Прийняття рішення щодо призначення (відмови в призначенні) допомоги

4.1. Для опрацювання прийнятих заяв та документів координатор з опрацювання заяв перевіряє наявність зазначених документів в особовій справі та в Реєстрі, робить відмітку про передачу комплекту документів спеціалісту з опрацювання заяв (графи 8 - 9).

4.2. Після цього копія Реєстру передається координатору (головному спеціалісту) з прийому громадян для оперативного інформування заявників про хід розгляду заяв.

4.3. Спеціаліст з опрацювання заяв реєструє отримані особові справи в Журналі реєстрації обробки заяв/особових справ (додаток 4) та здійснює:

формування бази даних в електронному вигляді;

розрахунок розміру та визначення термінів надання конкретних видів допомоги (призначення здійснюється в автоматичному режимі);

підготовку проекту рішення (протоколу призначення, повідомлення про призначення чи повідомлення про відмову в призначенні).

Журнал реєстрації обробки заяв/особових справ повинен бути пронумерований, прошнурований і скріплений печаткою за підписом начальника Управління. Нумерація в журналі ведеться послідовно, починаючи з першого номера.

Журнал реєстрації обробки заяв/особових справ ведеться окремо кожним спеціалістом з опрацювання заяв (на кожному робочому місці з опрацювання заяв) протягом одного календарного року. Після закінчення місяця та календарного року головним спеціалістом з опрацювання заяв (начальником управління, начальником відділу, відповідного підрозділу тощо) підбиваються підсумки опрацювання справ за місяць (календарний рік), які засвідчуються підписом головного спеціаліста з опрацювання заяв (начальника управління, начальника відділу, відповідного підрозділу тощо) із зазначенням дати.

4.4. Якщо документи не відповідають вимогам для призначення відповідних видів соціальної допомоги, спеціаліст з опрацювання заяв повідомляє головного спеціаліста з опрацювання заяв про необхідність запросити додаткові документи або підготувати пропозиції щодо відмови в наданні допомоги.

Для отримання додаткових необхідних відомостей (довідки, копії документів або за наявності в особовій справі неправильно оформлених довідок тощо) справа в той самий день повертається до відділу з прийому заяв з обґрунтуванням вимог, про що в Реєстрі та Журналі реєстрації обробки заяв/особових справ робиться відповідна помітка (зазначається дата повернення). Передача таких особових справ супроводжується Реєстром.

Спеціаліст з прийому, якому повернуто справу, не пізніше наступного дня зобов'язаний письмово повідомити заявника про необхідність донесення документів або усунення недоліків в неправильно оформлених довідках. На заяві ставиться номер вихідної кореспонденції, а в разі усного повідомлення за телефоном зазначаються дата, час та особа, з якою велась розмова.

4.5. До заяви та наявних документів в особовій справі послідовно (після останнього підшитого документа) підшиваються:

Розрахунок середньомісячного сукупного доходу для призначення усіх видів соціальної допомоги (додаток 5);

Розрахунок розміру соціальної допомоги (додаток 6);

Рішення про призначення (відмову в призначенні) соціальної допомоги та терміни її надання (додаток 7).

У правому верхньому куті кожного підшитого документа, не завдаючи шкоди тексту, ставиться порядковий номер.

Повідомлення про надання (відмову) субсидій (додаток 8) укладається до особової справи для подальшої видачі його заявникові.

4.6. Опрацьовані особові справи, стосовно яких немає зауважень, наприкінці робочого дня спеціаліст з опрацювання заяв передає головному спеціалісту з опрацювання заяв, про що в Журналі реєстрації обробки заяв/особових справ робиться відповідна відмітка.

4.7. Головний спеціаліст з опрацювання заяв перевіряє правильність проведених розрахунків та їх відповідність вимогам чинних нормативно-правових актів, візує проект рішення та повідомлення про призначення (відмову в призначенні) допомоги та передає особові справи начальнику Управління для прийняття рішення про призначення (відмову в призначенні) допомоги або іншій особі, якій надано таке право. Рішення затверджується підписом та скріплюється печаткою Управління із зазначенням дати.

У разі виявлення помилок у розрахунку розміру соціальної допомоги справа з обґрунтованими поясненнями повертається спеціалісту з призначення.

4.8. Після прийняття рішення про призначення (відмову у призначенні) допомоги особові справи повертаються координатору (спеціалісту) з опрацювання заяв, який реєструє прийняте рішення у Журналі реєстрації прийнятих рішень (додаток 9), який повинен бути пронумерований, прошнурований і скріплений печаткою за підписом начальника відділу.

Нумерація особових справ проводиться загальна по відділу і відповідає номеру особового рахунка на виплату допомоги (у разі існування останнього).

На зворотному боці титульного аркуша особової справи проставляються дата звернення та кількість наданих документів, термін надання допомоги чи підстава відмови, підпис спеціаліста, який зареєстрував рішення, та дата реєстрації рішення.

4.9. Залежно від прийнятого рішення опрацьовані особові справи разом з Реєстром передаються координатором (спеціалістом) з опрацювання заяв до відділу (підрозділу) з формування виплати або до архіву (сховище справ, за якими проводяться виплати), після чого копії Реєстрів підшиваються та зберігаються у головного спеціаліста з опрацювання заяв. Крім того, копія Реєстру надається інформатору (відповідальному працівнику) для оперативного інформування заявників про стан розгляду заяви.

4.10. Не пізніше 10 днів з дня подачі заяви і всіх необхідних документів заявнику, його опікуну чи уповноваженій ним особі видається повідомлення (надсилається поштою) про призначення соціальної допомоги (або відмову в її призначенні), про що робиться відповідний запис у Журналі видачі довідок та повідомлень (додаток 10), який зберігається у інформатора (в окремих випадках - координатора (головного спеціаліста) з прийому).