Хронологічний і систематичний облік

Розглядаючи порядок відображення господарських операцій методом подвійного запису видно, що суми операцій не відразу записуються на рахунки.

Спочатку укладаються бухгалтерські проводки, при цьому вони укладаються на документі, на якому оформлена ця операція, або у відомості, де записується ця операція по даним документа.

Кожній бухгалтерській проводці присвоюється черговий номер, під яким вона в подальшому і зазначається у всіх бухгалтерських документах.

Для здійснення контролю за відображенням господарських операцій і забезпечення їх зберігання з самого початку заведено порядок при якому всі записи реєструються в хронологічній послідовності.

Такий запис одержав назву хронологічного запису.

Однак для одержання показників господарських операцій необхідне групування господарських операцій по економічно однорідним ознакам. Таке групування здійснюється за допомогою рахунків. Записи на рахунках здійснюються по певній системі, і тому вони одержали назву систематичних записів.

Хронологічний і систематичний записи ведуться окремо, але в одному реєстрі. Господарські операції спочатку реєструються у хронологічній послідовності, а потім систематизуються по рахункам.

Синтетичні та аналітичні рахунки, субрахунки та їх взаємозв’язок

Рахунки, на яких господарські операції, кошти і джерела їх утворення відображають у зведеному вигляді, називають синтетичними, а процес реєстрації – синтетичним обліком.

Особливостями синтетичних рахунків є:

1. відображення економічно однорідних видів засобів виробництва, джерел їх утворення;

2. засоби та джерела відображуються тільки у грошовому виразі;

3. ці рахунки розміщуються в таких облікових реєстрах, як журнали-ордери, журнал-Головна;

4. залишки по цих рахунках розміщуються у бухгалтерському балансі як правило однією статтею.

Наприклад, на рахунку “Розрахунки з різними дебіторами” обліковують загальну суму дебіторської заборгованості, не зазначаючи конкретних організацій, з якими своєчасно не завершено розрахунки.

Загальна інформація, яку отримують за допомогою синтетичних рахунків, не може забезпечити надійного контролю за збереженням матеріальних цінностей, здійсненням господарських операцій і дати достатню економічну інформацію, яка необхідна для оперативного керівництва господарством.

Економічна інформація про господарські процеси деталізується на аналітичних рахунках, які називають субрахунками.

Особливостями аналітичних рахунків є:

1) наявність інформації про окремі види, сорти, тобто детальна інформація;

2) ці рахунки розміщуються у певних регістрах, які поділяються на типові, тобто загальні (для всіх галузей) і спеціальні (для окремих видів галузей);

3) матеріальні цінності відображаються у двох вимірниках: в грошовому і натуральному;

4) ці рахунки у бухгалтерському балансі находять відображення не у вигляді статей, а як складова частина синтетичних рахунків, які входять в склад певної статті.

У процесі господарської діяльності з метою посилення контролю за наявністю і рухом засобів, джерел їх утворення, господарських операцій, облічених на синтетичних рахунках, виникає потреба розділити їх на певні групи. Для цієї мети використовують субрахунки, які показують в якому розрізі слід згрупувати аналітичні рахунки.