Книга регистрации приказов по личному составу

В книгу регистрации приказов по личному составу можно также включить графу «Отметка о выдачи копии приказа работнику». В ней будет отражено выполнение обязанности работодателя по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать ему копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ).

Как правило, при регистрации приказов по личному составу применяется система индексации.

Приказы по личному составу и приказы по основной деятельности регистрируются и хранятся отдельно. Чтобы разделить массивы этих документов, к порядковому номеру приказов по личному составу можно добавлять буквенное обозначение: «к» или «лс».

Отдельные буквенные обозначения могут иметь и группы кадровых приказов, если предполагается их регистрировать и хранить отдельно. Например: «о» - для приказов о предоставлении отпусков, «ком» - для приказов о направлении работников в командировку и т. д.

ОЗНАКОМЛЕНИЕ РАБОТНИКА С ПРИКАЗОМ

С содержанием приказов по личному составу работников следует ознакомить под роспись. В унифицированных формах для этого предусмотрена отдельная строка. При оформлении приказа на бланке организации также следует заготовить место, чтобы работник, ознакомившись с содержанием приказа, поставил личную подпись и дату ознакомления.

В отношении отдельных приказов закон предусматривает сроки ознакомления с ними работников.

Так, приказ о наложении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе.

С приказом об увольнении работник должен быть ознакомлен под роспись в день увольнения.

Когда сроки законом не установлены, затягивать с ознакомлением работников с содержанием приказа тем не менее не следует.

Возможны случаи, когда ознакомить работника с приказом невозможно ввиду его отсутствия на работе или в связи с тем, что он отказался ознакомиться с документом. Для приказов о наложении дисциплинарного взыскания и об увольнении на этот счет предусмотрены специальные правила.

Правило 1. При отказе работника письменно подтвердить факт ознакомления с приказом об этом составляется соответствующий акт.

Правило 2. Если работника невозможно ознакомить с приказом под роспись, об этом делается соответствующая отметка на приказе.

На приказе об увольнении, с которым работник отказался ознакомиться под роспись и о чем был составлен акт, может быть сделана отметка следующего содержания:

От ознакомления с приказом под роспись
работник отказался (акт от 12.12.2011 № 112-а)
Инспектор по кадрам Соловьева В.К. Соловьева
12.12.2011

Рекомендуем руководствоваться данными правилами в отношении любого приказа по личному составу, если невозможно ознакомить работника с ним под роспись.

Личная карточка формы Т-2.

Личная карточка формы Т-2 является основным учетным документом, заполняется на всех работников организации (постоянных, временных, совместителей и т. д.) и составляет картотеку персонала организации.

Карточка заполняется работниками кадровых служб организации на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документов об образовании или квалификации, решения аттестационной комиссии и т. д.) и хранится в отделе кадров организации.

Личная карточка формы Т-2 является учетным документом качественного и количественного учета персонала и постоянно отслеживается работниками кадровых служб организации и имеет трафаретную форму.

Характеристика работника – это официальный документ, выдаваемый руководством организации работнику по его личной просьбе.

В характеристике приводится отзыв о служебной деятельности работника, оценка его деятельности и моральных качеств и другие сведения по просьбе работника.

Характеристика оформляется на общем бланке организации и имеет реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; указание должности лица, которому выдается характеристика; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи должностных лиц и печать организации.

В тексте характеристики выделяют логически связанные между собой составные части: анкетные данные работника; данные о трудовой деятельности в организации; оценку моральных и деловых качеств, отношение к работе, взаимоотношения в коллективе, поощрения и взыскания работника; вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Анкета – это документ, содержащий основные автобиографические данные работника, заполняемый собственноручно по трафаретной форме на основании подлинных документов в присутствии работников кадровой службы организации и заверяемый печатью организации.

Автобиография – это документ, заполняемый работником собственноручно, и содержащий основные сведения о его биографии.

Автобиография типового формуляра оформления не имеет и составляется в произвольной форме на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу. Все сведения в автобиографии даются в хронологическом порядке и должны отражать жизненный путь работника, его квалификацию и общественную деятельность.

В автобиографии обычно указывают; название документа; справочные данные о рождении и проживании работника; сведения о родителях и семье работника; образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и занимаемую должность; награды и поощрения; участие в общественной работе и другие сведения; дату составления. Автобиография подписывается ее автором.

Личное дело работника. В личное дело, заводимое на работника при приеме его на работу, представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике. В личное дело помещают следующие документы: заявление; личную карточку по форме Т-2; приказ о приеме на работу; автобиографию; анкету; трудовой договор; копии документов об образовании и другие документы, по решению организации, относящиеся к работнику.

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина и служащий для установления его общего, непрерывного и специального стажа работы.

Порядок заполнения трудовой книжки регламентируется ТК РФ и другими нормативными актами.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников организаций, независимо от их формы собственности, проработавших в организации свыше пяти дней, (в том числе на сезонных и временных работников, работающих по договору, нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию).

Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. На лиц, работающих по совместительству в других организациях, трудовые книжки не заводятся.

Граждане, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время последней работы, должны быть заверены подписью руководителя организации или уполномоченного на это должностного лица и печатью организации.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

Трудовая книжка является документом, требующим точного оформления. Все записи в трудовой книжке производятся аккуратно, перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Всякие рода сокращения при внесении записей в трудовую книжку не допускаются.

При оформлении в трудовую книжку вносятся:

1) сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

2) сведения о работе: прием на работу, перевод на другую должность, увольнение с работы;

3) сведения о награждениях и поощрениях, присвоениях почетных и специальных званий, предусмотренных действующим законодательством;

4) сведения об открытиях, изобретениях и рационализаторских предложениях, подтвержденных соответствующими документами и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не записываются. Однако увольнение с работы за нарушение трудовой дисциплины (как и по другим основаниям) всегда отмечается в трудовой книжке с точным указанием причин увольнения.

Работник имеет право периодически контролировать правильность ведения его трудовой книжки.

Оформленная трудовая книжка выдается работнику под расписку в день его увольнения. В других случаях, по просьбе работника, ему выдается заверенная выписка сведений о работе из трудовой книжки.

Руководство организации не имеет права задерживать выдачу трудовой книжки уволенному работнику.

Трудовые книжки, не полученные их владельцами после увольнения, хранятся в течение двух лет в отделе кадров организации, а затем сдаются на хранение в архив. На сданные в архив трудовые книжки составляются опись и акт, копии которых хранятся в кадровой службе организации.

По истечении установленного срока хранения трудовые книжки уничтожаются установленным порядком.