Автоматизация учрежденческой деятельности

Рассмотрим основные методы автоматизации учрежденческой деятельности.
Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются:

ввод информации в систему и запись ее в электронный архив,

1. хранение,

2. навигация,

3. поиск и фильтрация документов; коллективная работа с документами и, наконец, вывод информации в систему.
Рассмотрим эти фазы поочередно. Итак, первая.
Ввод информации в систему. Одним из самых распространенных способов ввода информации в систему на современном этапе является чтение бумажных документов с помощью сканера и запись этих текстов в графическом виде для создания электронной копии документов в памяти компьютера. Выполняют такую работу так называемые системы распознавания текстов: при необходимости после сканирования и ввода документа в систему его графический образ переводится в текст, а затем следует исправление ошибок распознавания.
Наряду с текстом легко распознается и воспроизводится таблица, а образы графических частей текста воспроизводятся без преобразования, можно выполнить только масштабирование (уменьшение или увеличение) этих графических объектов. Для организации потокового ввода документов в электронный архив используют специальные программы распознавания.
При при массовом ручном вводе однотипных документов используются электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей, которые называются обычно атрибутами. Это позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления, если это действительно нужно.
Информация может поступать в офис и путем импорта уже готовых файлов с магнитных носителей или по телекоммуникационным линиям связи: факсом, сообщением электронной почты и т.д.
Следующая фаза: хранение и поиск информации. Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами имеют методы хранения информации и навигации (перемещение внутри архива), поиска и фильтрации (отбора нужных документов).
Самый простой способ хранения документов - это файловые системы, которые поддерживаются операционными системами компьютеров. При этом система каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов.
В современных операционных системах Windows'95, 98, 2000 есть возможность задания длинных имен, каталогов и файлов в качестве названия папок и документов для удобства пользователя, а также имеются соответствующие средства поиска файлов по некоторым их параметрам, таким, как время создания, длина и т.д.
Другим способом систем хранения документов является электронная почта, когда документы хранятся в почтовых ящиках в виде сообщений с присоединенными к ним файлами с указанием на файлы, которые являются дополнением к этому сообщению. Навигация в хранилище упрощается с помощью вложенных папок личного и коллективного пользования. Однако и в файловых системах и в системах почтовых ящиков поиск и фильтрация ограничены лишь отбором и сортировкой документов по наименованию или по атрибутам, а также по тексту такого сообщения.
Основная проблема, которая встает на следующем этапе работы перед пользователем - это быстрое получение необходимой информации, то есть операция поиска. Проблема поиска информации вообще является одной из наиболее сложных, особенно в больших наборах документов.
Рассмотрим самые распространенные способы поиска с точки зрения возможности их автоматизированной подготовки. Иногда случается, что документы приходят в нескольких заранее неустановленных и неизвестных форматах, и тогда появляется возможность создать средства поиска документов по их атрибутам. Обычно автоматически удается отслеживать лишь минимальный набор атрибутов, таких, как время поступления документа, источник, размер этого документа, возможно, наименование и автор.
Системы автоматизированной сортировки документов пока еще редко встречаются и довольно дороги, поэтому самый простой выход из такой ситуации - это нанять экспертов по конкретной тематике для сортировки документов по рубрикам.
Контекстный поиск - это единственный полностью автоматизированный вид поиска, но при больших объемах информации получение пользователем

пользователем нужной информации сопряжено со значительными трудностями.
Итак, современные системы автоматизации документооборота предлагают, в основном, следующие четыре вида поиска: поиск по атрибутам (наименование документа, автор или другой источник, номер дела, библиографический или иной индекс и т.п.); гипертекстовые ссылки (технология Интернет); тематические рубрикаторы (классификация, принятая в библиотечном деле); контекстный поиск (поиск по ключевым словам, по фразам или их фрагментам).

 

ИТ в управлении.

Технология – совокупность методов обработки осуществляемых в процессе пр-ва некоторой продукции.

Управление – это элемент, функция организованных систем различной природы (биологической, социальной, технической), обеспечивающая сохранение их определённой структуры, поддержание режима деятельности, реализацию их программ и целей.

Технология управления – совокупность методов, реализуемых в процессе функционирования системы, кот. обеспечивают сохранение её структуры и поддерживают режим её деятельности.

Содержание процесса управления:

1. Управление процессом труда.

2. Управление движением и запасами предметов труда.

3. Управление орудием и средствами труда.

4. Управление процессами производства (основн. и вспомогат.).

5. Управление экономическими связями и отношениями как выраженной стоимостной формой производственного процесса.

Главный принцип организации процесса управления основан на функциональном, профессиональном, квалификационном и операционно-технологическом разделении труда.

1. Функциональное разделение труда основано на иерархии функций управления предприятием (исследовательские, проектные, нормативные, плановые, технические, организационные, координационные, обеспечивающие, учётные, избытовые) и представляет собой сочетание определённых групп комплексов операций, устойчиво повторяющихся при их выполнении.

2. Профессиональное разделение труда обусловлено усложнением управленческой деятельности и дифференциацией функций управления, что требовало привлечения в сферу управления различных специалистов.

3. Квалификационное разделение труда предполагает наличие различных по уровню сложности процедур и операций, что требует использования различных должностных категорий в штате управленческого аппарата.

4. Операционно-технологическое разделение труда в процессе управления обусловлено его динамикой, кот. можно представить с помощью элементов, операций и прцедур.

Операция – совокупность элементов труд. процессов, выполняемых работниками управленческого аппарата.

Для правильной организации функционального процесса в системе управления необходимо:

1. Определить количество, последовательность и характер операций, составляющих процесс.

2. Подобрать или разработать для каждой операции соответствующие способы, приёмы.

3. Необходимы технические средства.

4. Определить оптимальные условия протекания процесса во времени и среде.

Понятие процедура отражает порядок подготовки, рассмотрения, обсуждения, выполнения ряда последоват. и параллельных операций в процессе управления, предписание о порядке выполнения какой-либо работы в аппарате управления.

Управленческая процедура – система последовательно реализуемых предписаний о выполнении в опред. порядке организационных, информационных и др. операций, приводящих к решению задач, стоящих перед системой управления.

Классификация операций процедур:

1. По должностным признакам:

- творческие

- логические

- технические

2. По содержанию:

- информационные

- логико-мыслительные

- организационные

3. По степени повторяемости:

- повторяющиеся

- неповторяющиеся

4. По уровню механовооружённости:

- ручные

- механизированные

- автоматизированные

- машинно-ручные

5. По характеру сочетания во времени:

- последовательные

- параллельные

Технология процесса управления состоит из 4-ёх основных функций:

- планирование

- учёт

-анализ

-регулирование

Планирование – это процесс принятия решения, кот. вырабатывается на основе целей, формулируемых вышестоящей организацией и альтернатив, генерируемых на фазе «Анализ».

Учёт – процесс получения объективной информации о складывающейся на объекте ситуации путём сбора фактических значений параметров их обработки по заданным алгоритмам.

Анализ – процесс генерирования альтернатив на основании складывающихся на объекте ситуаций и желаемых значений параметров, задаваемых лицом, принимающим решение на фазе «Планирование» с одной стороны и постановка диагноза и выявление причин отклонения движения системы от заданной траектории с др. стороны.

Регулирование – процесс формирования и контроль исполнения заданий предприятию его подразделениям для реализации решения, выбранного на фазе №Планирования».

Решение – это нахождение связи между существующим и желаемым состоянием.