Совершенствование контроля выполнения процедуры

При совершенствовании процедуры выдачи разрешений на строительство нужно найти вариант, который удовлетворяет интересы, как местной Рады, так и застройщика (клиента). Для этого надо выделить подразделение, осуществляющее полный контроль регистрации, обработки и принятия решения по заявке застройщика, и контроль доходов и затрат на бизнес-процесс. Функциями такого подразделения, называемого центром ответственности, являются:

1. Планирование деятельности в стоимостных показателях по статьям, консолидация которых позволяет сформировать соответствующие бюджеты доходов и затрат.

2. Контроль фактического выполнения функций, их координация, предупреждение неблагоприятного развития ситуации.

3. Отчетность после окончания периода о фактическом выполнении своих функций. Все отклонения анализируются, указываются их причины, готовятся мероприятия по их устранению.

Планирование доходов осуществляется путем установления целевых показателей по предоставлению услуг на основе информации о количестве заявок прошлых периодов, влияния сезонности, прогноза на будущее и т.п.

Планирование нормируемых расходов начинается с подсчета количества заявок, которые необходимо обработать. Затем определяется потребность в материальном обеспечении рассмотрения этих заявок и принятия по ним решений. Основную часть ненормированных расходов часто составляют расходы на персонал. Их планирование может осуществляться на основании данных прошлых периодов с поправкой на инфляцию, сезонность, изменение объема работ и т.д., либо – на основе анализа и обоснования уровня плановых затрат по каждой операции.

Создание такого центра позволит существенно сократить время рассмотрения и принятия решений по заявкам на строительство, персонифицировать ответственность за принятие управленческих решений, повысить качество планирования и привязать систему вознаграждения к результатам работы. Для обоснования варианта внедрения центра ответственности следует использовать результаты его SWOT-анализа, который позволит определить, действительно ли необходима такая структура процесса, и какую выгоду это может принести в дальнейшем.

Сильные стороны:

1. Уменьшение времени рассмотрения заявки на строительство и увеличение эффективности принятия решений.

2. Возможность формирования бюджета с отражением расходов на потребляемые ресурсы и возложением ответственности за свои статьи затрат на функциональных руководителей.

3. Обеспечение эффективного делегирования полномочий руководителям центров по принятию оперативных управленческих решений.

4. Эффективное реагирование на простои и задержки рассмотрения заявок в подразделениях.

5. Мотивация персонала на быстрое решение вопросов.

Слабые стороны:

1. Увеличение времени на подготовку, согласование и утверждение расходов на содержание задействованного персонала.

2. Руководители центров не склонны рассматривать ситуацию в целом.

3. Увеличение затрат на получение дополнительной информации

Возможности:

1. Использовать скоординированную команду специалистов на развитие системы обслуживания застройщиков.

2. Оценивать результаты работы подразделений по достижению цели.

3. Охватывать все этапы прохождения заявки на строительство.

4. Ориентировать систему мотивации персонала на достижение целей.