Создание форм для ввода данных

Форма — это бланк для заполнения конкретными данными. Форма Word представляет собой электронную версию формы в виде документа с незаполненными областями, в кото­рые пользователь должен на компьютере вводить данные. Форма предназначена для сокра­щения трудозатрат на оформление документов за счет предварительного создания шабло­на, на базе которого создаются новые документы, например формы различных справок установленного образца, бланков документов, таблиц и др.

В Word можно создать следующие виды форм:

§ формы, которые печатаются, а затем заполняются на бумаге. Для ввода данных ис­пользуйте панель инструментов Формы для вставки текстовых полей и флажков со списками возможных ответов, например "Да" и "Нет". Это обычный документ, кото­рый не требует защиты при работе;

§ электронные формы, которые можно распространять через электронную почту или по сети. Для вставки поля формы используйте панель инструментов Формы, а для упро­щения заполнения к полям форм можно добавить подсказки. Эти формы требуют за­щиты от несанкционированного доступа по изменению ее вида;

§ настраиваемые электронные формы, которые предоставляют большие возможности для ввода данных, выбора ответов из списка и записи ответов. Эти формы также мож­но распространять через электронную почту или по сети. Для них также необходима защита от несанкционированного доступа по изменению ее вида.

Форма состоит из постоянной (неизменной) и переменной (изменяемой) при вводе данных части документа. В состав формы могут входить:

§ произвольный текст;

§ графика (рисунки, диаграммы);

§ текстовые поля для ввода информации:

• обычный текст

• число

• дата

• текущая дата

• текущее время

• вычисляемое значение

§ списки альтернативных значений, предлагаемых для выбора при заполнении формы;

§ кнопка <Флажок>.

К элементам форм могут применяться все основные команды меню Формат.

К постоянной части формы относится неизменяемый при вводе текст, таблицы фик­сированного содержания, оформительские элементы: рисунки, графика, линии разметки, элементы оформления — заполнение, обрамление. Текст формы и включаемые в нее эле­менты могут быть организованы в табличном виде.

Переменная часть документа включает поля, списки, переключатели. Настройка эле­ментов переменной части формы осуществляется в соответствующих диалоговых окнах «Параметры текстового поля», «Параметры со списком», «Параметры флажка». Вызов этих окон производится командой Свойства из контекстного меню.

В таблице, приведенной ниже, описаны параметры полей переменной части формы.

№п/п	Элемент поля	Тип поля	Параметры поля
	Текст	Обычный текст	Максимальная длина текста Текст по умолчанию
Число	Ограничение длины Число по умолчанию Формат числа
Дата (время)	Ограничение длины Дата по умолчанию Формат даты
Текущая дата	Формат текущей даты
Текущее время	Формат текущего времени
Вычисление	Выражение (формула вычисления, начинающаяся со знака =, содержит имена закладок, константы, знаки операции) Ограничение длины Формат выражения
	Списки	Элементы списка	Значение каждого элемента списка Порядок следования элементов списка
	Флажок		Размер флажка (в пунктах) Состояние по умолчанию (снят, установлен)

Для полей, списков и флажков могут выполняться макрокоманды при входе и выходе курсора из этого элемента. Макрокоманды создаются предварительно.

В строке состояния или по клавише <F1> можно сделать индикацию справки по ра­боте с элементами формы. Справка содержит произвольный текст, подготовленный разра­ботчиком формы; максимальная длина текста справки — 255 символов.

Каждый элемент формы автоматически помечается закладкой. Закладка — это спе­циальная пометка в документе, которая позволяет ссылаться на определенное место в документе или фрагмент текста по имени закладки. Такие ссылки могут использоваться для быстрого перемещения по тексту, в формулах, для перекрестньк ссылок.

Элемент формы (поле) может иметь статус только для чтения на момент заполнения формы, это устанавливается при снятии отметки Разрешить изменение.

Данные заполненной формы могут сохраняться в двух вариантах:

§ как обычный документ Word — команда Файл, Сохранить как с указанием имени документа (тип —.doc);

§ как запись БД — команда Сервис, Параметры, вкладка Сохранение, установка Со­хранять только данные для форм; команда Файл, Сохранить как с указанием име­ни документа (тип —.txt). Данные полей формы будут записаны через запятую в текстовом файле.

Для работы с полями документа используйте мышь или клавиши.

Назначение клавиш для работы с полями

Действие	Клавиши
Перемещение по полям формы	<Tab>, <Enter>, <¯>
Обратное движение по полям формы	<Shift>+<Tab>, <­>
Получение списка значений для выбора, выбор	<Alt>+<¯>, <F4>, <Enter>
Изменение состояния флажка	<Spacebar>
Получение справки по элементу	<F1>

Печать оперативной формы выполняется в двух режимах:

§ в образе заполненного документа — команда Файл, Печать;

§ впечатыванием введенных значений в заранее подготовленные печатные бланки — команда Сервис, Параметры, вкладка Печать, установка Печатать только данные для форм, а затем команда Файл, Печать;

§ форм-бланков, выполняется командой Файл, Печать.

Чтобы пользователи могли вводить данные только в предназначенные для этого поля, но не могли изменять вид формы, необходимо установить защиту, выполнив следующие действия:

§ выберите команду Сервис, Установить защиту;

§ установите переключатель Запретить любые изменения, кроме в положение ввода данных в полях форм;

§ введите пароль в поле Пароль. Пользователи, не знающие пароля, смогут вводить данные в полях, но не смогут изменить форму;

§ нажмите кнопку <ОК>.

Для установки и снятия защиты во время разработки или изменения формы можно нажать кнопку <3ащита формы> на панели инструментов Формы.