Етапи підготовки і проведення переговорів

Структурні елементи кожного етапу переговорного процесу можна представити у вигляді таблиці:

 

Докомунікативний	Комунікативний	Посткомунікативний
1Добір інформації	1Знайомство сторін	Аналіз переговорів
2Аналіз проблеми	2Виклад проблем і цілей
3Узгодження цілей і задач	3Діалог учасників (уточнення, обговорення, узгодження інтересів)
4Аргументація варіантів рішень	4Підведення підсумків і прийняття рішень
5Складання проекту документів
6Узгодження часу і місця зустрічі, учасників делегації

 

Харві Маккей - мільйонер, автор бестселера «Як утриматися серед акул» (М., 1991) - вважає, що в ході переговорів виграє той, у кого більше інформації, кращий план і вища майстерність. У цій лаконічній формулі названі найважливіші складники успіху переговорів. На перше місце автор висуває ретельну підготовку до діловій зустрічі. Цей етап включає два основних напрямки: 1)обдумування основного змісту, 2)вирішення організаційних питань. Робота над змістом переговорів починається зі збору інформації. Дуже важливо, щоб вона була різноманітною, усебічною, а також правдивою, реальною. Плідний діалог можливий тільки на грунті глибокого знання проблеми, компетентності в даній галузі. Коштовним надбанням є інформація про фірму, з якою будете співробітничати: коли і ким заснована, у яких угодах мала успіх, який обсяг операцій, фінансове становище і т.п. Корисно довідатися про партнерів фірми і про тих, з ким планується вести переговори: освіта, віхи кар'єри, склад родини, хобі... Вивчаються також психологічні особливості членів делегації протилежної сторони.

У процесі аналізу матеріалу продумуються можливі альтернативи рішення, що вимагають менших витрат і зусиль. Особливу увагу звертають на інтереси. Інтерес - ключове поняття переговорів. Інтереси можуть бути двох типів: 1) загальн і, 2) різні. Останні підрозділяються на взаємовиключні, тобто суперечні один одному, і непересічні - такі, при яких реалізація намірів однієї зі сторін ніяк не торкається прагнень іншої. Варто виписати на аркуші паперу інтереси - свої і партнера - і визначити, якого вони типу. На основі аналізу проблеми формулюється загальний підхід (тобто мета і задачі), власна позиція, можливі варіанти рішення, продумується аргументація. Робота над змістом завершується написанням документів і матеріалів (проекти угод, резолюцій і т.п.). Вони будуть служити на переговорах своєрідними орієнтирами, об'єктивними критеріями.

До організаційних питань підготовки відносять визначення часу, регламенту, програми, місця зустрічі, формування складу делегації.

Дослідники думають, що кращий час зустрічі - задовго до чи за півгодини після обіду, планувати контакт треба на середу чи четвер. Переговори звичайно тривають 1,5 - 2 години. Місцем проведення обговорення може бути приміщення кожного з учасників (по черзі) чи нейтральна територія. Офіс варто підготувати до зустрічі, розкласти на столі (краще круглої форми) блокноти, олівці, поставити фужери, воду, попільниці. До складу делегації повинні входити компетентні щодо обговорюваних питань співробітники. Між ними розподіляються обов'язки. Очолює делегацію, як правило, керівник.

Комунікативний етап починається зі знайомства, з установлення психологічного контакту. При знайомстві часто відбувається обмін візитними картками, що супроводжується легкими уклінами приймаючого і того. хто вручає.

Спочатку обговорюються найбільш легкі питання, що створює сприятливу атмосферу, показує, що проблеми, у принципі, розв'язувані. Часто сторони переходять до відпрацьовування деталей угоди після того, як досягнуть домовленості у принципових питаннях. У процесі переговорів поведінка учасників може відповідати трьом різним підходам. Перший зв'язаний із протистоянням сторін, кожна з який ставить як неодмінну умову перемогу за будь-яку ціну. Стіл, за яким ведеться діалог, уподібнюється своєрідному бойовищу. Другий підхід можна вважати протилежністю першого. Сторони займають дружні позиції, поводяться запобігливо. Третій підхід заснований на розумінні необхідності пошуку взаємоприйнятого рішення, що у максимальному ступені відповідало би інтересам обох партнерів. Взаємні вчинки, розумні компроміси ніби доповнюють один одного. Цей підхід, при якому встановлюються довірчі стосунки, ведуться спільні «мозкові штурми», є самим перспективним. Дана концепція лежить в основі так званого методу принципових переговорів, розробленого в Гарвардському університеті США і докладно описаного в книзі Роджера Фішера і Вільяма Юри «Шлях до угоди, чи переговори без поразки» (М., 1992). Метод полягає у вимозі рішення проблеми виходячи з її якісних ознак, тобто із суті справи. Партнери прагнуть знайти взаємну вигоду там, де це можливо. А там, де їхні інтереси не збігаються, домагаються такого результату, що був би обґрунтований справедливими нормами.

Метод характеризується чотирма основними правилами. Кожне з них складає базовий елемент переговорів і служить рекомендацією для їх ведення.

Перше правило: «Зробіть розмежування між учасниками переговорів, відокремте людину від проблеми». Обговорення рис характеру, критика особистих якостей комунікантів неприпустимі, тому що загострюють протиріччя, заважають ходу розгляду проблем.

Друге: «Сконцентруйтеся на інтересах, а не на позиціях». Замість того, щоб сперечатися про позиції, треба досліджувати їхні визначальні інтереси. Третє: «Розробіть взаємовигідні варіанти».

Четверте: «Знайдіть об'єктивні критерії». Для того, щоб переговори були більш справедливими, запрошуються посередники, спостерігачі, незалежні експерти.

Наприкінці контакту досягнуті результати фіксуються у письмовому вигляді.

Після зустрічі відзначають позитивні і негативні моменти для того, щоб удосконалювати переговорну стратегію і тактику. Зразкова схема аналізу наступна:

1.Як розташувалися учасники спілкування?

2.Чи дотримані правила етикету при вітанні, знайомстві, прощанні?

3.Чи удалося створити робочу атмосферу?

4.Чи чітко сформульована мета й основні проблеми переговорів?

5.Чи намічений план?

6.Як учасники виклали свої позиції (наскільки чітко, повно, доказово)?

7.Чи знадобилися уточнюючі питання з боку опонентів?

8.Які спільні і різні інтереси виявлені?

9.Хто висуває конкретні варіанти рішення суперечливих питань?

10.Як пропоновані альтернативи аргументуються?

11.Яка сторона схильна завищувати вимоги?

12.Хто підбиває підсумок переговорів?

13.Які рішення прийняті?

14.З яких питань не вдалося дійти згоди?

15.Які документи підписані?

16.Який підхід переважав на переговорах?

ПИТАННЯ

1.У навчальних посібниках зарубіжних авторів часто наводиться ситуація:

«Дві сестри сперечаються про те, як розділити апельсин. Кожна наводить аргументи, що обґрунтовують, що вона повинна одержати якщо не весь апельсин, то принаймні його частину. Зрештою вони вирішують розділити його навпіл. Рішення здається справедливим. Однак виявляється, що одна сестра хотіла з'їсти апельсин, іншій же потрібна була цедра для торта». До якого типу відносилися інтереси сестер?

2.Визначте, якому підходу до переговорів відповідають судження: а) «я проти тебе», б) «ми проти проблеми», в) «треба відтягти частину побільше», г) «ми - слабка сторона - приймемо всі пропозиції», д) «треба об'єднати зусилля, тоді кожному дістанеться більше», е) загальний «виграш» дозволяє реалізувати повніше особисті інтереси.

 

 

ЗАВДАННЯ

1.Спробуйте глянути на проблему і предмет комерційних переговорів очима опонента. Уявіть, що ви ведете розмову про здачу в оренду торгової площі. Відтворіть міркування орендаря.

1)-Будинок знаходиться в центрі міста, тому буде багато відвідувачів.

-?

-2)-Є зручні складські приміщення для збереження товарів

-?

3)-Ми здаємо площу на тривалий термін. Це дуже зручно.

-?

4)-Плата за оренду складає 10 тисяч.

-?

2.Проведіть ділову гру «Тактика переговорів». Група поділяється на 2 бригади по 6 чоловік. Перша бригада «вирішує» запропоновані ситуації (1,2), представники іншої - оцінюють відповіді кожного гравця, розподіляючи 12 балів між шістьма учасниками. Потім - навпаки: варіанти рішення пропонує друга бригада (ситуації 3,4). Підраховується сумарний бал - своєрідний рейтинг кожного студента.

Ситуації:

1)Ваш партнер на переговорах завищує вимоги, навмисно ставить нездійсненні умови.

2)Інша сторона приховано чи відверто вам загрожує. І погроза ця реальна.

3)Ваш опонент на початку переговорів намагається створити дискомфорт: «Я чув, що у вас дома неприємність...».

4)Глава делегації протилежної сторони заявляє: «нам поспішати нікуди - вирішуйте, чи згодні на наші умови...».

 

ІНТЕРВ'Ю