг;

• ежедневная многократная реализация в адрес одного покупателя хлеба и хлебобулочных изделий, скоропортящихся продуктов питания и т.д.

Для таких налогоплательщиков МНС России в письме от 21 мая 2001 г. № ВГ-6-03/404 «О применении счетов-фактур при расчетах по налогу на добав­ленную стоимость» разрешило «составление счетов-фактур в соответствии с ус­ловиями договора поставки, заключенного между продавцом и покупателем товаров (услуг), актами сверки осуществленных поставок и выставление счетов-фактур по­купателям одновременно с платежно-расчетными документами, но не реже одного раза в месяц и не позднее 5-го числа месяца, следующего за истекшим месяцем».

Были и другие аналогичные разъяснения в отношении различных длитель­ных поставок (подписка, аренда и т.д.).

При этом требование о составлении счетов-фактур в том налоговом пе­риоде, в котором состоялась отгрузка этих товаров (оказание услуг), остается в силе. В последнее время данное положение неоднократно подтверждалось Минфином России (письма от 25 июня 2008 г. № 07-05-06/142, от 11 сентября 2008 г. № 03-07-09/28, от 6 марта 2009 г. № 03-07-15/39).

Сроки составления счетов-фактур по операциям, признаваемым прочими объектами налогообложения, за исключением реализации товаров (работ, ус­луг), передачи имущественных прав, получения сумм оплаты, частичной опла­ты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), в НК РФ не оговорены. Но исходя из приведенного выше положения НК РФ можно сделать вывод, что счета-фактуры должны быть составлены до конца на­логового периода, в котором исчислена сумма НДС по данной операции.

Счета-фактуры обычно составляются в двух экземплярах: первый экземпляр передается покупателю, второй остается у продавца.

Счета-фактуры составляются получателем в одном экземпляре в случаях по­лучения:

• финансовой помощи, денежных средств на пополнение фондов специ­ального назначения, в счет увеличения доходов либо иначе связанных с оплатой товаров (выполнения работ, оказания услуг);

• имущественных прав;

• процентов по векселям, процентов по товарному кредиту в части, пре­вышающей размер процента, рассчитанного в соответствии со ставкой рефинансирования Банка России Федерации;

• страховых выплат по договорам страхования риска неисполнения дого­ворных обязательств.

Исходя из того что в случае исчисления НДС по остальным объектам налого­обложения (передача товаров, выполнение работ, оказание услуг для собственных нужд и выполнение строительно-монтажных работ для собственного потребления) отсутствует покупатель, которому нужен был бы счет-фактура для принятия НДС к вычету, счет-фактура в этих случаях выписывается в одном экземпляре.

Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

Для составления счетов-фактур в электронном виде должны быть соблюде­ны следующие условия:

• взаимное согласие сторон сделки;

• наличие у указанных сторон совместимых технических средств и воз­можностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

Счет-фактура, составленный в электронном виде, подписывается электрон­ной цифровой подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномо­ченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Заполнение счетов-фактур

Счет-фактура является документом, служащим для принятия предъявлен­ных сумм НДС к вычету или возмещению.

Счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, уста­новленного НК РФ, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету или возмещению. Предъявление дополнительных требований по заполнению счетов-фактур является неправомер­ным, поэтому, чтобы не подводить своих покупателей и заказчиков, следует очень внимательно и аккуратно заполнять обязательные реквизиты счета-фактуры.

Обязательные реквизиты счета-фактуры приводятся в п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ.

Форма счета-фактуры дана в Постановлении № 914.

Рассмотрим обязательные реквизиты.

Номер счета-фактуры — строка 1.

Нумерация осуществляется в соответствии с журналом учета выдаваемых счетов-фактур.

Дата счета-фактуры — строка 1.

В данном случае имеется в виду дата выписки, составления счета-фактуры. Участники операции:

а) продавец — строка 2;

б) покупатель — строка 6;

в) грузоотправитель — строка 3;

г) грузополучатель — строка 4.

Под продавцом и покупателем понимаются участники различных сделок, один из которых — продавец — имеет какое-либо неденежное обязательство, а другой — покупатель — обязан за это расплатиться. Иными словами, прода­вец — поставщик ТМЦ, исполнитель услуг, подрядчик, арендодатель, перевоз­чик и т.д., покупатель — заказчик, клиент, арендатор и др.

Чтобы заполнить счет-фактуру, необходимо указать следующую информа­цию о покупателе и продавце:

• в строке «Продавец» или «Покупатель» — полное или сокращенное на­именование, закрепленное в учредительных документах;

• в строке «Адрес» — юридический адрес, соответствующий учредительным документам. Не путать с фактическим);

• в строке «Идентификационный номер продавца или покупателя» — ИНН и в строке «Код причины постановки на учет налогоплательщика — продавца или покупателя» — КПП.

Грузоотправитель — лицо, которое непосредственно передает товар (сдает перевозчику):

• наименование — полное или сокращенное наименование грузоотпра­вителя, указанное в учредительных документах. Если продавец и гру­зоотправитель — одно и то же лицо, то можно написать «он же». Если продавец и грузоотправитель не являются одним и тем же лицом, то указывается почтовый адрес грузоотправителя.

Грузополучатель — лицо, фактически получающее товар:

• наименование — полное или сокращенное наименование грузоотправи­теля, указанное в учредительных документах;

• почтовый адрес.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В этой строке нельзя писать «Он же», даже если покупатель и грузополучатель — одно и то же лицо. Дело в том, что информация о грузоотправителе располагается в счете-фактуре после информации о продавце. Соответственно, в этом случае сразу понятно, о ком идет речь. Сведения же о: грузополучателе следует указывать после сведений о грузоотправителе. Если мы напишем в строке: о грузополучателе «он же», то получится, что грузополучатель — то же лицо, что и грузоотправитель.

В строке 5 «Оплата» указываются реквизиты (номер и дата составления) пла­тежно-расчетного документа или кассового чека. Данный показатель заполняется только в том случае, когда к моменту составления счета-фактуры уже имеется в наличии расчетный документ. В обычной ситуации это возможно при получении аванса или если оплата осуществляется в момент выписки счета-фактуры.

В остальных случаях строка не заполняется.

Предмет операции (товар, работы, услуги):

• в графе 1 указываются наименование товаров (работ, услуг) и их техниче­ские характеристики, включая номера моделей, типы, размеры, ГОСТы, параметры и т.п. (например, «Пальто женское зимнее, р. 42—46, арти­кул 118»), описание выполненных работ, оказанных услуг. В этой графе указывается также наименование переданных имущественных прав;

• графе 2 — принятая по данному товару единица измерения (штуки, кило­граммы, метры и т.д.) при возможности ее указания. Так, например, консуль­тационные услуги можно измерить в часах, а ремонтно-строительные работы не имеют единиц измерения. В последнем случае графа не заполняется;

• графе 3 — количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав исходя из принятых единиц измерения. Заполняет­ся также при возможности их указания;

• графе 4 — цена (тариф) товара (выполненной работы, оказанной услуги), переданного имущественного права за единицу измерения (при возмож­ности ее указания) по договору (контракту) без учета НДС (в случае при­менения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя НДС, — цена (тариф) за единицу измерения с НДС);

• графе 5 — стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), передан­ных имущественных прав без НДС;

• графе 6 — сумма акциза по подакцизным товарам. Если товар не под­акцизный, то графа не заполняется;

• графе 7 — налоговая ставка налога НДС, Их существует три — 18, 10 и 0%;

• графе 8 — сумма НДС, предъявляемая покупателю товаров (выполнен­ных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, опреде­ляемая исходя из применяемых налоговых ставок. Рассчитывается путем умножения показателя графы 5 на ставку графы 7 в процентах;

• графе 9 — стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), передан­ных имущественных прав с учетом суммы НДС Рассчитывается путем суммирования показателя графы 5 и НДС графы 8;

• графе 10 — страна происхождения товара. Указывается в отношении то­варов, страной происхождения которых не является Российская Феде­рация;

• графе 11 — номер грузовой таможенной декларации, в соответствии с которой было произведено таможенное оформление товара иностранно­го производства. При реализации товара отечественного производства в графе ставится прочерк. Если организация не является непосредствен­ным импортером продаваемого товара, то этот показатель переписыва­ется из счета-фактуры поставщика, у которого был приобретен товар. За правильность указания номера таможенной декларации отвечает этот поставщик. Сам налогоплательщик несет ответственность только за со­ответствие указанных им сведений данным, которые содержатся в полу­ченных им счетах-фактурах.

Кроме этих счет-фактура содержит следующие реквизиты. Подписи от продавца и их расшифровки:

• руководитель организации;

• главный бухгалтер.

Чтобы не приостанавливать работу руководителя и главного бухгалтера, подписание счетов-фактур в крупных организациях возлагается на уполномо­ченных лиц (приказ).

Подписи на счете-фактуре должны быть оригинальными. Не разрешается применять факсимиле.

С 1 сентября 2010 г. Федеральным законом от 27.07.2010 № 229-ФЗ перечень обязательных реквизитов счетов-фактур дополнен реквизитом «Наименование валюты». В случае если по условиям сделки обязательство выражено в иностран­ной валюте, то и суммы, указываемые в счете-фактуре, могут быть выражены в иностранной валюте. Поэтому сумма в счете-фактуре может быть указана не обязательно в рублях. Но в действующей форме счета-фактуры показатель «Наи­менование валюты» отсутствует. Минфин России в своих разъяснениях неодно­кратно указывал, что до утверждения Правительством РФ формы счета-факту­ры, предусматривающей показатель «Наименование валюты» и порядок запол­нения этого показателя, указывать в счетах-фактурах наименование валюты не требуется (письма Минфина России от 12.10.2010 № 03-07-09/46, от 22.10.2010 № 03-07-11/417, от 29.12.2010 № 03-07-09/55). Поэтому в настоящий момент данный показатель может указываться в качестве дополнительного реквизита.

Счет-фактура может быть заверен печатью организации. Но этот реквизит не является обязательным, хотя документ, заверенный печатью, вызывает большее уважение и снижается вероятность подделки.

Если счет-фактура выставляется индивидуальным предпринимателем, то обязательно указываются реквизиты свидетельства о государственной регистра­ции этого предпринимателя.

Образцы заполнения счетов-фактур приведены.

Организация имеет право ввести в счет-фактуру дополнительные реквизи­ты. При этом не должны меняться последовательность расположения и число показателей обязательных реквизитов. Форма счета-фактуры с дополнительны­ми реквизитами должна быть утверждена в приложении к приказу по учетной политике.

Счета-фактуры не должны иметь подчистки и помарки. Исправления в счета-фактуры можно вносить только корректурным методом, который за­ключается в следующем: зачеркиваются неправильный текст или суммы и над­писываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправления в счете-фактуре должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления. В данном случае мы имеем противоречие: печать на самом счете-фактуре не является обязательным реквизитом, а заверение исправлений в нем печатью обязательно (п. 29 Поста­новления № 914).

Разрешается заполнять счета-фактуры комбинированным способом, т.е. ча­стично с помощью компьютера, частично от руки при условии соблюдения всех перечисленных выше норм заполнения (п. 14 Постановления № 914).

Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур

В соответствии с п. 3 ст. 169 НК РФ все налогоплательщики обязаны вести журналы учета полученных и выданных счетов-фактур. Порядок их ведения приведен в Постановлении N° 914.

Ведение журналов учета полученных счетов-фактур

Покупатели ведут журнал учета полученных от продавцов счетов-фактур. Полученные счета-фактуры хранятся в этом журнале.

Учет полученных от продавцов счетов-фактур ведется в журнале по мере их поступления. На это следует обратить внимание, так как очень часто налого­плательщики подбирают счета-фактуры по мере принятия НДС к вычету, а не по мере их поступления в организацию.

Журнал учета полученных счетов-фактур должен быть прошнурован и про­нумерован. Полученные счета-фактуры хранятся вместе с журналом учета в течение пяти лет с даты их выдачи.

Согласно п. 5 Постановления № 914 в журнале учета полученных счетов-фактур у покупателя-импортера при ввозе товаров на таможенную территорию Российской Федерации должны храниться грузовые таможенные декларации или их копии, заверенные в установленном порядке, и платежные документы,

Скорее всего, налогоплательщику будет неудобно хранить платежные до­кументы в журнале учета. Платежные документы должны храниться в качестве приложений к выпискам банка (если оплата производилась безналичным пу­тем) или в авансовых отчетах сотрудников организации (если оплата произ­водилась наличными деньгами). Можно порекомендовать хранить в журнале копии платежных документов, заверенные руководством организации. На них следует сделать отметку, где находятся оригиналы.

При приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей, заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС хранятся у покупателя в журнале учета полученных счетов-фактур.

2. Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур

При ввозе на территорию Российской Федерации с территории Республи­ки Беларусь товаров, в отношении которых взимание НДС осуществляется налоговыми органами в соответствии с Соглашением между Правительством Российской Федерации и Правительством Республики Беларусь о принципах взимания косвенных налогов при экспорте и импорте товаров, выполнении ра­бот, оказании услуг от 15 сентября 2004 г., заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов с отметками налоговых органов об уплате налога на НДС или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем), и копии платежных документов, под­тверждающих фактическую уплату НДС стоимость, хранятся у покупателя в журнале учета полученных счетов-фактур.

При получении имущества, нематериальных активов, имущественных прав в качестве вклада в уставный (складочный) капитал хозяйственных обществ и товариществ или паевых взносов в паевые фонды кооперативов документы, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имуще­ственных прав и в которых указаны суммы налога, восстановленного акцио­нером (участником, пайщиком) в порядке, установленном п. 3 ст. 170 НК РФ, или их нотариально заверенные копии хранятся у принимающей организации в журнале учета полученных счетов-фактур.

На практике налогоплательщики-покупатели часто сталкиваются с ситуа­цией, когда счет-фактура, выписанный продавцом в одном отчетном периоде, попадает к налогоплательщику-покупателю значительно позже. В этом случае желательно подтвердить дату получения счета-фактуры. Для этого следует со­хранить конверт с почтовым штемпелем или получить подпись курьера, доста­вившего документы.

Форма журнала учета полученных счетов-фактур законодательно не установ­лена, поэтому, если налогоплательщик будет просто сшивать счета-фактуры за определенный период (например, за налоговый период), это не будет ошибкой.

Последовательность работы с журналом учета получаемых счетов-фактур следующая:

1) при получении счета-фактуры ему присваивается соответствующий номер согласно журналу;

2) данные полученных счетов-фактур отражаются в журнале;

3) полученные счета-фактуры подшиваются в журнал;

4) когда возникает право на принятие сумм НДС к вычету, можно перенести показатели данного счета-фактуры в книгу покупок.

Ведение журнала учета выставленных счетов-фактур

Продавцы ведут журнал учета выставленных покупателям счетов-фактур. Выставленные счета-фактуры хранятся вместе с этим журналом.

Учет счетов-фактур в журнале ведется в хронологическом порядке по мере их выставления.

Журнал учета должен быть прошнурован и пронумерован. Выданные счета-фактуры хранятся вместе с журналом учета в течение пяти лет с даты их выдачи.

Форма журнала учета выставленных счетов-фактур законодательно не установлена. Поэтому, если налогоплательщик будет просто сшивать счета-фактуры за определенный период (например, за налоговый период), это не будет ошибкой.

Порядок работы с журналом учета выдаваемых счетов-фактур следующий:

1) при составлении счета-фактуры ему присваивается соответствующий номер согласно журналу;

2) данные выданных счетов-фактур отражаются в оглавлении журнала;

3) вторые экземпляры выданных счетов-фактур подшиваются в журнале;

4) когда возникает обязанность по начислению сумм НДС к уплате в бюджет, можно перенести показатели данного счета-фактуры в книгу продаж.

Порядок ведения книг продаж и покупок

Ведение книги продаж продавцом

Для учета счетов-фактур, выписанных покупателю, налогоплательщики обязаны вести кроме журнала учета выставленных счетов-фактур книгу продаж.

В ней регистрируются счета-фактуры, составляемые продавцом при соверше­нии операций, признаваемых объектами, которые облагаются налогом НДС, в том числе не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения).

Если налогоплательщик выдает покупателю вместо счета-фактуры прирав­ниваемые к нему документы, то в книге продаж регистрируются эти документы. Такими документами являются ленты контрольно-кассовых машин и бланки строгой отчетности либо суммарные данные документов строгой отчетности на основании описи, составленной по итогам продаж за календарный месяц.

При получении денежных средств в виде оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав продавцом составляется счет-фактура, который регистри­руется в книге продаж.

Книга продаж ведется налогоплательщиком в целях определения суммы на­логового обязательства по НДС.

Книга продаж должна храниться у поставщика в течение полных пяти лет с даты последней записи. Книга продаж должна быть прошнурована, а ее стра­ницы — пронумерованы и скреплены печатью. Контроль за правильностью ве­дения книги продаж осуществляется руководителем организации или уполно­моченным им лицом.

Регистрация счетов-фактур в книге продаж производится в хронологиче­ском порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обяза­тельство.

Книга продаж может вестись в электронном виде. По истечении налогового периода, но не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим налого­вым периодом, книга продаж распечатывается, страницы пронумеровываются и скрепляются печатью.

Форма книги продаж приведена в приложении № 3 к Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденным По­становлением № 914 (далее — Правила, утвержденные Постановлением № 914).

В верхней части каждого листа книги продаж указывается:

• полное или сокращенное наименование продавца в соответствии с учре­дительными документами;

• идентификационный номер продавца (ИНН) и код причины постановки на учет (КПП);

• налоговый период, в котором произведены продажи (определяется в со­ответствии со ст. 163 НК РФ).

При заполнении книги продаж указывается:

• в графе 1 — дата и номер счета-фактуры продавца;

• графе 2 — наименование покупателя согласно счету-фактуре, т.е. его полное или сокращенное наименование, закрепленное в учредительных документах;

• графе 3 — идентификационный номер покупателя согласно счету-фак­туре;

• графе За — код причины постановки на учет покупателя;

• графе 36 — дата оплаты счета-фактуры продавца;

• графе 4 — итоговая сумма продаж по счету-фактуре, включая НДС. В об­щем случае эта сумма должна соответствовать сумме бухгалтерской про­водки Д-т 62 К-т 90-1 — по конкретному покупателю, которому выписан счет-фактура.

В графах с 5-й по 8-ю указываются продажи и суммы НДС, исчисленные по соответствующим налоговым ставкам:

• в графе 5 — продажи, облагаемые НДС по ставке в размере 18% (п. 3 ст. 164 НК РФ). Графа 5 состоит из двух частей:

1) графы 5а, в которой указывается стоимость продаж без НДС;

2) графы 56, в которой указывается сумма НДС, исчисленная от сто­имости продаж по ставке 18% [(5а) х 18%], а в случае, если сумма налога определяется расчетным методом, — по соответствующей ставке соглас­но п. 4 ст. 164 НК РФ 1(4) х 18/118];

• графе 6 — продажи, облагаемые НДС по ставке в размере 10% (п. 2 ст. 164 НК РФ). Графа 6 состоит из двух частей:

1) графы 6а, в которой указывается стоимость продаж без НДС;

2) графы 66, в которой указывается сумма НДС, исчисленная от сто­имости продаж по ставке 10% [(6а) х 10%], а в случае, если сумма налога определяется расчетным методом, — по соответствующей ставке соглас­но п. 4 ст. 164 НК РФ [(4) х 10/110];

• графе 7 — итоговая сумма продаж по счету-фактуре, облагаемая НДС но ставке 0% (п. 1 ст. 164 НК РФ);

• графе 8 — продажи, облагаемые НДС по ставке 20%. Данная графа за­полняется до завершения расчетов по товарам (работам, услугам), отгру­женным (выполненным, оказанным) до 1 января 2004 г. Состоит также из двух частей:

1) графы 8а, в которой указывается стоимость продаж без НДС;

2) графы 86, в которой указывается сумма НДС, исчисленная от сто­имости продаж по ставке 20% [(8а) х 20%], а в случае, если сумма налога определяется расчетным методом, — по соответствующей ставке соглас­но п. 4 ст. 164 НК РФ [(4) х 20/120];

• графе 9 — итоговая сумма продаж по счету-фактуре, освобождаемых от НДС (ст. 149 НК РФ).

По окончании налогового периода подводятся итоги по графам 4, 5а, 56, 6а, 66, 7, 8а, 86 и 9.

При необходимости внесения изменений в книгу продаж регистрация счета-фактуры производится в дополнительном листе книги продаж за налоговый пери­од, в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений. Дополнительные листы книги продаж являются ее неотъемлемой частью. Форма дополнительного листа книги продаж приведена в приложении № 5 к Правилам, утвержденным Постановлением № 914. Состав показателей дополнительного ли­ста практически совпадает с показателями самой книги продаж. Единственным отличием является указание в верхней части листа даты его составления.

На основании этих данных заполняется налоговая декларация по НДС.

Ведение книги покупок покупателем

Для учета счетов-фактур, выставленных продавцами товаров (работ, услуг), налогоплательщики-покупатели обязаны вести кроме журнала учета получен­ных счетов-фактур книгу покупок.

В ней регистрируются счета-фактуры, выставленные продавцами покупате­лям товаров (работ, услуг), в целях определения суммы НДС, предъявляемой последней к вычету (возмещению).

Суммы НДС по приобретенным (оприходованным) товарам (работам, ус­лугам) принимаются к вычету (возмещению) у покупателя только при наличии счетов-фактур, подтверждающих стоимость приобретенных товаров (работ, ус­луг), и соответствующих записей в книге покупок.

Счета-фактуры, полученные от продавцов, регистрируются в книге покупок в хронологическом порядке в том налоговом периоде, когда возникает возмож­ность принять сумму НДС к вычету, в соответствии с порядком, установленном в ст. 172 НК РФ.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В соответствии с п. 2 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), а также имущественных прав на: территории Российской Федерации. Таким образом, в книге покупок могут регистрироваться \ только счета-фактуры, выданные российским контрагентом. Счета-фактуры, выданные иностранными контрагентами, в книге покупок не регистрируются.

Книга покупок хранится у покупателя в течение полных пяти лет с даты последней записи.

Книга покупок должна быть прошнурована, а ее страницы — пронумерова­ны и скреплены печатью.

Книга покупок может вестись в электронном виде. По истечение налогово­го периода, но не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим налого­вым периодом, книга покупок распечатывается, страницы пронумеровываются и скрепляются печатью.

Контроль за правильностью ведения книги покупок осуществляется руково­дителем организации или уполномоченным им лицом.

Если организация приобретает товары по импорту, она уплачивает НДС таможенным органам. Счет-фактура в данном случае отсутствует. В книге по­купок вместо счета-фактуры регистрируется таможенная декларация на ввоз товара и документы, подтверждающие фактическую уплату налога таможенно­му органу.

При ввозе на территорию Российской Федерации с территории Республи­ки Беларусь товаров, в отношении которых взимание НДС осуществляется налоговыми органами в соответствии с Соглашением между Правительством Российской Федерации и Правительством Республики Беларусь о принципах взимания косвенных налогов при экспорте и импорте товаров, выполнении работ, оказании услуг от 15 сентября 2004 г., в книге покупок регистрируются заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов с отметками налоговых органов об уплате налога на добавленную стоимость и реквизиты документов, подтверждающих фактическую уплату НДС.

Кроме счетов-фактур регистрации в книге покупок подлежат также доку­менты, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав в качестве вклада в уставный (складочный) капитал хо­зяйственных обществ и товариществ или паевых взносов в паевые фонды ко­оперативов и в которых указаны суммы налога, восстановленного акционером (участником, пайщиком).

Счета-фактуры, выписанные и зарегистрированные налогоплательщиком в книге продаж при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих по­ставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), регистрируются им в книге покупок при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в счет полу­ченных оплаты, частичной оплаты с указанием соответствующей суммы НДС.

В случае изменения условий либо расторжения соответствующего договора и возврата соответствующих сумм оплаты, частичной оплаты, полученной в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), пере­дачи имущественных прав, счета-фактуры, выписанные и зарегистрированные продавцами в книге продаж при получении указанных сумм, регистрируют­ся ими в книге покупок после отражения в учете соответствующих операций по корректировке в связи с отказом от товаров (работ, услуг), имущественных прав, но не позднее одного года с момента отказа.

При приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг но перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей, в книге покупок регистрируются запол­ненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включен­ные им в отчет о служебной командировке.

В книге покупок не регистрируются счета-фактуры, полученные:

• при безвозмездной передаче товаров (выполнении работ, оказании ус­луг), включая основные средства и нематериальные активы;

• участником биржи (брокером) при осуществлении операций купли-про­дажи иностранной валюты, ценных бумаг;

• комиссионером (поверенным) от комитента (доверителя) но переданным для реализации товарам;

• покупателями, перечисляющими денежные средства продавцу в виде опла­ты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав по этим средствам.

Форма книги покупок приводится в приложении № 2 к Правилам, утверж­денным Постановлением № 914.

В верхней части каждого листа книги покупок указываются:

• полное или сокращенное наименование покупателя, в соответствии с уч­редительными документами;

• идентификационный номер покупателя (ИНН) и код причины поста­новки на учет (КПП);

• налоговый период, в котором произведены покупки (определяется в со­ответствии со ст. 163 НК РФ).

При заполнении книги покупок указывается:

• в графе 1 — порядковый номер записи сведений о счете-фактуре. Этот номер необязательно будет совпадать с порядковым номером счета-фак­туры в журнале учета полученных счетов-фактур, так как факт получения счета-фактуры необязательно является и фактом принятия НДС к вычету;

• графе 2 — дата и номер счета-фактуры, присвоенный ему продавцом товаров (работ, услуг);

• графе 3 — дата оплаты счета-фактуры;

• графе 4 — дата принятия на учет товаров (работ, услуг).

Как минимум одна из этих трех дат (в графах 2—4) должна относиться к на­логовому периоду, в котором регистрируется данный счет-фактуры. Остальные даты или также относятся к этому периоду, или относятся к другим периодам.

В графе 5 указывают наименование продавца, выписавшего счет-фактуры, в графе 5а — его идентификационный номер (ИНН), а в графе 56 — его код причины постановки на учет (КПП).

Графа 6 заполняется полностью только при регистрации счетов-фактур, вы­писанных при реализации товаров, ввозимых на таможенную территорию Рос­сийской Федерации. В случае реализации товаров российского производства указывается только страна происхождения — Россия. Если же товар импорт­ного производства, то в графе 6 указывается страна происхождения товара и номер таможенной декларации. Под номером грузовой таможенной декларации (ГТД) понимается регистрационный номер грузовой таможенной декларации, присваиваемый должностным лицом таможенного органа Российской Феде­рации при ее принятии (из графы 7 ГТД), с указанием через знак дроби «/» порядкового номера товара из графы 32 основного или добавочного листа 1ТД либо из списка товаров, если при декларировании вместо добавочных листов использовался список товаров.

В графе 7 указывается итоговая сумма покупок по счету-фактуре, включая НДС.

В графах с 8-й по 11-ю указываются покупки и суммы НДС, исчисленные по соответствующим налоговым ставкам:

• в графе 8 — стоимость покупок, облагаемых налогом по ставке 18% (п. 3 ст. 164 НК РФ). Графа 8 состоит из двух частей:

1) графы 8а, в которой указывается стоимость покупок без НДС;

2) графы 86, в которой указывается сумма НДС, исчисленная от сто­имости покупок по ставке 18% [(8а) х 18%], а в случае, если сумма на­лога определяется расчетным методом, — по соответствующей ставке согласно п. 4 ст. 164 НК РФ [(7) х 18/118];

• графе 9 — покупки, облагаемые НДС по ставке 10% (и. 2 ст. 164 НК РФ). Графа 9 состоит из двух частей:

1) графы 9а, в которой указывается стоимость покупок без НДС;

2) графы 96, в которой указывается сумма НДС, исчисленная от сто­имости покупок по ставке 10% [(9а) х 10%], а в случае, если сумма на­лога определяется расчетным методом, — по соответствующей ставке согласно п. 4 ст. 164 НК РФ [(7) х 10/110];

• графе 10 — итоговая сумма покупок по счету-фактуре, облагаемая НДС по ставке 0% (п. 1 ст. 164 НК РФ). Эта графа заполняется налогопла­тельщиками, которые реализуют товары на экспорт и которым при этом оказывают работы и услуги, непосредственно связанные с производством и реализацией этих товаров. К таким работам и услугам относятся рабо­ты (услуги) по сопровождению, транспортировке, погрузке и перегрузке экспортируемых за пределы территории Российской Федерации товаров и импортируемых в Российскую Федерацию, выполняемые российскими перевозчиками, и иные подобные работы (услуги);

• графе 11 — покупки, облагаемые НДС по ставке 20%. Данная графа за­полняется до завершения расчетов по товарам (работам, услугам), отгру­женным (выполненным, оказанным) до 1 января 2004 г. Графа 11 состоит из двух частей:

графы Па, в которой указывается стоимость покупок без НДС; графы 116, в которой указывается сумма НДС, исчисленная от сто­имости покупок по ставке 20% [(11а) х 20%], а в случае, если сумма налога определяется расчетным методом, — по соответствующей ставке согласно п. 4 ст. 164 НК РФ [(7) х 20/120]; В графе 12 указывается итоговая сумма покупок по счету-фактуре, освобож­даемых от НДС (ст. 149 НК РФ).

За каждый налоговый период (месяц, квартал) в книге покупок подводятся итоги по графам 7, 8а, 8б, 9а, 9б, 10, 11а, 11б и 12, которые используются при составлении налоговой декларации по НДС.

При необходимости внесения изменений в книгу покупок запись об анну­лировании счета-фактуры производится в дополнительном листе книги поку­пок за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура до вне­сения в него исправлений. Дополнительные листы книги покупок являются ее неотъемлемой частью. Форма дополнительного листа книги покупок приведена в приложении № 4 к Правилам, утвержденным Постановлением № 914. Со­став показателей дополнительного листа практически совпадает с показателями самой книги покупок. Единственным отличием является указание в верхней части листа даты его составления.

Счета-фактуры при получении предоплаты в счет отгрузки товаров

(выполнения работ, оказания услуг)

Для целей исчисления НДС предоплатой, оплатой или частичной оплатой, полученной в счет предстоящей поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг), будут являться денежные средства, полученные налогоплательщиками от покупателей товаров (работ, услуг) до момента отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг).

В соответствии с п. 1 ст. 167 НК РФ на момент получения предоплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав с нее следует исчислить НДС и составить счет-фактуру.

Но из этого правила есть исключения. Так, не исчисляется НДС с предо­платы, полученной в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг):

— длительность производственного цикла изготовления которых составляет свыше шести месяцев, при определении налогоплательщиком налоговой базы по мере отгрузки (передачи) таких товаров (выполнения работ, оказания услуг) (по Перечню товаров (работ, услуг), длительность производственного цикла из­готовления (выполнения, оказания) которых составляет свыше шести месяцев, утвержденному постановлением Правительства РФ от 28.07.2006 № 468);

— которые облагаются по налоговой ставке 0% в соответствии с п. 1 ст. 164 НК РФ;

— которые не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообло­жения) согласно ст. 149 НК РФ.

Соответственно, в этих случаях не составляются и счета-фактуры.

Для всех остальных налогоплательщиков при получении оплаты (частичной оплаты) в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг) сумма НДС на основании п. 4 ст. 164 НК РФ определяется расчетным методом. Налоговая ставка для расчета суммы НДС с полученной предоплаты определяется как процентное отношение налоговой ставки, предусмотренной для товара (работы, услуга), под отгрузку (выполнение, оказание) которых он получен, к налоговой базе, принятой за 100 и увеличенной на соответствую­щий размер налоговой ставки, т.е. применяется расчетная ставка: 18/118 или 10/110.

Если договором предусмотрена поставка товаров, налогообложение которых осуществляется по ставкам как 10, так и 18%, то в счете-фактуре товары следует выделять в отдельные позиции исходя из сведений, содержащихся в договорах, с указанием соответствующих ставок налога. Если же не известно, под отгрузку какого товара поступила предоплата, надо указывать обобщенное наименова­ние товаров с указанием ставки 18/118.

Счет-фактура на полученную предоплату составляется в двух экземплярах и регистрируется в журнале учета выставленных счетов-фактур. Один экземпляр счета-фактуры в обычном порядке следует передавать покупателю.

Составляется счет-фактура на предоплату в счет предстоящих поставок то­варов (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав не позднее пяти календарных дней считая со дня их получения.

При оформлении счета-фактуры по предварительной оплате (частичной оплате), полученной по договорам, предусматривающим различные сроки по­ставки товаров (выполнения работ, оказания услуг), суммы этой оплаты в от­дельные позиции выделять не следует.

Если в течение пяти календарных дней считая со дня получения предвари­тельной оплаты (частичной оплаты) осуществляется отгрузка товаров (выпол­нение работ, оказание услуг, передача имущественных прав) в счет этой оплаты (частичной оплаты), то счета-фактуры по предварительной оплате (частичной оплате) выставлять покупателю не надо.

Если оплата (частичная оплата) в счет предстоящих поставок товаров (вы­полнения работ, оказания услуг, передачи имущественных прав) осуществляет­ся в безденежной форме, то также выставляются соответствующие счета-фак­туры.

Форма счета-фактуры для предоплаты применяется та же, что и при or. грузке (передаче) товаров (работ, услуг), имущественных прав, приведенная Правилах, утвержденных Постановлением № 914.

Установлен перечень обязательных реквизитов такого счета-фактуры и осе бенности их заполнения:

в строке 1 указываются порядковый номер и дата выписки счета-фактуры

в строку 2 «Продавец» вносится полное и сокращенное наименование прс давца в соответствии с учредительными документами;

в строке 2а «Адрес» приводится место нахождения продавца согласно учре дительными документами;

в строке 26 «ИНН/КПП продавца» указывается идентификационный номе и код причины постановки на учет налогоплательщика-продавца;

строка 3 «Грузоотправитель и его адрес» не заполняется, т.е. следует поста вить прочерк;

строка 4 «Грузополучатель и его адрес» не заполняется, т.е. следует поставит прочерк;

в строку 5 «К расчетно-платежному документу» вносятся реквизиты платеж ного документа, которым перечислена предоплата;

в строке 6 «Покупатель» отражается полное (сокращенное) наименовани покупателя в соответствии с учредительными документами;

в строке 6а «Адрес» указывается место нахождения покупателя в соотве ствии с учредительными документами;

в строке 66 «ИНН/КПП покупателя» отражаются идентификационный но мер и код причины поставки на учет налогоплательщика-покупателя.

В графах 1—11 указываются следующие сведения:

— в графе 1 — наименования поставляемых товаров (описание работ, ус луг), имущественных прав, в счет которых получена предоплата;

— графы 2—6, 10 и 11 не заполняются, т.е. в них следует поставить прочерки

— в графе 7 «Налоговая ставка» — соответствующая расчетная ставка на лога - 10/110 или 18/118;

— в графе 8 «Сумма налога» — сумма налога, рассчитанная по соответствующей расчетной ставке;

— в графе 9 «Стоимость товаров (работ, услуг), всего с учетом налога» — та сумма полученной предоплаты;

С 1 сентября 2010 г. Федеральным законом от 27.07.2010 № 229-ФЗ перечень обязательных реквизитов счетов-фактур дополнен реквизитом «Наименование валюты». В случае если по условиям сделки обязательство выражено в иностран­ной валюте, то и суммы, указываемые в счете-фактуре, могут быть выражены в иностранной валюте. Поэтому сумма в счете-фактуре может быть указана не обязательно в рублях. Но в действующей форме счета-фактуры показатель «Наи­менование валюты» отсутствует. Минфин России в своих разъяснениях неодно­кратно указывал, что до утверждения Правительством РФ формы счета-факту­ры, предусматривающей показатель «Наименование валюты» и порядок запол­нения этого показателя, указывать в счетах-фактурах наименование валюты не требуется (письма Минфина России от 12.10.2010 № 03-07-09/46, от 22.10.201С № 03-07-11/417, от 29.12.2010 № 03-07-09/55). Поэтому в настоящий момент данный показатель может указываться в качестве дополнительного реквизита.

Одна из первых проблем, возникших у налогоплательщиков при оформле­нии «авансовых» счетов-фактур, — это указание наименований поставляемых товаров (описание работ, услуг), имущественных прав. Ведь не всегда на мо­мент получения предоплаты можно точно определить этот перечень. Поэтому по таким договорам, в которых предусмотрена отгрузка товаров в соответствии с заявкой (спецификацией), оформляемой после оплаты, следует указывать обобщенное наименование товаров (или групп товаров), например нефтепро­дукты, кондитерские изделия, хлебобулочные изделия, канцелярские товары.

При регистрации в книге продаж счетов-фактур, составленных налогопла­тельщиком-продавцом при получении предоплаты в счет предстоящих поста­вок товаров, выполнения работ или оказания услуг следует учитывать следую­щие особенности:

— в графе 4 указывается сумма полученной оплаты (частичной оплаты) по счету-фактуре, включая НДС;

— не заполняются графы 5а и 6а «Стоимость продаж без НДС». В них ста­вятся прочерки;

в графах 5би 6б указываются суммы НДС, определенные по расчетным ставкам 18/118 и 10/110 соответственно.

Поэтому итоговая сумма по графе 4 «Всего продаж, включая НДС» не будет равняться сумме итогов по графам 5а—9 книги продаж за этот налоговый период.

При осуществлении подлежащей аннулированию записи в дополнительном листе к книге продаж по счету-фактуре на полученную сумму оплаты (частич­ной оплаты) в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказа­ния услуг), передачи имущественных прав до внесения в него исправлений и регистрации счета-фактуры с внесенными в него исправлениями в графах 5а и 6а ставятся прочерки.

Если в дальнейшем условия договора будут изменены или договор будет расторгнут, а предоплата будет возвращена покупателю, то продавцы должны будут зарегистрировать счет-фактуру на эту предоплату в книге покупок по­сле отражения в учете соответствующих операций по корректировке в связи с отказом от товаров (работ, услуг), имущественных прав, но не позднее одного года с момента отказа. Естественно, это следует сделать при условии, что счет-фактура на предоплату был своевременно зарегистрирован в книге продаж.

Продавцы, получившие предоплату в безденежной форме, выписывают и регистрируют в книге продаж счет-фактура на нее. В дальнейшем при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в счет полученной суммы пред­оплаты этот счет-фактура регистрируется в книге покупок.

После того как товары (работы, услуги), в счет которых получена предопла­та, отгружены (работы выполнены, услуги оказаны), выписывается в обычном порядке счет-фактура в двух экземплярах. Первый экземпляр передается поку­пателю, а второй регистрируется в журнале учета выставленных счетов-фактур и в книге продаж. Счет-фактура должен быть выставлен не позднее пяти кален­дарных дней считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), в счет которой была получена предоплата.

Одновременно суммы НДС, исчисленные с предоплаты, подлежат вычетам в соответствии с п. 8 ст. 171 НК РФ.

Счета-фактуры, выписанные и зарегистрированные налогоплательщиком в книге продаж при получении оплаты (частичной оплаты) в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), регистрируются им в книге покупок при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в счет полученной предоплаты с указанием соответствующей суммы НДС. То есть если полученная предоплата равна или меньше стоимости отгруженного товара (выполненных работ, оказанных услуг), то после отгрузки к вычету принима­ется НДС, исчисленный со всей суммы предоплаты. Если же стоимость отгру­женного товара (выполненных работ, оказанных услуг) не превышает суммы полученной предоплаты, то к вычету принимается только часть налога, соот­ветствующая стоимости отгруженного товара.

Аналогичный порядок применяется и при возврате покупателю суммы пе­речисленной им предоплаты.

В графе 5 «Наименование продавца» книги покупок следует указывать на­именование продавца товаров (работ, услуг), уплатившего в бюджет НДС по полученным авансовым платежам.

Ниже приведены особенности оформления книги покупок и дополни­тельного листа к книге покупок при отражении в них счетов-фактур по предоплате:

— графе 7 «Всего покупок, включая НДС» указывается сумма предоплаты, включая НДС;

— графах 8 и 9 «Покупки, облагаемые налогом по ставке...» указываются сум­мы предоплаты, налог с которых определяется по расчетным ставкам 18/118 и 10/110 соответственно;

— графах 8б6 и 9б «Сумма НДС» указываются суммы налога, определенные по расчетным ставкам 18/118 и 10/110 соответственно.

В графах 4, 6, 8а и 9а при отражении счета-фактуры на зачтенную предо­плату, а также при осуществлении подлежащей аннулированию записи в допол­нительном листе к книге покупок по счету-фактуре на перечисленную сумму оплаты (частичной оплаты) в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав ставятся прочерки.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Предложенный порядок учета счетов-фактур на полученную предоплату применяется даже тогда, когда предоплата и отгрузка произошли в одном налоговом периоде, за исключением ситуации, когда отгрузка товаров (выполнение работ, оказание услуг, передача имущественных прав) в счет этой оплаты (частичной оплаты) произведена в течение пяти календарных дней считая со дня получения предварительной оплаты (частичной оплаты).

С 1 января 2009 г. налогоплательщик при перечислении предоплаты может принять к вычету сумму НДС, включенную в сумму этой предоплаты при со­блюдении ряда условий:

— наличие счета-фактуры от продавца на перечисленную предоплату;

— наличие документов, подтверждающих фактическое перечисление сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;

— наличие договора, предусматривающего перечисление указанных сумм. Полученный от продавца счет-фактура на предоплату покупатель может за­регистрировать в книге покупок и принять к вычету НДС, указанный в нем.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Может, но не обязан! Согласно п. 1 ст. 171 НК РФ при исчислении суммы НДС, подлежащей: уплате в бюджет, налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму налога, исчисленную по операциям, признаваемым объектом налогообложения, на налоговые вычеты, установленные данной статьей НК РФ. В вышеприведенном письме Минфина России указывается, что в данной ситуации поддерживается мнение ФНС России о том, что НК РФ предусмотрено право налогоплательщика на вычет НДС по перечисленным суммам предварительной: оплаты (частичной оплаты), а не обязанность по принятию налога к вычету. Таким образом,: если налогоплательщик использует свое право на принятие к вычету налога по полученным товарам (работам, услугам), а не по осуществленной предварительной оплате (частичной: оплате) указанных товаров (работ, услуг), то это не приводит к занижению налоговой базы и; суммы налога, подлежащей уплате в бюджет.

Если налогоплательщик перечислил предоплату в счет предстоящих по­ставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, которые в дальнейшем будут использоваться одновременно в облага­емых и не облагаемых НДС операциях, то в книге покупок регистрируется счет-фактура, выставленный поставщиком на эту предоплату, на всю сумму, указанную в данном счете-фактуре. В дальнейшем при восстановлении на­лога счета-фактуры, на основании которых суммы налога приняты к вычету, подлежат регистрации в кни