Основные требования, предъявляемые в работе с документами

Основные требования, предъявляемые к документу

Чтобы служить полноценным источником информации, управленческие документы должны отвечать требованиям, установленным законом и нормами. Кроме того, документ должен иметь вид, удобный для восприятия, т.е. должен быть максимально наглядным. Документ нельзя рассматривать в отрыве от управленческой функции.

Основные требования к документу

Документ издается полномочным органом или должностным лицом соответственно компетенции, при этом он не должен противоречить действующему законодательству и директивным указаниям вышестоящих и государственных органов.

Достоверность документа отвечает задачам конкретного руководства, основывается на фактах и содержит определенные и реальные предложения или указания.

Документ составляется по установленной форме. Для документов всех видов обязательны:

наименование автора документа;

наименование вида документа;

изложение содержания;

подпись автора;

дата

Установленная форма документов регламентируется ГОСТами. ГОСТ – это государственный стандарт.

ГОСТы на оформление документов были разработаны и утверждены еще в 1972 г. (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72). В 1978 г. эти ГОСТы были переутверждены с изменениями.

С 1 января 1991 г. ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 были заменены одним – ГОСТ 6.38-90 “УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”

В 1997 году вышел ГОСТ Р 6.30-97 «УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 г. № 273. С изменением № 1, принятым и утвержденным Постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 № 9-ст «О принятии и введении в действие изменения ГОСТ Р 6.30-97». Дата введения – 01.04.2000.

В 2003 году был принят последний стандарт – ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст, дата введения 01.07.2003 г.

ГОСТ устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. Правила и требования ГОСТ 6.30-2003 носят универсальный характер.

Применение государственных стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с ними, повышает культуру управленческого труда.

Реквизит «Указания по исполнению документа»

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его

телефона, например: П.О. Николаев

(499) 234-56-88

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.