Фамилия

4. Подготовить наклейки с адресами для тех получателей, которые должны произвести уплату взноса до 15/05.

Таблица данных

Фамилия	Сумма	Дата	Город	Улица	Дом
Алексеева		10/05	Петербург	Литейный
Дмитриев		15/05	Смоленск	Лесная
Иванова		9/05	Петербург	Садовая
Матвеев		8/05	Москва	Поварская
Михайлова		12/05	Москва	Плющиха
Петров		14/05	Воронеж	Тенистая
Серегин		11/05	Петербург	Фонтанка
Титова		13/05	Смоленск	Московская
Федорова		17/05	Воронеж	Виноградная
Яковлев		20/05	Москва	Петровка

11. Использование форм

Форма ‑ это документ, который содержит следующие элементы:

- текст или графические элементы, которые не могут быть изменены;

- элементы управления содержимым, данные в которые вводит лицо, заполняющее форму.

Процесс создания формы включает следующие этапы:

- подготовка шаблона с неизменным текстом;

- вставка элементов управления;

- защита формы;

- сохранение формы.

Настройка Microsoft Word 2007 для создания форм

5. Открыть окно кнопки Office.

6. Щелкнуть по кнопке Параметры Word.

7. Открыть вкладку Основные.

8. Установить флажок Показывать вкладку Разработчик на ленте.

Подготовка шаблона с неизменным текстом

1. В меню кнопки Office выбрать команду Создать.

2. В области Шаблоны щелкнуть по строке Мои шаблоны.

3. Выделить шаблон «Новый документ».

4. Установить режим Создать шаблон.

5. Щелкнуть по кнопке ОК.

6. Ввести текст, который будет неизменным в форме.

Вставка элементов управления

В формах предусмотрены элементы управления различных типов, например:

- Форматированный текст, Обычный текст ‑ для ввода текста;

- Поле со списком, Раскрывающийся список – для выбора значения из списка;

- Флажок – для включения и отключения некоторого режима.

Для вставки элемента управления необходимо:

1. На вкладке Разработчик в группе Элементы управления включить режим Конструктор.

2. Установить курсор в место вставки.

3. На вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкнуть по кнопке, соответствующей элементу нужного типа.

Замечание: элемент управления Флажок находится в списке кнопки Инструменты из предыдущих версий.

4. При необходимости изменить пояснительный текст элемента управления.

5. На вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкнуть по кнопке Свойства.

6. В открывшемся диалоговом окне Свойства элемента управления содержимым установить нужные свойства.

Для формирования списка элементов Поле со списком и Раскрывающийся список надо:

1. в диалоговом окне Свойства элемента управления содержимым в группе Свойства раскрывающегося списка щелкнуть по кнопке Добавить;

2. В открывшемся окне в поле Краткое имя ввести значение.

3. Повторить эту операцию для всех значений списка.

4. Для удаления значения из списка выделить это значение и щелкнуть по кнопке Удалить.

Защита формы

1. На вкладке Разработчик в группе Элементы управления отключить режим Конструктор.

2. В группе Защитить открыть меню кнопки Защитить документ.

3. Установить режим Ограничить форматирование и редактирование.

4. В области задач в группе Ограничения на редактирование установить флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа.

5. В списке ограничений редактирования выбрать вариант Ввод данных в поля форм.

6. В группе Включить защиту щелкнуть по кнопке Да, включить защиту.

7. В открывшемся диалоговом окне Включить защиту ввести и подтвердить пароль для снятия защиты. Пароль не обязателен, но в этом случае снять защиту может любой пользователь.

8. В диалоговом окне Включить защиту щелкнуть по кнопке ОК (независимо от того, назначен пароль или нет).

Сохранение формы

1. В меню кнопки Office выбрать команду Сохранить или щелкнуть по кнопке Сохранить на панели быстрого доступа.

2. В открывшемся диалоговом окне Сохранение документа в области Папка выбрать Надежные шаблоны.

3. В поле Тип файла выбрать Шаблон Word.

4. В поле Имя файла ввести имя файла.

5. Щелкнуть по кнопке Сохранить.

Документ будет сохранен в папке Шаблоны с расширением.dotx.

Редактирование формы

Чтобы внести изменения в форму, нужно:

1. Открыть шаблон, в котором находится нужная форма.

2. На вкладке Разработчик в группе Защитить открыть меню кнопки Защитить документ.

3. Установить режим Ограничить форматирование и редактирование.

4. В области задач в группе Ограничения на редактирование щелкнуть по кнопке Отключить защиту.

5. Внести в форму нужные изменения.

6. Защитить форму.

7. Сохранить файл.

Заполнение формы

1. В меню кнопки Office выбрать команду Создать

2. В открывшемся диалоговом окне Создание документа в области Шаблоны выбрать Мои шаблоны.

3. Выбрать нужный шаблон.

4. Установить режим Создать документ.

5. Щелкнуть по кнопке ОК.

6. Заполнить форму:

- для перемещения по полям формы использовать клавишу Tab;

- для заполнения текстового поля ввести данные с клавиатуры;

- чтобы ввести значение в поле со списком, щелкнуть по этому полю и выбрать из списка нужный вариант;

- чтобы изменить значение флажка, щелкнуть по нему.

- для ввода даты щелкнуть по кнопке раскрытия списка и выбрать дату с помощью календаря.

7. Сохранить файл в формате документа Word.

Практическая работа 8

Формы

1. Создать форму Карточка сотрудника со следующим текстом и элементами управления:

Фамилия И. О.: форматированный текст

Высшее образование: флажок

Отдел: раскрывающийся список

Должность: поле со списком

Дата найма: дата

2. Создать несколько документов, заполнив созданную форму.

3. Создать форму Товары:

ТОВАРЫ
Наименование товара
Поставщик
Тип
Цена
	На складе	Ожидается	Минимальный запас	Поставки прекращены

Характеристики элементов управления:

- Наименование товара: форматированный текст.

- Поставщик: раскрывающийся список.

- Тип: поле со списком.

- Цена: обычный текст.

- На складе: обычный текст.

- Ожидается: обычный текст.

- Минимальный запас: обычный текст.

- Поставки прекращены: флажок.

Данные взять из следующей таблицы:

Наимено-вание товара	Поставщик	Тип	Цена	На складе	Ожидается	Минималь-ный запас	Поставки прекращены
Pavlova	Pavlova, Ltd	Конди-терские изделия	69750 р.				Да
Alice Mutton	Pavlova, Ltd	Мясо/ птица	175500 р.				Да
Nuss-Nougat Creme	АО Германия-Россия	Конди-терские изделия	63000 р.				Нет
Schoggi Schokolade	АО Германия-Россия	Конди-терские изделия	197550 р.				Нет
Vegie-spread	Pavlova, Ltd	Приправы	57500 р.				Нет
Chai	ООО Экзотика	Напитки	81000 р.				Нет
Aniseed Syrop	ООО Экзотика	Приправы	45000 р.				Нет

4. Создать несколько документов, заполнив созданную форму.

12. Разработка макрокоманд

Если необходимо многократно выполнять некоторую последовательность действий, лучше это делать с помощью макроса. Для быстрого запуска макроса можно назначить ему кнопку на панели инструментов, команду меню или сочетание клавиш.

Макрос – это программа на языке Visual Basic for Aapplication (VBA). Существует два способа создания макросов:

- ввод программного кода в модуль;

- запись действий с помощью рекордера.

Рекордер – средство для преобразования действий пользователя в программу на языке VBA.

Запись макроса включает четыре основных шага.

I. Задание стартовых условий для макроса.

Рекордер записывает все действия пользователя. Например, если запустить рекордер, а затем открыть документ и выделить фрагмент текста, эти действия станут частью макроса: макрос всегда будет открывать именно этот документ и выделять в нем один и тот же фрагмент текста. То есть в приведенном примере задать стартовые условия – значит открыть документ и выделить в нем фрагмент текста.

II. Запуск рекордера: присвоение имени макросу, выбор места хранения, связывание с кнопкой на панели быстрого доступа, назначение сочетания клавиш для быстрого запуска.

Имена макросов должны начинаться с буквы. Могут включать буквы и цифры. Не могут включать пробелы и знаки препинания. Длина имени макроса в Microsoft Word – до 80 символов.

III. Выполнение действий, которые необходимо записать.

Чтобы не делать ошибок во время записи макроса (все ошибки будут записаны), надо заранее составить четкий план действий.

IV. Остановка рекордера.

Запись макроса

1. Задать стартовые условия для макроса.

2. На вкладке Вид в группе Макросы открыть меню кнопки Макросы и выбрать команду Запись макроса.

3. В открывшемся диалоговом окне в поле Имя макроса ввести имя создаваемого макроса.

4. В поле Макрос доступен для выбрать место, в котором будет храниться макрос.

Макросы сохраняются в файле документа (формат.docm) или в файле шаблона документа (формат.dotm). В первом случае его можно будет использовать только в данном документе, во втором – во всех документах, созданных на основе данного шаблона.

5. Выполнить одно из следующих действий:

- если не надо назначать сочетание клавиш для быстрого запуска макроса или добавлять кнопку, связанную с макросом, на панель быстрого доступа, команду меню, щелкнуть по кнопке ОК, чтобы начать запись.

- для назначения только сочетания клавиш для быстрого запуска щелкнуть по кнопке клавишам, в открывшемся диалоговом окне Настройка клавиатуры в списке Категории выбрать Макросы, в списке Команды выбрать имя макроса, в поле Новое сочетание клавиш ввести сочетание клавиш, щелкнуть по кнопке Назначить, затем – по кнопке Закрыть;

- чтобы связать макрос с кнопкой на панели быстрого доступа, щелкнуть по кнопке кнопке, в открывшемся диалоговом окне Параметры Word выбрать имя создаваемого макроса, щелкнуть по кнопке Добавить, затем – по кнопке ОК;

- чтобы одновременно и назначить сочетание клавиш, и добавить кнопку на панель быстрого доступа, щелкнуть по кнопке кнопке, в открывшемся диалоговом окне Параметры Word выполнить действия для добавления связанной с макросом кнопки на панель быстрого доступа (см. предыдущий пункт), затем, находясь в этом же окне, щелкнуть по кнопке Настройка и в диалоговом окне Настройка клавиатуры назначить сочетание клавиш для запуска макроса, после чего закрыть окно Настройка клавиатуры щелчком по кнопке Закрыть, затем закрыть окно Параметры Word щелчком по кнопке ОК.

После выполнения любого из этих действий будет запущен рекордер.

6. Выполнить действия, которые следует включить в макрос.

Следует иметь в виду, что действия, проделанные в окне документа с помощью мыши, не записываются. Для записи таких действий, как выделение текста или перемещение курсора необходимо использовать клавиатуру. Мышь может быть использована только для выбора команд или параметров.

Можно приостановить запись макроса, выбрав в меню кнопки Макросы команду Пауза: выполненные после этого действия не будут записаны. Для возобновления записи в меню кнопки Макросы выбрать команду Возобновить запись.

7. Для окончания записи макроса в меню кнопки Макросы выбрать команду Остановить запись.

Добавить на панель быстрого доступа связанную с макросом кнопку и назначить сочетание клавиш для быстрого запуска макроса можно и после его создания (если этого не было сделано в процессе создания):

1. Щелкнуть по кнопке Office.

2. В открывшемся окне щелкнуть по кнопке Параметры Word.

3. Открыть вкладку Настройка.

4. Далее действовать так же, как при создании макроса (см. п. 5, г).

Выполнение макроса

1. На вкладке Вид в группе Макросы открыть меню кнопки Макросы и выбрать команду Макросы.

2. В открывшемся диалоговом окне в поле Имя выбрать имя нужного макроса.

3. Щелкнуть по кнопке Выполнить или нажать клавишу Enter. Можно также дважды щелкнуть по имени макроса.

Кроме того, макрос можно запустить с помощью назначенного ему сочетания клавиш или кнопки на панели быстрого доступа.

Удаление макроса

1. На вкладке Вид в группе Макросы открыть меню кнопки Макросы и выбрать команду Макросы.

2. В открывшемся диалоговом окне в поле Имя выбрать имя макроса, который следует удалить.

3. Щелкнуть по кнопке Удалить.

4. Подтвердить удаление.

Удаление с панели быстрого доступа связанной с макросом кнопки

1. Щелкнуть по кнопке Office.

2. В открывшемся окне щелкнуть по кнопке Параметры Word.

3. Открыть вкладку Настройка.

4. В списке Настройка панели быстрого доступа выделить имя макроса, кнопку которого надо удалить.

5. Щелкнуть по кнопке Удалить.

6. Щелкнуть по кнопке ОК.

Удаление сочетания клавиш для быстрого запуска макроса

1. Щелкнуть по кнопке Office.

2. В открывшемся окне щелкнуть по кнопке Параметры Word.

3. Открыть вкладку Настройка.

4. Щелкнуть по кнопке Настройка.

5. В открывшемся окне в списке Категории выбрать Макросы.

6. В списке Макросы выбрать имя макроса.

7. В списке текущие сочетания выбратьсочетание клавиш, которое нужно удалить.

8. Щелкнуть по кнопке Удалить.

9. Щелкнуть по кнопке Закрыть.

10. Щелкнуть по кнопке ОК.

Практическая работа 9