Процессоры электронных таблиц

Пакеты прикладных программ, предназначенных для создания электронных таблиц и манипулирования их данными. Данный класс программ широко используется в рекламной практике.

Предоставляет следующие возможности:

• Создание табличной структуры, традиционной для хранения данных.

• Вычисление по заданным формулам (математическим, инженерным, статистическим) результирующих значений, зависящих от других ячеек таблиц (их содержимого).

• Организация связи между несколькими таблицами, то есть значение одной таблицы могут формироваться на основе данных из другой таблицы. Причем изменение данных в исходной таблице автоматически несет за собой изменение данных в итоговой таблице.

• Создание сводных, то есть интерактивных таблиц, облегчающих анализ большого объема данных. Пример: сводная таблица финансов большого рекламного агентства, которая формируется в центральном офисе.

• Использование баз данных (списков), позволяющих проводить операции сортировки, вычисление промежуточных итогов и фильтрацию данных.

Рисунок3

• Осуществление консолидации данных, при которой данные из нескольких таблиц могут быть объединены в 1 таблицу. Пример: ассортимент товаров, продаваемых филиалами коммерческого предприятия.

• Использование сценариев - поименованные массивы исходных данных, по которым формируются конечные, итоговые значения в 1 и той же таблице.

• Автоматизированный поиск ошибок вычислений по формулам.

• Защита данных от изменения посторонними лицами. Здесь могут быть использованы возможные комбинации уровней защиты.

• Структурирование данных, позволяющих скрывать или отображать определенную часть таблицы.

• Примечание - механизм авто заполнения, при котором в нескольких ячейках таблицы может быть введено заранее подготовленное значение.

• Использование таблицы подстановок, которая может содержать 1 или несколько переменных с различными значениями.

Таким образом, табличный процессор кроме специфических функций, перечисленных выше, поддерживает общие функциональные возможности текстовых процессоров. Пример: использование макросов (набор команд предназначенных для автоматизирования вычислений на языке Visual Basic for Application), построение диаграмм, авто замена и проверка орфографии, использование стилей, шаблонов, авто форматирование данных, обмен данных с другими приложениями, наличие развитой справочной системы, печать с настройкой параметра и другие сервисные возможности.

3. Особенности обработки числовых данных в электронных таблицах

К числовому типу относятся:

• константы (16Е +0,3).

• даты (02.03.04).

• время (14:34).

• дата и время (28 октябрь, 1999, 15:16).

Любые данные, которые не распознаются программой в качестве числовых, интерпретируются как текстовые. Длина текста, помещающаяся в ячейку не может превышать 255 символов. Данные любого типа могут быть представлены в определенном формате. Пример: приведем пример представления 1 в различных форматах.

Рисунок 4

4. Объединение электронных таблиц

При работе с электронными таблицами часто возникает необходимость их объединения.

Существуют инструменты объединения:

• Организация межтабличных связей. Связи между таблицами осуществляются путем путем использования внешних ссылок, адресов ячеек, содержащих кроме имени столбца и номера строки имя файла данные из которых используются [Exam.xls] C2. [Exam.xls]- имя файла,С2- ячейка. Таблица на которой нет внешней ссылки рассматривается как дополнительная, а таблица на которой есть внешние ссылки считается основной. Обе таблицы должны находиться в 1 папке или 1 каталоге. Между 2 таблицами могут существовать двух сторонние связи (перекрестные ссылки).

• Консолидация электронной таблицы и их частей. Оп мимо создания межтабличных связей путем указания имен файлов (пункт №1), многие электронные таблицы предлагают пользователю специальный режим консолидации. Этот режим содержит необходимые команды, для объединения таблиц и их частей, расположенных как на 1 листе, так и на разных листах и в разных рабочих книгах.

• Объединение файлов. Команда объединение файлов имеет 3 формы, используемые для копирования, суммирования, вычитания данных из исходной таблицы в объединенную.Технология создания электронных таблиц, объединяющих данные нескольких исходных таблиц такова: в оперативной памяти сервера или главного компьютера создается электронная таблица, в которую засылаются данные из исходных электронных таблиц, находящихся на жестком диске.

5. Построение диаграмм

Диаграммы и графики позволяют заметно повысить наглядность представления числовых табличных данных в документах Еxcel. Основное назначение диаграмм - использование в отчетной документации, это позволяет соотносить планируемые параметры, используемые в рекламной практике и коммерческой деятельности с реально полученными параметрами.

В Еxcel используется около 20 различных диаграмм. Наиболее используемые столбцовые и круговые. Для того чтобы построить диаграмму можно воспользоваться мастером построения диаграмм, либо же вставить готовую диаграмму из меню Вставка --> Рисунок --> Диаграмма.

Рисунок 5

6. Технология решения задач коммерческой и рекламной практики средствами электронной таблицы

Существует обобщенная технология работы с электронными таблицами. Она включает 4 этапа:

• Формирование структуры таблицы. Она включает определение заголовка таблицы, название строк и столбцов, а так же ввод в ячейки таблицы исходных данных, формул и функций.

• Работа с данными.

• Исследование сформировавшейся таблицы. Такое исследование может быть связано с использованием определенных математических формул, моделей, методов одновременной работы с несколькими таблицами и методом работы с базой данных.

• Математические модели помогают на основе имеющихся таблицы, получить новую информацию, решением типовых задач компьютерного моделирования. Они звучат так: «что будет если…?», обратная задача: «как сделать чтобы…?».

Решение таких задач дает возможность пользователю узнать как изменятся входные параметры при изменении 1 или нескольких величин.

Расширением таких задач являются задачи анализа чувствительности, позволяющие определить как изменяется решение модели при изменении входных величин, заданным шагом в определенном диапазоне значений. Задача компьютерной модели «как сделать чтобы…?» возникает в случае если цель достижения определенного значения модели, пользователь ищет значение входных параметров, обеспечивающих достижение этой цели. Различные виды анализа данных, содержащихся в исходной таблице можно проводить с использованием функций и процедур. Пример: входящие в состав электронной таблицы статистические функции могут быть использованы в статистическом анализе или для прогноза, содержащихся в таблице данных. Использование финансовых функций позволяет произвести анализ эффективности, планируемых капиталовложений, рассчитать стоимость ценных бумаг. Для решения оптимизационных задач используются специальные модели математического программирования. Пример: если рекламная фирма имеет центральный офис и несколько филиалов, то появляется задача объединения документов и отчетов, приходящих из этих филиалов. Решение подобной задачи требует использования специальных многотабличных связей и программных методов для манипулирования с данными и генерации отчетных форм. Одновременная работа с несколькими таблицами - это одна из возможностей работы с данными в электронной таблицы. Если при работе с большими электронными таблицами требуется найти ту или иную строку (столбец) или отсортировать строки (столбцы) в нужном порядке, то следует использовать инструментарий СУБД, в этом случае электронная таблица интерпретируется как база данных.

Представление результатов 1 или 2 этапов в графическом виде, позволяющих наиболее ярко их интерпретировать.

Обеспечивает вывод результирующих данных на печать. При этом данные могут быть выведены как в табличной форме, так и форме графической диаграммы.

Схематично обобщенная технология.

7. Электронные таблицы для 4 класса информационных технологий (поддержки принятия решений)

Задачи этого класса характеризуются необходимостью проведения расчетов по различным исходным данным, например анализ получение кредита.

Постановка задачи: покупка в кредит автомобиля, сможет ли покупатель выплачивать платеж за приобретенный авто, величина которого зависит от процента, цены, первоначального взноса и условий предоставления кредита, ссуды необходимо принять решение, выбрать 1 из альтернатив.

Рисунок 6

Вычисление ежемесячного платежа производится специальной функцией. Структура, которая имеет вид @PMT (PV,Rate,Nper) вычисляет сумму периодического платежа при условии, что PV- размер суды, Rate- процентная ставка, Nper-число платежных периодов, при этом значение, которое определено для Rate, должны корректироваться с единицами, используемыми для Nper, если платеж делается ежегодно, то N измеряется в годах, если ежемесячно, то в месяцах. Для 1 альтернативы функция будет иметь следующие параметры @PMT(14999,13/12,36) или @PMT(B6,B7/12,B9*12). Функция носит характер примера, в любой версии электронной таблицы можно найти подобную функцию в разделе финансовые функции. В версии Excel название финансовых функций используется на русском языке.

Разработанная таблица дает возможность выбрать покупателю 1 из 4 альтернатив и ответить на следующие вопросы: альтернатива 1- может ли покупатель выплачивать определенный месячный платеж за машину; альтернатива 2- что будет если вы согласитесь на дорогой авто и получите ссуду от его производителя; альтернатива 3- что будет если вы следующим летом заработаете некоторую сумму для первого платежа; альтернатива 4 - что будет, если вы увеличите срок возврата суды и получите более низкую процентную ставку.

Рассмотренные примеры иллюстрируют возможности электронной таблицы в решении задач вида «что будет, если…?» и обратного «как сделать, чтобы…?». Последняя задача возникает в том случае, если цель исследования- определение значений, параметра задач компьютерного моделирования. Различные виды анализа данных можно проводить с использованием встроенных функций и процедур: 1) статистических, 2) финансовых.