Уточнение списка получателей или элементов

Настройка основного документа

1. Запустите приложениеWord.

По умолчанию открывается пустой документ. Пусть он остается открытым. Если его закрыть, команды, которые нужно будет выполнить на следующем шаге, окажутся недоступными.

2. На вкладке Рассылка в группе Начало слияния выберите команду Начать слияние.

3. Щелкните тип документа, который нужно создать.

Можно, например, создать следующие типы документов.

· Комплект конвертов. Обратные адреса на всех конвертах одинаковы, однако адрес получателя в каждом случае является уникальным. Выберите пункт Конверты и на вкладке Параметры конверта диалогового окна Параметры конверта укажите свои предпочтения относительно размера конверта и форматирования текста.

· Комплект наклеек с адресами. На каждой наклейке приводятся фамилия и адрес, которые являются уникальными. Выберите пункт наклейки и в диалоговом окне Параметры наклейки укажите нужный тип наклейки.

· Комплект документов на бланке или сообщений электронной почты. Основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию. Чтобы создать документы этих типов, выберите письма или электронные письма.

· Каталог или папка. Для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например, имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны. Щелкните каталог, чтобы создать документ такого типа.

Подключение документа к источнику данных

Чтобы выполнить слияние данных в основном документе, необходимо подключить этот документ к источнику данных или файлу данных.

Выбор файла данных

1. На вкладке Рассылка в группе Начало слияния выберите команду Выбрать получателей.

2. Выполните одно из следующих действий.

- Ввести новый список.

- Использовать существующий.

- Выбрать из Контактов Outlook.

Как было сказано выше, в качестве источника данных может использоваться таблица текстового документа MS Word, электронная таблица MS Excel или таблица или запрос базы данных MS Access. Рассмотрим вариант использования таблиц Word. Документ приложения MicrosoftWord (новый или существующий) должен содержать одну таблицу. Таблица со списком, предназначенная для слияния, должна удовлетворять нескольким простым условиям:

§ «Шапка» таблицы должна быть простой - одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).

§ В таблице не должно быть объединенных ячеек.

§ В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).

Уточнение списка получателей или элементов

При подключении к определенному файлу данных, возможно, не потребуется включать данные всех записей файла данных в основной документ.Чтобы ограничить список получателей или использовать подмножество элементов файла данных, выполните следующие действия.

1. На вкладке Рассылка в группе Начало слияния выберите команду Изменить список получателей.

2. В диалоговом окне Адресаты слияния выполните одно из следующих действий.

§ Выделение отдельных записей. Этот метод наиболее полезен, если список короткий. Установите флажки напротив тех получателей, которые должны быть включены в список, и снимите флажки напротив тех получателей, которые должны быть исключены из списка.

Если известно, что в составной документ нужно включить лишь несколько записей, можно снять флажок в строке заголовка, а затем выделить только нужные записи. Аналогично, если нужно включить в документ большую часть списка, установите флажок в строке заголовка, а затем снимите флажки с тех записей, которые не нужно включать.

§ Сортировка записей. Щелкните заголовок столбца элемента, по которому требуется выполнить сортировку. Список будет отсортирован в алфавитном порядке по возрастанию (от A до Я).

§ Фильтрация записей. Эта функция полезна, если список содержит записи, которые не требуется видеть или включать их в составной документ.