Оформление результатов комплексной ревизии

ТЕМА 7. Порядок составления обобщающего документа о результатах ревизии

Оценка состояния бухгалтерского учета в организации железнодорожного транспорта

Перед началом ревизии необходимо ознакомиться с организацией работы бухгалтерии, укомплектованностью штатов, распределением обязанностей между работниками бухгалтерии, наличием должностных инструкций, текучестью кадров.

Необходимо обратить внимание на обеспечение бухгалтерии законодательными документами, инструкциями и другими действующими нормативными документами по бухгалтерскому учету.

Для того, чтобы определить основные приемы ревизии, ревизору следует ознакомиться с применяемыми формами бухгалтерского учета, автоматизацией учетного процесса, применением унифицированных форм первичной учетной документации.

Ревизор выявляет своевременность предоставления первичных документов другими подразделениями, знакомится с актами предыдущих проверок.

В завершении этого этапа делается общий вывод о соблюдении порядка ведения учета и о состоянии системы внутреннего контроля организации.

Результаты комплексной ревизии оформляются промежуточ­ными и основным актами.

Промежуточный акт составляется для оформления результатов ревизии какого-либо участка деятельности ревизуемого предприя­тия в процессе проверки всей совокупности объектов контроля. Так, промежуточные акты составляются по результатам ревизии кассы, инвентаризации материальных ценностей, готовой продукции и ос­новных средств, наличия денег у подотчетных лиц, состояния рас­четов с дебиторами и кредиторами, работы вспомогательных про­изводств, при контрольных обмерах и проверках качества выпол­ненных строительно-монтажных работ и т. п.

Промежуточные акты подписываются членами ревизионной группы, которые участвовали в ревизии данного участка деятель­ности ревизуемого предприятия, и должностными лицами, отве­чающими за этот участок работы. Обобщенные данные промежу­точных актов отражаются в основном акте комплексной ревизии. Промежуточные акты пронумеровываются и прилагаются к основному акту, в котором отражаются результаты проведенной комплексной ревизии.

Основной акт предназначен для оформления и отражения ре­зультатов комплексной ревизии экономической дея­тельности предприятия. Основной акт служит основанием для принятия решения руководителем ревизующего органа по резуль­татам проведенной ревизии.

В основной акт ревизии должны включаться всесторонне про­веренные и документально обоснованные факты. Он должен быть написан простым и ясным языком, а изложенные в нем факты не­достатков в работе, бесхозяйственности, расточительства, преступ­ной халатности, нарушений и злоупотреблений должны быть осве­щены сжато, точно и объективно. По каждому факту, отражен­ному в акте, должно быть четко изложено его содержание со ссыл­кой на нарушение нормативного регулирования, а также объяснениями должностных лиц они обосновываются, кто допустил нарушение (должность, фамилия, имя и отчество); каким образом было отдано это распоряжение; размер нанесенного материального ущерба или другие последствия. В акте ревизии нельзя отражать факты, основанные на заявлениях отдельных лиц и не подтвержденные документальными данными.

Акт документальной ревизии составляется в 2—3 экземплярах, при этом один экземпляр направляется в вышестоящую организацию, второй — остается в реви­зуемой организации, а третий при необходимости передается непосредственно в правоохранительные ор­ганы.

Наравне с другими материалами акт ревизии будет оцениваться в процессе предварительного и судебного следствия. В процессе доказывания материалы ревизии широко используются при установлении суммы ущер­ба, причиненного преступлением; способов сокрытия недостач и хищений в документах и записях учета; при уточнении круга лиц, принимавших участие в преступ­лении.

Акты документальной ревизии в обязательном по­рядке используются и при доказывания преступлений, совершенных работниками ревизионного аппарата.

Окончательная редакция излагаемых фактов нарушений при­нимается после получения от виновных должностных лиц соответ­ствующих объяснений и перепроверок их возражений по существу.

Излагая материалы ревизии, нельзя прибегать к формулиров­кам, квалифицирующим действия должностных лиц ревизуемого предприятия. Основной акт ревизии не следует загромождать описанием структуры ревизуемого предприятия, изложением отчетных пока­зателей.

В основном акте ревизии излагаются итоговые данные и содер­жание этих нарушений, и делается ссылка на соответствующее приложение.

Приложения к основному акту ревизии подписывают ревизор, главный бухгалтер и другие должностные лица ревизуемого пред­приятия, ответственные за приведенные факты.

В основном акте ревизии не должно быть помарок, подчисток и неоговоренных исправлений.

Построение основного акта комплексной ревизии строго не рег­ламентировано. Во внутренних инструкциях о порядке проведе­ния ревизий экономической деятельности приводятся схемы основных актов комплексной ревизии.

Акт может содержать следующие разделы:

Вступительная часть (наименование и подчиненность ревизуе­мого предприятия, состав ревизионной группы, на основании ка­кого документа проведена ревизия, за какой период, фамилии и инициалы руководителей ревизуемого предприятия и время их работы в ревизуемом периоде, какие участки деятельности под­вергнуты сплошной проверке и др.);

Основная часть, в которой обоснованно отражаются все факты нарушений со ссылкой на нормативные документы. Все замечания могут располагаться по разделам проверки.

Выводы и предложения, где содержаться общие выводы по проведенной ревизии, предложения по недопущению выявленных нарушений в организации.

Получив письменное возражение, ревизионная группа рассма­тривает его, при надобности перепроверяет оспариваемые факты и дает соответствующее заключение, ссылаясь на достоверные документальные данные.

Основной акт комплексной ревизии, выводы и предложения по ее результатам руководитель ревизионной группы сдает руководи­телю контрольно-ревизионной службы ревизующего органа, кото­рый делает отметку на последней странице акта ревизии: «Акт ревизии принят» (ставится подпись и дата принятия акта).