Общая функция — контроль

Контроль — это процесс наблюдения за изменени­ями внешней и внутренней среды организации.

Для осуществления контроля необходимо наличие:

а) объективных и существенных контролируемых показателей;

б) критериев, позволяющих классифицировать от­клонения от показателей как существенные и опасные либо как допустимые;

в) системы и процедуры контроля.

По характеру воздействия на объект контроля выделяются упреждающая и результирующая формы контроля.

Упреждающий контроль направлен на предупреж­дение отклонений и сбоев. С этой целью выявляются отклонения в происходящих процессах от нормы, мо­делируются возможные негативные последствия, осу-: ществляются необходимые корректировки действий для предотвращения нежелательных последствий.

Результирующий контроль констатирует полу­ченные результаты. Он не может исправить, изменить уже произошедшее событие, поскольку является запаз­дывающим, но позволяет сделать выводы, чтобы избе­жать повторения допущенного просчета в будущем.

Предварительный контроль осуществляется до фак­тического начала работ по трем ключевым видам ресур­сов, необходимых для нормального протекания процес­сов: человеческим, материальным и финансовым. Это контроль на входе процесса, обеспечивающий макси­мальное соответствие требуемым стандартам и нормам ресурсов.

Текущий, или производственный, контроль ведет­ся по ходу выполнения всех этапов и процедур самого процесса производства. Он позволяет своевременно вы­являть проблемы, устанавливать причины их возник­новения, принимать меры по их устранению и обеспе­чивает обратную связь в процессе производства.

Заключительный контроль — результирующий. Он констатирует качество результата, полученного по завершении процесса производства (например, качест­во продукции, оценку выполнения работы, оператив­ного плана или задания человеком, подразделением или организацией). Результирующий контроль осу­ществляется путем сравнения полученных результатов с плановыми.

Этапы процесса контроля.

На первом этапе устанавливаются параметры, в сравнении с которыми предполагается оценивать дея­тельность, т.е. цели, показывающие, на что надо ори­ентироваться. Они должны быть конкретны, представ­лены в виде результата (стандартов, норм, планов), ожидаемого к определенному времени.

На втором этапе процесса контроля измеряются достигнутые показатели работы. Его эффективность за­висит от того, насколько адекватно показатели, выбран­ные на первом этапе, отражают движение организации к поставленным целям, а также от соответствия соста­ву стандартов, норм и планов.

На третьем этапе сравниваются фактически дос­тигнутые результаты и плановые показатели, что поз­воляет установить наличие отклонений и выявить их причины.

На четвертом этапе производится окончательная оценка полученных результатов и по мере необходи­мости предпринимаются шаги по корректировке дей­ствий или планов.

В процес­се реализации функции контроля необходимо руковод­ствоваться следующими принципами:

• заблаговременности — контроль должен носить упреждающий характер;

• объективности — контроль должен опираться на точные, объективные нормы, стандарты, планы, а не зависеть от личных симпатий и антипатий менедж­мента;

• разумности — контроль не может быть мелоч­ным; важно правильно определить ключевые места, минимизировать количество контролируемых парамет­ров, частоту осуществления проверок;

• экономичности — результаты контроля должны оправдывать затраты на его проведение;

• открытости — контролируемые обязаны знать, что и как контролируется и каковы итоги контроля;

• результативности — по результатам контроля принимаются решения и определяются меры воздейст­вия на обстоятельства и конкретных лиц;

• индивидуальности — при осуществлении контро­ля необходимо учитывать индивидуальные особеннос­ти контролируемых лиц.

•