Предварительная подготовка к инвентаризации

Инструкция по подготовке и проведению инвентаризации в магазинах INDITEX

ВВЕДЕНИЕ

Основные понятия:

Инвентаризация — это проверка наличия товара в магазине и состояния финансовых обязательств на определённую дату путём сопоставления фактических данных магазина с данными теоретических стоков. Это основной способ контроля над сохранностью материальных ценностей и корректировки стоков для коммерческого отдела компании.

Мерма (испанское сл. Merma) - убыль, уменьшение, сокращение, недостача.

v Мерма в единицах определяется как разница между теоретическим и реальным стоком.

v Процент мермы (в денежном эквиваленте) рассчитывается по следующей формуле:

Сумма потерянных единиц / сумму продаж * 100

Ø Существуют два основных фактора влияющие на мерму. На эти факторы должно быть обращено особое внимание, и на которые мы можем повлиять:

v Административная часть мермы (ошибки при создании расхождений, некорректные переводы артикулов из сезона в сезон и т.д.)

v Воровство (внешнее / внутреннее).

Ø Согласно корпоративной политике компании, необходимо, провести 2 цикла инвентаризаций в каждом сезоне:

v 1-й цикл: Инвентаризации проводятся во всех магазинах (за исключением Zara Home).

v 2-й цикл: Магазины с худшими результатами по итогам первого цикла инвентаризаций, новые магазины, открывшиеся в текущем сезоне, также самые продаваемые магазины (busy stores) + все магазины бренда Zara Home.

сезон	сроки проведения инвентаризаций	Магазины
Verano (1-й цикл)	Февраль - Апрель	ВСЕ магазины
Verano (2-й цикл)	Май - Июнь	50% магазинов с худшими результатами по итогам первого цикла
Inverno (3-й цикл)	Август - Сентябрь	50% магазинов с худшими результатами по итогам первого цикла
Inverno (4-й цикл)	Октябрь - Декабрь	ВСЕ магазины (фискальные инвентаризации)

Инструкция по подготовке магазина к

инвентаризации для МЕНЕДЖЕРОВ

Предварительная подготовка к инвентаризации.

Ø PDA / TGT передвижения

v Убедиться, что все трансферы и альбараны подтверждены, а транзакции отправлены с ваших устройств PDA, TGT в систему/офис (связаться с отделом Stock Control для проверки).

v Убедиться, что вся униформа списана (позвонить в Stock Control и продиктовать артикулы униформы). При инвентаризации считается только та униформа, которая не списана.

v Менеджер магазина совместно с HR-менеджером, должны подготовить расписание работы сотрудников так, чтобы на ночь в инвентаризацию оставалось как минимум 2 человека на отдел (менеджер и консультант).

v Все товары подготовленные к отправке, отсканированные, но по какой-либо причине не отправленные из магазина (Трансферы, Возвраты на склад, Брак и т.д.) до начала инвентаризации, должны быть запакованы в коробки по правилам транспортировки, данные по ним отправлены в систему, а на коробки положить лист формата А4 с надписью «НЕ СКАНИРОВАТЬ».

v Менеджеры магазинов Zara Home, вам необходимо убедиться, что весь брак, не подлежащий восстановлению (битое стекло) списан, если нет, то списать за день до инвентаризации.

v Товар, пришедший в магазин в день инвентаризации (Поставка, Трансфер) и не подтвержденный с помощью PDA не пересчитывается!

v ПОСТАВКУ В НОЧЬ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ РАЗБИРАТЬ СТРОГО ЗАПРЕЩЕНО!!!

Ø Состояние СКЛАДА, МАГАЗИНА, ТОВАРА

v Помещение склада и магазина должно быть максимально чистым и убранным от накопленного за день товара и мусора.

v Зал должен быть максимально пополнен товаром до начала инвентаризации. Все передвижения товара со склада в зал, во время сканирования склада, запрещены!

v Проверить максимальное количество вещей на наличие штрих кодов. ПРИЛОЖЕНИЕ 1 - Процедура подготовки штрих кодов -(вы найдете в конце инструкции)

v При наличии лейбла на товаре, счетчик сторонней компании будет иметь меньше контакта с товаром, что поможет ему быстро осуществлять процесс сканирования, а мы, таким образом, сохраним опрятный внешний вид нашего товара.

Ø Элементы помощи

v Предоставить в помощь сторонней компании несколько табуреток и стремянок, для удобства сканирования товара с верхних полок стеллажей.

v Оставить 6-8 пустых коробок для использования их во время инвентаризации.

v Также, в магазине должны быть доступны хотя бы 2 розетки для работы оборудования сторонней компании (компьютер, принтер).

Ø КОЛИЧЕСТВО СЧЕТЧИКОВ В СООТНОШЕНИИ К СТОКУ МАГАЗИНА

v В день инвентаризации в магазин по электронной почте, высылаются списки сотрудников сторонней компанией, для подачи заявки на ночные работы в администрацию торгового центра и для ознакомления менеджерами магазина с количеством людей, с которым им придется работать.

v Расчет сотрудников сторонней компании ведется по специальной формуле: СТОК МАГАЗИНА / на количество единиц товара посчитанных одним счетчиком за час.

Ø ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ПЕРЕСЧЕТ НЕКОТОРЫХ ГРУПП ТОВАРА:

v Предварительно пересчитать аксессуары, платки, галстуки. Необходимо подготовить лист со штрих кодами для данной группы товаров и рядом с каждым штрих кодом указать реальное количество единиц. Таким образом, сотрудники внешней компании будут сканировать один штрих-код, и записывать общее количество единиц вручную.

Эти товары должны быть предоставлены для пересчета менеджеру сторонней компании, чтобы подтвердить правильность вашего пересчета.

v В ЛЮБОМ СЛУЧАЕ, все товары (очки, ремни, аксессуары для волос, отложенный товар), находящиеся в кассовой зоне, должны быть заранее пересчитаны магазином. И предоставлены на отдельно листе формата А4.

В зоне кассы посторонним находиться строго запрещено!

v Также все артикулы ПАРФЮМА должны быть заранее пересчитаны менеджером магазина!

v Распечатать штрих коды на все манекены в торговом зале и на витрине для легкого и быстрого сканирования (Листы со штрих кодами подписать своими именами «Манекены», «Витрины» и т.д.).

v Проверить наличие вещей и подготовить штрих коды на химчистку, брак, вещи, находящийся – у портной, в милиции, на съемках в журналах (Листы со штрих кодами подписать своими именами «Портная», «Милиция», «Химчистка» и т.д.).

v Для магазинов Zara Номе предварительный пересчет заключается только в подготовке штрих кодов на товары находящихся на витрине и в кассовой зоне (если таковой имеется).

ВО ВРЕМЯ ИНВЕНАРИЗАЦИИ:

Ø ПОМОЩЬ со стороны сотрудников магазина:

v В ночь инвентаризации в магазине остаются как минимум 2 человека на отдел, чтобы помочь внешней компании решить проблемы, с которыми они могут столкнуться во время сканирования товара. Задача менеджера - контроль пересчета, задача сотрудника – помощь счетчикам с товаром без опознавательных знаков.

Ø ПРАВИЛЬНЫЙ ПРОЦЕСС ЗОНИРОВАНИЯ магазина и склада – ОЧЕНЬ ВАЖЕН!

v Менеджер магазина обязан выполнить зонирование магазина совместно с менеджером сторонней компании, проводящей инвентаризацию (менеджер компании наклеивает зоны, менеджер магазина – проверяет, не пропущен ли какой-нибудь товар).

Ø ОСНОВНАЯ ЗАДАЧА менеджера магазина во время инвентаризации – предоставить к пересчету ВЕСЬ товар, находящийся в магазине!

v Вы должны быть уверены, что весь имеющийся товар, одежда, обувь, парфюм, находящиеся на стоке магазина во время инвентаризации посчитаны.

ОТНОСИТЕЛЬНО ПЕРЕСЧЕТА ОБУВИ:

· Заранее за несколько дней, команда магазина должна провести проверку содержимого коробок обуви, т.е. внешний штрих код на коробке должен совпадать с внутренним содержимым, во избежание пересорта обуви.

· В случае, если внешний штрих код не совпадает с внутренним содержимым коробки, то должен быть распечатан правильный штрих код, с помощью PDA. Также, поступаем с обувью в пакетах.

· В случае, если обувь в магазине хранится без коробок, персонал магазина должен убедиться, что штрих код есть на каждой паре обуви.

· Если во время инвентаризации будет обнаружена пара обуви, на которой будет отсутствовать штрих код, сотрудник магазина должен оперативно помочь найти артикул данной обуви, с помощью TGT.

· ПЕРЕСЧЕТ РАЗНОПАРОК ВЕДЕТСЯ ТОЛЬКО ПО ПРАВОМУ БОТИНКУ.

· Если во время инвентаризации найдется левый ботинок и к нему не будет найден правый любого другого размера (одно парки), то данный ботинок пересчету не подлежит.

v При закрытии магазина важно открыть все ящики в мебели торгового зала, содержащей продукты так, чтобы счетчики внешней компании видели товар, где он присутствует.

v Также должны быть предоставлены к пересчету все товары, приготовленные к отправке, но не отсканированные с помощью PDA и не отправленные в систему (Униформа, Брак, Возвраты на склад, Трансферы)

v Все товары полученные магазином, но не подтвержденные в системе с помощью PDA, не считаются.

Ø КОНТРОЛЬ КАЧЕСТВА ПЕРЕСЧЕТА

Существует два варианта проверки контроля качества:

1. «Артикульный пересчет» - проверка с помощью сканера.

2. «Количественный пересчет» - слепой пересчет по количеству.

v Контроль качества сторонней компании с помощью «артикульного пересчета» осуществляется по средствам сканнера сотрудниками магазина и проверено, должно быть, как минимум 10% зон от всего количества зон посчитанных во время инвентаризации. Например: если в магазине 2000 зон, то необходимо проверить 200 зон.

v При фискальных инвентаризациях используется только артикульная проверка.

v С помощью «слепого пересчета» (количественный пересчет) должно быть проверено не менее 15% зон.

v В конце инвентаризации вы должны убедиться, что все зоны, выбранные для проверки были пересчитаны / перепроверены и попали в итоговый отчет. В случае выявления Вами расхождений, зона, в которой были допущены ошибки, перепроверяется и корректируются. В отчете указывается количество проверенных зон сотрудниками магазина, а также количество ошибок допущенных при пересчете. ПРИЛОЖЕНИЕ 2 – Подробная процедура проведения проверки – (вы найдете в конце инструкции)

Ø ОТЧЕТЫ ОБ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

v Как только инвентаризация окончена, сторонняя компания предоставляет менеджеру магазина АКТ (пересчета товара), в котором будут указаны следующие данные:

1. Время начала пересчета, окончание.

2. Менеджер магазина должен будет оценить работу компании, выбрав и проставив оценки, также в акте указываются ваши комментарии по качеству проведения инвентаризации. В акте обязательно указывается количество проверенных зон нашими сотрудниками!!

3. Общее количество посчитанного товара в магазине.

ПОМНИТЕ!!!

АКТ – это официальный документ о проведении инвентаризации, он обязателен к заполнению менеджером магазина! А также все претензии, не прописанные в акте, к вниманию и рассмотрению не принимаются!