Документирование как основной структурный элемент делопроизводства

документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов (например, заявления, объяснительные записки) создается обычно рукописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Так, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ (ст. 5) указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов; безопасность Российской Федерации».

34) Документооборот – это 1) передвижение в организации всех документов с даты их создания (получения) до сдачи в дело, отправки, полного выполнения

35) Основные функции делопроизводства в органах внутренних дел заключаются в решении следующих задач:

. Адекватное отражение в документах деятельности органа, его структурных подразделений и сотрудников.

. Оперативный поиск в делах и архиве необходимой информации для реализации функций органа управления.

. Обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции.

. Обеспечение надлежащего контроля за исполнением и оформлением документов.

. Обеспечение сохранности содержащихся в документах сведений, составляющих государственную или служебную тайну.

. Экономия затрат времени и сил на составление, изготовление и поиск документов.

Назначение документа в органах внутренних дел в основном сводится к фиксированию и сохранению информации или ее преобразованию и передаче, имеющих значение для конкретного органа внутренних дел, обеспечению контроля и проверки исполнения подчиненных подразделений, осуществления связи служб и подразделений между собой, с другими государственными органами, общественными организациями и гражданами.

36) Обоснование необходимости отнесения сведений к государственной тайне в соответствии с принципами засекречивания сведений возлагается на органы государственной власти, предприятия, учреждения и организации, которыми эти сведения получены (разработаны).

Отнесение сведений к государственной тайне осуществляется в соответствии с Перечнем сведений, составляющих государственную тайну, определяемым настоящим Законом, руководителями органов государственной власти в соответствии с Перечнем должностных лиц, наделенных полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, утверждаемым Президентом Российской Федерации. Указанные лица несут персональную ответственность за принятые ими решения о целесообразности отнесения конкретных сведений к государственной тайне.