Абревіатури та графічні скорочення у документах

Дотримуючись вимоги максимально стислого письма під час укладання ділових паперів, на позначення понять чи значень широко користуються загальноприйнятою системою стандартних скорочень.

Розрізняють два основні види скорочень:

1. Лексичні (абревіатури) – складноскорочені слова, утворені шляхом вилучення частини літер, що входять до їхнього складу, або з частин слів: ПДВ (податок на додану вартість), заввідділу (завідувач відділу), міськком (міський комітет), райвиконком (районний виконавчий комітет).

2. Графічні, які використовуються на письмі для скороченого позначення слів: обл. (область), кв. (квартира), екз. (екземпляр), арк. (аркуш).

Лексичні скорочення (абревіатури) функціонують як самостійні слова. Графічні ж скорочення не є словами й використовуються лише на письмі. На відміну від абревіатур, графічні скорочення обов’язково розшифровуються і читаються повністю.

Розрізняють такі типи лексичних скорочень:

1. Ініціальні скорочення – утворені з початкових літер слів й означають поняття. Вони поділяються:

а) буквені – читаючи їх, треба вимовляти літери: КЗпП (Кодекс законів про працю), ЖБК (житлово-будівельний комплекс);

б) звукові – читаючи їх, вимовляють звуки: ВАК (вища атестаційна комісія);

в) літерно-звукові (змішані) – частина слова вимовляється за літерами, частина – звуками: ЖЕК (житлово-експлуатаційна контора).

2. Складні слова – утворені з частин складів слів: завгар, райком.

3. Частково скорочені слова – утворені з частини або частин слів і повного слова: Донвугілля, Укрнафта, госпрозрахунок, заввідділу, техпрацівник.

4. Усічення: зам (замісник), зав. (завідувач), акад. (академік), доц. (доцент). Слово скорочується до першого приголосного або до останнього у складі, якщо це дозволяє правильно розгорнути скорочення у повне слово: філософ. – філософський, філол. – філологічний, висотн. – висотний.

5. Змішаного типу (комбіновані): НДІторгмаш, ХарБТІ.

Розрізняють декілька типів графічних скорочень:

- крапкові – ст. (станція, старший, стаття, століття), див. (дивись), ім. (імені), с. (сорт, село, сторінка), м. (місто), д. (дім), ін. (інший), кв. (квадратний, квартал, квартира), сел. (селище), тис. (тисяча), ц.р. (цього року);

- дефісні – р-н (район), т-во (товариство), ф-ка (фабрика), ін-т (інститут);

- дробові – р/р (розрахунковий рахунок), п/с (поштова скринька), п/р (поточний рахунок), б/у (який був у вжитку), а/с (абонентська скринька).

- нульові – на позначення фізичних величин, валюти (лише після цифрових назв і без крапки): г (грам), кг (кілограм), л (літр), га (гектар), мм (міліметр), Р (рентген), см (сантиметр), т (тонна), млрд (мільярд).

Графічні скорочення, як правило, не подвоюються, виняток становлять: рр. (роки), пп. (пункти).

Використовуючи абревіатури і графічні скорочення, слід дотримуватися таких вимог:

1. Скорочення повинно бути зрозумілим, загальноприйнятим. Бажано використовувати стандартні скорочення.

2. Скорочення не повинно збігатись за формою зі словом або скороченням, уже наявним у мові: ДонДу (Донецький державний університет), ДДУ (Дніпропетровський державний університет).

3. Скорочене слово чи словосполучення повинно зберігати однакову форму в одному тексті: скорочуючи слово пан один раз формою п., другий пан, порушується однотипність документа.

4. Не можна перевантажувати текст графічними скороченнями.

5. Не можна скорочувати імена та імена по батькові (крім ініціалів ): Ол-др Петров; псевдоніми: П.Мирний – Панас Мирний, Л.Українка – Леся Українка; подвійні прізвища: К.-Карий – Карпенко-Карий.