Фильтрация данных в списке

Под фильтрацией понимается просмотр и отбор записей в базе данных (списке), отвечающих определенным условиям. Причем результаты фильтрации можно копировать, перемещать, распечатывать. MS Excel дает две возможности фильтрации – с применением команд Автофильтр и Расширенный фильтр. Автофильтр можно использовать лишь в том случае, если условия отбора определяются только по одному полю и их не более двух. Расширенный фил ьтр предлагает более широкий спектр возможностей – выбор по условиям, определяемым для нескольких полей, по множественным и вычисляемым условиям.

Для работы выберем команду ДанныеàФильтрàАвтофильтр. Ее выполнение влечет за собой появление кнопок раскрывающихся списков в строке заголовков полей. Раскрыв список в любом поле, можно получить набор всех значений, встречающихся в данном столбце, и ряд команд. В базе данных в поле «Должность» раскрывающийся список содержит следующую информацию: ассистент, преподаватель, доцент, профессор, а также команды Все, Первые 10…. Условие. Для выбранной информации о профессорах щелчком мыши выберите данную должность в списке. В результате на экран выводится только часть записей, все остальные данные являются временно скрытыми. Вернуть их можно с помощью команды Все.

Далее команда, условно названная Первые 10…, служит для отбора некоторого количества наибольших и наименьших значений. На экране появится окно Наложение условия по списку. Данная команда доступна только для числовых полей. Наибольший интерес представляет фильтрация на основе пользовательских критериев. Такую возможность обеспечивает команда Условие… Произведем фильтрацию данных по полю «Стаж работы». В раскрывающемся списке данного поля выполним команду Условие…, а далее в окне диалога Пользовательский автофильтр зададим одно или два условия фильтрации по данному столбцу. Например, выбор записей, где стаж работы – от 10 до 20 лет, условия должны выглядеть, как представлено на рис. 12.

Внимание! После каждой операции фильтрации выполнять команду Все раскрывающегося списка, иначе каждый следующий выбор будет делаться из тех записей, которые были выбраны на предыдущем шаге.