2017-11-30
749
Етапи підготовки і проведення службової телефонної розмови.
За підрахункми дослідників, на телефонні розмови витрачається до 27% робочого часу ділової людини. Які дії вона виконує, здійснюючи цей вид дистантного спілкування?
| Докомунікативний етап | Комунікативний етап | Посткомунікативний |
| 1.Визначення дня, часу, теми розмови | 1.Взаємні представлення | Короткий запис змісту розмови з указівкою даних абонента |
| 2.Складання плану, підготовка необхідних даних | 2.Уведення співрозмовника в курс справи | |
| 3.Обговорення ситуацій | ||
| 4.Заключне слово |
Готуючись до телефонної розмови, роблять позначку в календарі, коли планується розмова, з ким і на яку тему. Доцільно накидати приблизний план, а також продумати тон і стиль. На листку паперу бажано перелічити прізвища, дати, цифри, що можуть знадобитися при контакті.
Правильна організація телефонної розмови дозволяє одержати в оптимальний час максимум інформації. Тривалість діалогу по телефону звичайно-5-6 хвилин. За цей час проводиться представлення співрозмовників, введення в курс справи, обговорення питання і висновок. Головні вимоги до змісту службової телефонної розмови - стислість, насиченість інформацією, логічність, дружній характер.
Не можна довіряти тільки своїй пам'яті зміст телефонних діалогів: краще записати такі дані, як ім'я, по батькові, прізвище, посада і місце роботи абонента, дата, час, номер телефона, досягнуті домовленості.
Техніка мовлення телефонної розмови
Коли людина говорить з кимось по телефону, єдиним засобом виразити себе є її голос. Тому необхідно, як і при публічному виступі, стежити за технікою мовлення: звільнити дихальну діафрагму, чітко артикулювати приголосні, дотримуватися середнього темпу, звичайної голосності голосу.
Пауза при телефонній розмові виконує роль сигналу, адресованого іншій стороні з метою одержати підтвердження, що інформація прийнята. Уміння вести діалог з абонентом у значній мірі полягає саме в тому, щоб вчасно зробити паузу і тим самим надати можливість співрозмовнику висловити своє ставлення до розглянутого питання. Паузи виникають також при небажанні розкрити свої почуття, коментувати сказане і при обмеженому словниковому запасі, що не можна не враховувати, оскільки в телефонній розмові часу на обмірковування буває мало.
Варто мати на увазі, що голос того, хто говорить по телефону сильніше, ніж при безпосередньому контакті, відбиває його настрій.
