double arrow

Вычисление промежуточных итогов


Для сотрудников, занимающих одинаковую должность, подсчитаем средний стаж работы. Для этого используем команду ДанныеàИтоги. Однако предварительно в списке должны быть выделены группы сотрудников с одинаковой должностью, что достигается в процессе сортировки по полю «Должность». В окне диалога Промежуточные итоги (рис. 15) из списка При каждом изменении в выбирается поле «Должность», которое содержит группы; из списка Операция – функция Среднее; в поле Добавить итоги по – поле «Стаж работы», по которому и требуется вычислить итоги. Флажок Конец страницы между группами автоматически вставляет конец страницы после каждой группы данных. Флажок Итоги под данными разместит строки итогов под соответствующими данными, а строку полных итогов – последней строкой в таблице.

 
 

Рис. 14. Вычисление промежуточных итогов

Если установлен флажок Заменить текущие итоги, то все итоги в списке заменяются новыми, в противном случае текущие итоги сохраняются, и к ним добавляются новые. Однако это имеет значение лишь тогда, когда процедура подведения итогов в списке реализуется не в первый раз. Для избавления от созданных итогов выполните команду ДанныеàИтоги и щелкните по кнопке Убрать всев окне диалога.

Консолидация данных

Процедура консолидации позволяет сводить вместе однотипные данные из одной или нескольких областей-источников, расположенных в различных файлах или в различных областях одного файла.

При консолидации данных предварительно необходимо определиться, где будет располагаться область назначения консолидируемой информации, т.е. куда поместить результирующую таблицу.

 
 

При консолидации данных из табл. 1 и 2 на рис. 15 определим область назначения на том же рабочем листе.

Рис. 15. Консолидация данных

Проделайте следующие операции:

· поместите курсор в ячейку А30, начиная с которой будет выведена консолидированная информация;

· выполните команду меню ДанныеàКонсолидация;

· в окне диалога Консолидация в раскрывающемся списке Функция укажите функцию Сумма для использования при консолидировании данных;

· переместите курсор в поле Ссылка и последовательно сделайте ссылку на табл. 1 и табл. 2, т. е. на области-источники. Ссылку на нужную область проще всего сделать, выделив ее на рабочем листе при помощи мыши. Так как ссылки надо делать на несколько областей-источников, то после указания области табл. 1 обязательно щелкните по кнопке Добавить для перемещения ссылки в поле Список диапазонов, и только после этого укажите область табл. 2;

· область Использовать в качестве имен предназначается для указания, использовать или нет метки из первой строки (флажок подписи верхней строки) и из первого столбца (флажок значения левого столбца) облатей-источников;

· незадействованным остался только флажок Создавать связи с исходными данными, который используется для установления связей между областью назначения и областями-источниками для автоматического обновления результатов консолидации при изменении данных в областях-источниках.

В результате консолидации будет получена таблица, по виду идентичная табл. 1 и 2, каждая ячейка которой будет содержать сумму соответствующих значений из табл. 1 и 2.

В случае если области-источники располагаются на различных рабочих листах рабочей книги (например, на листах 1 и 2) и результирующую консолидируемую информацию необходимо поместить на отдельном рабочем листе (например, на листе 3), операция консолидации отличается лишь порядком указания ссылок на области-источники, которые в данном случае определяются ссылкой на лист и ячейки.

При консолидации данных из различных рабочих книг удобнее всего открыть все рабочие книги и разместить на экране рядом, используя команду меню ОкноàРасположить. Далее операция консолидации выполняется аналогично предыдущим случаям, за исключением того, что ссылки на области-источники в данном случае содержат полный путь к файлу и ссылки на рабочую книгу, лист и ячейки.

Макросы

Макрос – это способ автоматизации часто встречающихся операций. В простейшем случае макрос создается запоминанием ряда операций, выполняемых на компьютере, которые затем воспроизводятся. В Excel существуют два вида макросов: командный и функциональный.

Командный макрос – это последовательность команд в Excel и функциональный макрос –пользовательская функция, возвращающая значение.

Для создания макроса необходимо выполнить команду Сервис à Макрос àЗапись макроса. В меню Сервис выбрать команду Запись макроса и установить флажок относительные ссылки. Это позволяет использовать макрос в любой ячейке таблицы. Затем ввести имя макроса и его описание. Имя макроса должно быть записано записано на языке Excel, т.е. состоять только из букв, цифр и знака подчеркивания.

Щелкнуть по кнопке Параметры, диалоговое окно расширится, предоставив дополнительные операции, что даст возможность установить такие параметры как Сочетание клавиш, Описание макроса.Затем щелкнуть по кнопке [Ок]. Произойдет запись всех операций (включая и ошибки).

Когда работа будет окончена, остановить запись макроса, выполнив команду Сервис à Макрос àОстановить записьна специализированной панели для записи макроса.

Вопросы для самоконтроля

1. Что представляет собой база данных в Microsoft Excel?

2. Что является записями в базе данных Microsoft Excel?

3. Что является полями в базе данных Microsoft Excel?

4. Можно ли отобрать записи в базе данных по нескольким критериям?

5. Что понимается под фильтрацией в Microsoft Excel?

6. Для чего используется консолидация?

7. Что такое макрос и для чего он используется?


ЛИТЕРАТУРА

1. Алексеев А.П. Информатика 2001.М., 2001.

2. Бауэр Ф.Л. Гооз Г. Информатика. Вводный курс: В 2-х ч. /Пер. с нем. М., 1990.

3. Ваш компьютер. //Радиомир, , 2001, №№1 – 8.

4. Информатика для юристов и экономистов: Учебник. /Под ред. С.В.Симоновича , СПб., 2001.

5. Основы информатики: Учебн.пособие./А.Н.Морозевич, Н.Н. Говядинова, Б.А.Железко и др. / Под ред. А.Н. Морозевича. Мн., 2001.

6. Симонович С., Евсеев Г., Алексеев А. Общая информатика.М.,2000.

7. Шафрин Ю.А. Основы компьютерной технологии: Учебн.пособие.:М.:, 1996.

8. Экономическая информатика: Учебник. /Под ред. П.В.Конюховского, Д.Н. Колесова. СПб., 2000


ГЛОССАРИЙ

№ п/п Понятие Смысл понятия
1. Табличные процессоры Представляют собой комплексные средства для хранения различных типов данных и их обработки
2. Книга Наименование новой рабочей таблицы представляет собой совокупность нескольких рабочих листов
3. Рабочая книга Представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц
4. Столбцы Озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями и могут содержать до 256 столбцов, пронумерованных от A до IV
5. Строки Последовательно нумеруются числами от 1 до 65536 (максимально допустимый номер строки)
6. Ячейка На пересечении строк и столбцов образуются ячейки таблицы
7. Диапазон ячеек Обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например: А1:С15
8. Режим разметки страницы Можно увидеть отдельную часть электронной таблицы, которая будет, выводиться на печать с автоматической разбивкой на печатные листы
9. Обычный режим Позволяет увидеть электронную таблицу в наиболее удобном виде для ввода и восприятия введенной информации
10. Обычный числовой формат Используют для записи различных отвлеченных чисел: например: количества какой-либо продукции, процентной ставки, возраста и т.п.
11. Финансовый формат Используют для записи денежных сумм, отличающихся указанием денежной единицы (например, р.) и фиксированным числом знаков после десятичного разделителя (обычно две цифры, обозначающие копейки).
12. Текстовый формат Используют для записи текстовых строк и цифровых нечисловых данных
13. Запись формулы Всегда должен предшествовать знак «=»; нельзя использовать символы русского алфавита; необходимо учитывать последовательность выполнения математических операций
14. Ссылки Выполняют роль адресов ячеек, содержимое которых используется в вычислениях
15. Относительная адресация Адреса приводятся в соответствие с относительным положением исходной ячейки и создаваемой копии
16. Абсолютная адресация Адреса ссылок при копировании формулы не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как постоянная (нетабличная)
17. Циклическая ссылка Это случай, когда значение в ячейке зависит от нее самой, простейший вариант – ячейка содержит ссылку на саму себя.
18. Вызов функции Состоит в указании в формуле имени функции, после которого в скобках указывается список параметров
19. Ряд данных Группа ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца
20. Диаграмма Используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных
21. Базы данных Часто называются списками, поскольку они размещаются в таблицах, столбцы которых называются полями, а строки записями
22. Фильтрация данных Просмотр и отбор записей в базе данных (списке), отвечающих определенным условиям
23. Сортировка Процесс упорядочения записей в базе данных (списке) в соответствии с требованиями определенной задачи
24. Консолидация Позволяет сводить вместе однотипные данные из одной или нескольких областей-источников, расположенных в различных файлах или в различных областях одного файла

ТЕСТЫ

1. Для запуска табличного процессора EXCEL:

1. Необходимо из меню Программы выбрать пункт Microsoft Excel.

2. Нажать соответствующую кнопку на панели Office.

3. Любой из перечисленных способов.

2. Электронная таблица по умолчанию называется…

1. Лист.

2. Файл.

3. Документ.

4. Любой из перечисленных.

5. Книга.

3. Совокупность рабочих листов в EXCEL называется…

1. Книгой.

2. Листом.

3. Документом

4. Файлом.

5. Любой из перечисленных.

4. Новая рабочая книга состоит из…

1. 3 листов.

2. 16 листов.

3. 25 листов.

4. 30 листов.

5. Для редактирования введенных ранее данных в ячейку необходимо:

1. Выполнить двойной щелчок по ячейке, подлежащей редактированию.

2. Нажать клавишу F2, предварительно выделив ячейку.

3. Выделить необходимую ячейку и щелкнуть мышкой в строке формул.

4. Все перечисленное.

6. Можно ли поменять имя Лист 1 на другое?

1. Да, если дважды щелкнуть на ярлычке Лист 1.

2. Нет, так как это имя жестко закреплено.

7. Столбцы в EXCEL обозначаются…

1. Буквами латинского алфавита.

2. Цифрами.

3. Сочетанием буквы и цифры.

8. Строки в EXCEL обозначаются…

1. Буквами латинского алфавита.

2. Цифрами.

3. Сочетанием буквы и цифры.

9. Ячейка в Excel имеет свой адрес, который определяется…

1. Соответствующей строкой и столбцом.

2. Соответствующей строкой.

3. Соответствующим столбцом .

10. В ячейках можно расположит:

1. Текст.

2. Числа.

3. Формулы.

4. Все перечисленное.

11. Совокупность нескольких ячеек называется…

1. Группой.

2. Листом.

3. Книгой.

4. Диапазоном.

5. Любое из перечисленного.

12. Для выделения несмежных ячеек используется клавиша:

1. Ctrl.

2. Alt.

3. Shift.

4. Ctrl+Alt.

5. Любая из перечисленных.

13. Адреса ячеек в диапазоне разделяются:

1. Двоеточием.

2. Точкой с запятой.

3. Тире.

4. Точкой.

14. Для выделения строки (столбца) необходимо;

1. Щелкнуть мышкой по заголовку строки (столбца).

2. В меню Файлвыбрать команду Выделить строку(столбец).

3. Дважды щелкнуть мышкой в любом месте строки (столбца)

4. Любой из перечисленных методов.

15. Для расположения текста в таблице в несколько строк необходимо:

1. Выбрать ФорматàЯчейкиàВыравнивание и далее поставить флажок Переносить по словам.

2. Выбрать ФорматàЯчейкиàРавнение и далее поставить флажок Переносить по словам.

3. Выбрать ФайлàЯчейкиàВыравнивание и далее поставить флажок Переносить по словам

4. Все перечисленное.

16. Строка формул расположена:

1. Непосредственно над заголовками столбцов..

2. В нижней части экрана.

3. Над строкой меню.

4. Над панелями инструментов.

17. Команда Автозаполнение используется:

1. Для ввода данных, представляющих собой некоторый ряд.

2. Для ввода данных, представляющих только числовой ряд.

3. Для ввода данных, представляющих собой только текстовый ряд.

18. Любые формулы в Excel всегда начинаются:

1. Со знака "=".

2. Со знака "-".

3. Со знака " ' ".

4. Формулы вводятся без какого-либо знака перед ней.

19. Если данные в активной ячейке неверны, то их можно удалить следующим способом:

1. Начать ввод новых данных, старые данные будут замещены новыми.

2. Нажать клавишу Del.

3.Из меню Правка выбрать команду Очистить.

4. Любым перечисленным способом .

20. Для вставки нового рабочего листа необходимо:

1. Выделить рабочий лист, перед которым надо вставить новый и далее выбрать ВставкаàЛист.

2. выделить рабочий лист, за которым надо вставить новый и далее выбрать ВставкаàЛист.

3. Любой перечисленный способ .

21. Для переименования рабочего листа необходимо:

1. Дважды щелкнуть по ярлычку рабочего листа и ввести новое имя.

2. В контекстном меню выбрать команду Переименовать.

3. Выделить лист и выбрать ФорматàЛистàПереименовать.

4. Все перечисленное.


Сейчас читают про: