Разбивка на страницы

По мере заполнения страницы добавляются автоматически. Для правильного форматирования часто возникает необходимость начать новую страницу. Это необходимо для отделения заголовков, глав и других частей.

Вставка → Разрыв → начать новую страницу

В месте разрыва вставляется специальный непечатаемый символ.

Стили и шаблоны

Шаблон – файл, содержащий структуру, стили и инструменты, необходимые для создания документов (для отчетов, факсов, резюме, календарей, веб-страниц и т.д.).

Шаблон является заготовкой внешнего вида документа, помогает быстро создавать необходимый документ. Каждый документ основан на шаблоне. Шаблоны имеют расширение *.dot. По умолчанию используется шаблон Normal.dot. Можно применять пользовательские шаблоны.

Выбрать шаблон можно при создании документа. Для этого необходимо для создания использовать (Файл → Создать). Шаблон можно выбрать на области задач.

Область задач – область, в окне приложения MS Office, содержащая часто используемые команды. Эта область располагается справа от документа.

Шаблон можно выбрать после создания документа.

Формат → Тема →кнопка Библиотека стилей

Стиль – набор параметров форматирования, которые хранятся вместе под одним уникальным именем.

Например: Стиль Заголовок = Arial + 16 пт + жирный + по центру.

Различают стили для разных элементов: стиль знака (символа), стиль абзаца, стиль таблицы, стиль списка.

Использование стилей упрощает форматирование документа. Можно использовать встроенные стили, а также пользовательские.

Для выбора стиля чаще всего используется панель инструментов Форматирование, на которой находится раскрывающий список.

Для создания стиля используется диалоговое окно, которое можно вызвать 3 способами:

1) Выбрать операцию Больше… из раскрывающего списка

2) Кнопка на панели инструментов

3) Меню Формат → Стили и форматирование.

При создании стиля можно выбрать для каких объектов стиль предназначен, какой стиль будет основной, какой стиль автоматически выбрать для следующего абзаца.

Пользовательские стили можно изменять и удалять, а встроенные – только изменять.

Посмотреть параметры форматирования любого абзаца можно с помощью команды Формат → Показать форматирование .

Стили используются для создания оглавления (содержания).

Этапы создания автоматического оглавления:

1. Отформатировать все заголовки и подзаголовки встроенными или пользовательскими стилями;

2. Установить курсор в место вставки оглавление и выбрать команду Вставка → Ссылка → Оглавление и указатели (вкладка Оглавление);

Если необходимо, настроить структуру оглавления:

· Номера страниц;

· Используемые стили;

· Количество уровней;

· Табуляция и т.д.

Если для форматирования были использованы пользовательские стили – это необходимо указать.

3. После всех настроек нажать кнопку ОК.

Параметры оглавления в любой момент можно изменить (с помощью той же команды). При редактировании заголовков оглавление можно просто обновить, выбрав соответствующую команду из контекстного меню (вызвать прямо на оглавлении).

Для удобного перемещения по документу сожно создать перекрестные ссылки.

Ссылка – это цветной подчеркнутый текст или графический объект, по щелчку которого осуществляется переход на другой фрагмент документа, другой документ или ресурс сети Internet.

Перекрестные ссылки – это фрагмент документа, который указывает на другой фрагмент документа.

Например: номер страницы или название главы документа.

Используется чаще всего при указании на термины или рисунки.

Можно создать в ручную (контекстное меню → Гиперссылка) или автоматически (Вставка → Ссылка → Перекрестная ссылка…).

Дополнительные возможности при форматировании:

Функция Автоформат

С помощью автоформата можно быстро отформатировать заголовки, списки, дроби, границы, знаки, гиперссылки.

Формат → Автоформат

Автоформат можно применить до и.после ввода текста.

Формат по образцу

Эту операцию удобно использовать для быстрого форматирования, основанного на уже отформатированном фрагменте.

Действия:

· Выделить фрагмент, параметры форматирования, которого нужно использовать как образец;

· Выбрать инструмент на панели инструментов;

· Указать фрагмент, который нужно отформатировать по образцу.

Для многократного использования инструмента дважды щелкнуть по кнопке.