Документирование ревизии

Материалы ревизии состоят из акта ревизии и надлежаще оформленных приложений к нему, на кᴏᴛᴏᴩые имеются ссылки в акте ревизии (документы, копии документов, ϲʙᴏдные справки, объяснения должностных и материально ответственных лиц и т. п.).

Акт проверки будет результатом кропотливой работы группы ревизоров и официальным документом для принятия решений по проведенной ревизии, вплоть до возбуждения уголовного дела. Записи в акте крайне важно излагать на базе проверенных фактов, вытекающих из имеющихся документов, материалов встречных проверок, инвентаризаций и других данных.

Акты должны содержать вступительную, описательную и результативную части.

Во вступительной части демонстрируется следующее:

1. полное наименование учреждения, в кᴏᴛᴏᴩом проводится ревизия, его организационно-правовая форма и адрес;

2. фамилии участвующих в ревизии должностных лиц ревизуемого учреждения, ответственных за ведение бухгалтерского учета и представление отчетности;

3. основание для проведения ревизии, ее вид, мотивы ее проведения;

4. время предыдущей ревизии, период, за кᴏᴛᴏᴩый проводится ревизия, и вопросы, подлежащие выяснению;

5. даты начала и окончания ревизий, должности и фамилии должностных лиц, проводящих ревизию.

В описательной части демонстрируется следующее:

1. конкретные факты и действия, указывающие на нарушение порядка ведения бухгалтерского учета, составления отчетности, использования бюджетных средств и средств внебюджетных фондов, налогового законодательства и др.;

2. каждый факт нарушений указывается в акте самостоятельно с указанием времени его совершения, стоимостной оценки, сделанных бухгалтерских проводок и со ссылками на ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующие первичные документы;

3. при указании фактов нарушений должна быть дана ссылка на нарушенные законодательные и нормативные акты с указанием их конкретных статей и пунктов.

При ϶ᴛᴏм крайне важно иметь в виду, что нормативные документы министерств и ведомств вступают в силу только после регистрации их в Минюсте России. В результативной части акта обобщаются выявленные факты нарушений в виде выводов и даются предложения по их устранению.

Данные промежуточных актов включают в ϲʙᴏдный акт в кратком изложении и только при наличии выявленных нарушений. Промежуточные акты подписывают ревизующие и ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙующие должностные лица, ответственные за сохранность денежных и материальных ценностей. Стоит сказать, для наибольшей краткости изложения не следует загромождать акт подробной информацией (таблицами цифровыми данными, выявленными в процессе проверки). В ϶ᴛᴏм случае достаточно привести в акте 1–2 примера и общий результат, а подробную опись нарушений приложить к акту за подписью ревизора и главного бухгалтера учреждения.

Перед подписанием акта ревизор знакомит с его содержанием руководство учреждения и работников бухгалтерии и при наличии обоснованных возражений вносит исправления в акт до его подписания.

На все нарушения крайне важно потребовать от руководителя, уполномоченных и виновных лиц объяснения в ходе проверки или по обстоятельствам в течение 3 дней после подписания акта, о чем производится запись в акте перед подписями.

Акт проверки составляется в двух экземплярах за подписью ревизора, руководителя учреждения и главного бухгалтера.

При наличии возражений или пояснений по акту подписывающие делают об ϶ᴛᴏм оговорку перед ϲʙᴏей подписью и представляют письменные возражения или пояснения в 10-дневный срок с момента подписания акта.

В тех случаях, когда принятыми в ходе проверки мерами не обеспечивается полное устранение всех выявленных нарушений, ревизор разрабатывает проект приказа об устранении выявленных нарушений и представляет на рассмотрение руководству, назначившему ревизию.

По результатам ревизии, которые отражены в рабочих документах, ревизоры составляют акты ревизии, которые подразделяют на основные, частные, промежуточные и разовые.

Основной акт отражает результаты ревизии хозяйственно-финансовой деятельности проверяемой организации. Его составляют по завершении ревизии после того, как все установленные факты найдут отражение в других видах актов.

Частные промежуточные акты составляются в тех случаях, когда выявленные недостатки и нарушения требуют срочного принятия мер по их устранению или наказанию виновных лиц. Промежуточные акты подписывают руководители и члены ревизионной бригады, а также виновное должностное лицо. К акту прилагаются объяснительная записка или возражения.

Разовые акты составляют при проверке отдельных операций: проверка цен, контрольная покупка товаров, проверка полновесности блюд, инвентаризация денежных средств и других товарно-материальных ценностей, расчетов с поставщиками и покупателями и т.п.

Выявленные факты нарушений целесообразно отражать в «Ведомости установленных ревизией нарушений». В этой ведомости все факты нарушений фиксируют со ссылкой на учетный регистр и документ с указанием нарушенного положения и лица, виновного в нарушении. Итоги ведомости нарушений включают в обобщающий акт, а ведомость прилагают к акту.