Підготовка документів для призначення соціальної допомоги

3.1. Підготовка документів для призначення соціальної допомоги та її розрахунок проводяться в терміни, які забезпечують прийняття рішення про призначення соціальної допомоги, але не пізніше 10 днів з дня прийняття заяви та всіх необхідних документів.

3.2. На кожного заявника, який подав заяву та документи для призначення соціальної допомоги, формується особова справа (додаток 3), у якій зберігаються всі подані документи для призначення допомоги, розрахунок розміру та рішення про призначення (відмову в призначенні).

3.3. Протягом одного робочого дня спеціаліст з прийому формує особову справу (при першому зверненні) або підшиває (укладає у швидкозшивач) отримані документи до існуючої особової справи (при повторних зверненнях) та передає комплекти особових справ і прийнятих заяв та документів головному спеціалісту з прийому, який в Журналі реєстрації приймання заяв і документів для призначення усіх видів соціальної допомоги спеціаліста робить відмітку (дата та підпис) щодо прийняття такого комплекту. Передача особових справ головному спеціалісту з прийому супроводжується Реєстром.

У разі, якщо під час співбесіди із заявником виникає потреба обстежити матеріальний стан заявника чи при перевірці достовірності наданих відомостей, на прийнятій заяві робиться відмітка про необхідність передання комплекту документів (особової справи) на розгляд державному соціальному інспектору. Заявник в обов'язковому порядку попереджається про такі дії.

3.4. До особової справи послідовно підшиваються (укладаються у швидкозшивач):

заява;

довідка про склад зареєстрованих у житловому приміщенні (будинку) осіб/довідка про спільне проживання осіб;

довідки, які свідчать про право особи на отримання певного виду соціальної допомоги. Зокрема: довідка про народження дитини; копія свідоцтва про народження дитини; копія рішення про встановлення опіки чи піклування; довідка державного органу реєстрації актів цивільного стану про підстави внесення до книги реєстрації народжень відомостей про батька дитини; висновок щодо необхідності постійного стороннього догляду за інвалідом I чи II групи внаслідок психічного розладу, довідка медичного закладу; витяг з акта огляду інваліда з дитинства, виданого органом медико-соціальної експертизи згідно із законодавством України; медичний висновок про дитину, інваліда віком до 18 років, виданий лікарсько-консультативною комісією дитячого лікувального закладу, тощо;

довідка з місця навчання - для осіб, які навчаються;

декларація про доходи та майновий стан осіб, які звернулися за призначенням усіх видів соціальної допомоги;

довідки про доходи зареєстрованих у житловому будинку осіб (членів сім'ї). У разі, якщо відомості отримані від підприємств, установ та організацій у вигляді списків, даних на технічних носіях інформації тощо, зазначається джерело отримання інформації. Довідка про розмір доходу роздруковується у випадках, якщо відповідним прикладним програмним забезпеченням передбачена така можливість;

довідки про розмір плати за житлово-комунальні послуги, наявність заборгованості з оплати послуг та договір про її погашення (за потреби);

інші документи, які впливають на призначення соціальної допомоги;

рішення (або витяг) відповідної комісії органів виконавчої влади чи місцевого самоврядування у разі призначення допомоги на підставі рішень органів виконавчої влади чи місцевого самоврядування (підшивається після розгляду відповідною комісією);

акт обстеження (у разі проведення) підшивається соціальним інспектором.

У правому верхньому куті кожного документа, не завдаючи шкоди тексту, ставиться порядковий номер документа.

3.5. У разі, якщо окремі члени сім'ї (домогосподарства) мають право на різні види допомоги, заява та документи, на підставі яких призначається більшість видів допомоги, підшиваються (укладаються у швидкозшивач) в основну особову справу. При цьому пріоритет має особова справа з того виду допомоги, який найчастіше потребує перерахунків. Документи, на підставі яких призначаються інші види допомоги окремим членам сім'ї (домогосподарства), підшиваються (укладаються у швидкозшивач) у пов'язані особові справи.

На титульному аркуші основної особової справи зазначаються номери пов'язаних особових справ, П. І. Б. отримувачів допомоги та місце проживання, за яким заявник зареєстрований (проживає).

На титульному аркуші пов'язаної особової справи зазначаються номер основної справи, П. І. Б. отримувача допомоги та місце проживання, за яким заявник зареєстрований (проживає).

3.6. Повнота поданих документів, правильність їх оформлення перевіряються головним спеціалістом з прийому або іншим працівником відділу (управління, сектору), на якого відповідно до посадових обов'язків покладено функції контролю за правильністю прийняття заяви на призначення допомоги.

3.7. За відсутності всіх необхідних відомостей для призначення допомоги або наявності в особовій справі неправильно оформлених довідок тощо комплект документів з обґрунтованими поясненнями повертається спеціалісту з прийому, про що в Журналі реєстрації приймання заяв і документів для призначення усіх видів соціальної допомоги спеціаліста (у Реєстрі) робиться відповідна відмітка.

3.8. У разі дотримання вимог щодо повноти комплекту головний спеціаліст з прийому протягом робочого дня передає особові справи разом з Реєстром до відділу (підрозділу) прийняття рішення щодо надання соціальної допомоги координатору (відповідальному спеціалісту) з опрацювання заяв або іншій особі, на яку відповідно до посадових обов'язків покладено функції з координації опрацювання заяв на призначення допомоги. Копії реєстрів підшиваються до окремої папки та зберігаються у головного спеціаліста з прийому.

Передача особових справ до відділу (підрозділу) прийняття рішення щодо надання допомоги здійснюється не рідше ніж раз на день.

3.9. Спеціаліст з прийому, якому повернуто справу через відсутність усіх необхідних відомостей для призначення соціальної допомоги або через наявність в особовій справі неправильно оформлених довідок тощо, не пізніше наступного дня зобов'язаний письмово (в окремих випадках - усно) повідомити заявника про необхідність донесення документів або усунення недоліків в неправильно оформлених довідках. На заяві ставиться номер вихідної кореспонденції, а в разі усного повідомлення телефоном зазначаються дата, час та особа, з якою велась розмова.

3.10. При необхідності проведення обстеження матеріального стану заявника чи перевірці достовірності наданих відомостей комплект документів заявника (особова справа) передається головним спеціалістом з прийому разом з відповідним Реєстром до підрозділу державних соціальних інспекторів.

3.11. Державний соціальний інспектор робить відмітку про отримання особової справи в Реєстрі (графи 6, 7) та у визначені терміни проводить із заявником співбесіду, обстежує умови проживання та матеріального стану заявників, направляє запити до відповідних установ і організацій стосовно перевірки достовірності наданих відомостей.

3.12. Результати перевірки відображаються у відповідному акті, який підшивається до особової справи.

3.13. Після завершення перевірки особові справи разом з Реєстром передаються у відділ (підрозділ) прийняття рішень щодо надання соціальної допомоги координатору з опрацювання заяв або іншій особі, на яку відповідно до посадових обов'язків покладено функції з координації опрацювання заяв на призначення допомоги.