Требования к составлению документов

Существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.

Составление документов требует от их составителей определенной языковой культуры и соблюдения правил их оформления.

Одним из требований, выдвигаемых к оформлению документов, является обязательность составления документа по установленной для этого типа деловых бумаг форме. Это означает, что составные элементы любого документа (реквизиты) должны быть размещены на бумаге в строго установленной последовательности.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

- юридическую силу документов;

- оперативное и качественное составление и исполнение документов;

- организацию быстрого поиска документов;

- более активное использование ПК при составлении документов. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты,

текста, подписи и т. д.), которые называются реквизитами. Реквизиты документов – обязательные сведения, предусмотренные действующими правилами или законом для документов, без которых они не могут служить основанием совершения операций. Такими сведениями являются: наименование и дата составления документа, название и адрес и т.д. Максимальный набор реквизитов для документов управления – 29. В конкретном документе их будет гораздо меньше. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов (от 7 до 14).

Рассмотрим общие правила оформления реквизитов на примере служебного письма.

К обязательным реквизитам служебных писем относят следующие:

Наименование реквизита	Пример
1) наименование министерства или ведомства (высшей организации или основателя)	МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ ДНР
2) полное наименование учреждения адресанта (отправитель)	ГОСУДАРСТВЕННОЕ ВЫСШЕЕ УЧЕБНОЕ ЗАВЕДЕНИЕ ДОНЕЦКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ
3) название структурного подразделения	Кафедра русского языка
4) справочные данные организации (индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, электронной почты − коммуникационные данные; номер счета в банке, наименование банка − коммерческие данные)	83001, г. Донецк, ул. Артема, 58 тел.: (062) 337-17-33, 335-75-62, факс: (062) 304-12-78
5) название вида документа	(только для гарантийного письма)
6) дата	01.02.2016
7) индекс (номер) документа	№ 1153/1 12
8) место составления или выдачи документа	г. Донецк
9) адресат (получатель документа)	Ректору Луганского государственного университета имени Тараса Шевченко
10) заголовок к тексту	Об участии в студенческой олимпиаде «Русский язык и культура речи»
11) текст	Кафедра украинского и русского языков ДонНТУ приглашает преподавателя кафедры русского языкознания и коммуникативных технологий Луганского государственного университетаГелюх Наталью Анатольевнупринять участие в работе студенческой олимпиады по дисциплине «Русский язык и культура речи», которая состоится 23-25 апреля 2016 года.
12) отметка о наличии приложения	Приложение: 1. Программа олимпиады по дисциплине «Русский язык и культура речи» на 2–х л. в 1 экз.
13) подпись	С уважением, Глава оргкомитета олимпиады, проректор по научной работе профессор, д.т.н. К.Н. Макаров
14) печать	М П