Основные режимы работы

Табличный процессор MS Excel

Познакомимся с основными свойствами табличного про­цессора MS Excel.

Назначение. С помощью MS Ехсеl создается документ, ко­торый называется электронной таблицей. Электронная табли­ца формируется в оперативной памяти компьютера. В даль­нейшем ее можно просматривать, изменять, записывать намагнитный диск для хранения, печатать на принтере.

Файлы, хранящие электронные таблицы, имеют расширение xls. Один файл может хранить многотабличную книгу, содержа­щую несколько листов-таблиц, а также листов-диаграмм.

Среда. Среда MS Ехсеl представлена На рис. Она име­ет традиционный вид окна для приложений MS Windows. Опишем ее элементы в последовательности сверху вниз.

Титульная строка содержит название документа и кноп­ки управления окном.

Главное меню содержит основные команды управления электронной таблицей; представляет собой иерархическую систему команд. Команды, вызывающие открытие подменю, можно назвать режимами. Исполняемые команды иниции­руют определенные действия над электронно~ таблицей.

Панель инструментов содержит пиктограммы для вызова наиболее часто выполняемых команд. Среди них есть коман­ды, как характерные для многих приложений Windows, так и специфические для MS Excel.

Строка ввода предназначена для отражения вводимых в текущую ячейку данных. Адрес текущей ячейки отражен в левой части строки (отдельное окошко). в этой строке мож­но просмотреть и отредактировать хранимую в ячейке фор­мулу; в самой ячейке пользователь при этом может видеть результат вычисления по формуле.

Рабочее поле содержит главную часть электронной таб­лицы - ячейки.

Табличный курсор (прямоугольная рамочка) выделяет текущую ячейку. На рис. текущей является ячейка В2. В MS Excel максимальный номер строки равен 65536, а по­следний столбец имеет имя IV (вceгo 256 столбцов).

Ярлыки листов позволяют переходить от одного листа ра­бочей книги к другому.

Строка подсказки отражает текущий режим работы таб­личного процессора. Здесь же выводятся сообщения пользова­телю о возможных действиях при данном состоянии таблицы.

Вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки пред­назначены для перемещения окна по электронной таблице.

Основные режимы работы

Режим готовности (Готово). В этом режиме происходит выбор текущей ячейки или выделение блока ячеек.

Режим ввода данных (Ввод). Происходит посимвольный

ввод данных с клавиатуры в текущую ячейку.

Режим редактирования (Правка). Используется при необ­ходимости отредактировать содержимое ячейки без полной его замены.

Режимы главного меню. Каждый элемент главного меню предоставляет пользователю выбор команд и подрежимов из иерархической системы меню. После выполнения команды происходит возврат к режиму готовности.

Кроме перечисленных основных режимов работы ТП можно говорить о режимах отображения таблицы.

Режимы отображения таблицы. В ячейках, хранящих формулы, могут отображаться результаты вычисления по формулам или сами формулы. Первый режим называется режимом отображения значений, второй - режимом ото­бражения формул. Рабочим состоянием таблицы является режим отображения значений. Режим отображения формул может использоваться при формировании и отладке табли­цы. Изменение режима отображения производится по алго­ритму: выполнить команду Сервис + Параметры выбрать вкладку Вид, установить переключатель (флажок) Форму­лы. Галочка в рамке переключателя обозначает режим ото­бражения формул; при отсутствии галочки работает основ­ной режим - режим отображения значений.

Система команд

Команды MS Excel организованы в иерархическую систе­му, верхним уровнем которой является главное меню. Кроме того, выполнение команд может инициироваться через па­нель инструментов, контекстное меню, «горячие клавиши».

Команды редактирования таблицы (меню) позволяют манипулировать с фрагментами таблицы: удалять, копировать, перемещать, вставлять. Вставка и уда­ление столбцов или строк приводят к сдвигу других строк или столбцов таблицы. При этом действующая в таблице от­носительная адресация автоматически модифицирует фор­мулы в соответствии с их изменившимися адресами. Прием копирования позволяет быстро строить большие таблицы, содержащие однотипные элементы.

Команды форматирования (меню) позволяют из­менять внешний вид таблицы, ее оформление. К элементам формата относятся:

• вид выравнивания данных относительно границ ячейки;
• высота строки и ширина столбца;
• тип, начертание и размер шрифта;
• формат представления чисел (обычный, экспоненциаль­ный, разрядность);
• вид разлиновки таблицы;
• цвет фона и пр.

В электронной таблице действует некоторый набор стан­дартных параметров формата «по умолчанию». Командами форматирования его можно изменять как по отношению ко всей таблице, так и в отдельных ее фрагментах.

Команды работы файлами (меню) включают в себя стандартный набор команд, позволяющих открывать и сохранять файлы, организовывать вывод на печать получен­ного документа.

Работать с таблицей как с базой данных позволяет меню Данные. С некоторыми сервисными возможностями MS Ехсеl (меню) вы познакомитесь в последующих параграфах. С помощью меню Вид можно управлять средой табличного процессора.