Преобразование текста в таблицу

При преобразовании текста в таблицу можно использовать текст, уже содержащий символы-разделители (запятые, знаки табуляции или маркеры абзаца), или добавить их перед выделением текста, который требуется преобразовать. Для преобразования существующего текста в таблицу выполнить следующие действия:

1. Если в исходном тексте отсутствуют символы-разделители, добавить их:

Символ-разделитель	Позволяет
Запятые или знаки табуляции	Отделить содержимое ячеек в одной строке
Маркеры абзаца	Пометить концы строк

2. Выделить текст, который предполагается преобразовать в таблицу.

3. Выбрать команду Таблица –> Преобразовать в таблицу, в результате чего на экране появится окно диалога Преобразовать в таблицу.

На основании выбранного текста MS Word предлагает создать таблицу с указанным числом столбцов и строк, а также автоматически устанавливает ширину столбцов и символ-разделитель, который используется при преобразовании выделенного текста в таблицу путем разделения тексте на столбцы. Можно признать предлагаемые установки или изменить их по своему усмотрению.

4. Ввести в соответствующем поле требуемое число столбцов или указать его с помощью кнопок, расположенных в правой части поля.

5. Ввести требуемое количество строк в соответствующем поле.

6. Если нужно изменить символ-разделитель, предложенный MS Word, необходимо выбрать требуемую опцию в разделе Разделитель и нажать кнопку ОК.

Шаблоны

Деятельность любого учреждения невозможна без канцелярской работы, которая всегда, даже при наличии компьютерной техники, существенно облегчающей канцелярский труд, сопровождается огромным количеством формуляров, справок, служебных записок и т. д. Все эти формы создаются по определенным правилам, имеют свои особенности. Создать любой документ просто, если имеется шаблон этой формы.

Понятие шаблона является одним из фундаментальных понятий MS Word. Итак, шаблон – это совокупность параметров документа, предназначенных для многократного использования.

Шаблоны и документы

По умолчанию все документы основаны на обычном шаблоне, который содержит определенный набор установок: стандартная настройка меню, клавиатуры панелей инструментов, стандартные встроенные стили. Шаблон Обычный является общим шаблоном, так как он лежит в основе не только любого документа, но и любого шаблона. Создав документ, внеся в него установки форматирования, элементы автоматизации, можно в дальнейшем сделать его шаблоном. Если созданный шаблон используется для какого-то определенного типа документов, то такой шаблон называется специальным.

Приступая к работе с шаблонами необходимо ознакомиться со всеми встроенными в MS Word шаблонами. Если среди множества шаблонов найдется сходный с требуемым документом, то внеся в него некоторые изменения и дополнения, можно получить новый шаблон.

Замена шаблона

Иногда большое значение имеет не содержимое документа, а его оформление. Для каждого типа документов существует специальный шаблон, позволяющий оформить его так, как того требует его назначение. Если изменить шаблон, то получится новый документ, хотя содержание может оставаться тем же.

Для замены шаблона необходимо выполнить следующее:

1. Выбрать команду Сервис –> Шаблоны и надстройки. Откроется окно диалога Шаблоны и надстройки.

2. Нажать кнопку Присоединить, откроется окно диалога Присоединение шаблона.

3. Выбрать нужную папку, а в папке – название требуемого шаблона. Нажать Открыть. Снова будет открыто окно диалога Шаблоны и надстройки.

4. Установить флажок Автоматически обновлять стили документа. Нажать ОК.

В активном документе используемые стили будут изменены на стили из присоединенного шаблона.