Тема 1. Сутність та місце облікової інформації в управлінні підприємством

 

Інформаційне суспільство – це нова форма цивілізації, що генерує сучасні структури й відповідні соціально-політичні механізми рішення проблем, пов'язаних з розвитком галузей інформаційної технології.

Однією з основних складових системи інформатизації суспільства є економічні інформаційні системи. Основою інформаційної економіки виступають знання або інтелектуально-інформаційний ресурс. Згідно концепції інформаційного суспільства, що стала показником сучасного вдосконалення теорії постіндустріалізму, стверджується визначальний характер інформації та теоретичних знань у технологічному процесі й формуванні нового суспільства, бо виробничий процес більше не є основним вирішальним чинником змін, що впливають на право, соціальний устрій і цінності суспільства. Ця концепція значно збагатила методологічні основи і категорійний ряд теорії постіндустріального суспільства.

Сучасну систему управління підприємством відрізняє складна інформаційна система, що визначається необхідністю обміну внутрішніх і зовнішніх інформаційних потоків, багатоваріантністю видів інформації, яка циркулює в системі управління. Пріоритетна роль в даному процесі належить обліковій системі, що зумовлено формуванням саме в ній інформації, необхідної як для облікових потреб, так і для менеджерів всіх рівнів. Мета обліку, як складної системи, змінюється і розвивається відповідно до тенденцій розвитку системи вищого порядку (системи управління). Тенденції розвитку системи управління, ускладнення його механізмів, виникнення якісно нових суб’єктів і об’єктів зумовлюють необхідність розширення кола завдань обліку і, відповідно, еволюцію його функцій в напрямку задоволення цільових запитів управління на різних рівнях.

Дослідженню ролі інформації в системі управління та ролі обліку, як її складової частини присвячені роботи О. Устенко, О.Голобуцького,,М. Макарової, М. Пушкаря, К. Щиборщ, З. Бандури, С. Петренко, та інших. Разом з тим, питання формування облікової інформації та основні її характеристики, які дозволять сформувати вимоги до облікової інформації з точки зору інформаційних потреб управління потребують подальшого дослідження.

Найважливіша особливість процесу управління полягає в його інформаційній природі. Система управління має властивість, яка полягає в тому, що всі елементи підсистем реагують на внутрішню й зовнішню інформацію, що будується на засадах зворотного зв'язку. Ця властивість визначає природу й принципи побудови і функціонування систем управління. Облікова система виступає забезпечувальною ланкою, її основним завданням є впорядкування вхідної і вихідної інформації відповідно до потреб управління. При цьому внутрішня структура системи обліку повинна змінюватися в напрямку своєчасного забезпечення і отримання в повному обсязі вихідної інформації для управління. Чим різноманітніша така інформація, тим більше рівнів управління та користувачів вона забезпечує і тим складнішою є внутрішня структура системи обліку.

Економічний розвиток природно пов'язаний з послідовною зміною домінуючої системи обліку, яка уособлює фундаментальний підхід до визначення облікових даних, її функціонально-комунікаційних можливостей, принципів побудови та концептуально-методичних засад сучасної обліково-аналітичної системи. Для управління економічними об'єктами потрібна систематизована, підготовлена інформація. Різноманітність сфер економічної діяльності веде до появи більшої кількості інформаційних систем економічного характеру, оскільки вони містять в собі всі особливості структури управління, схеми управлінських цілей і предметних технологій. Ускладнення системи управління стимулює розвиток інформаційних систем, у тому разі й облікової системи підприємства.

Зниження ефективності процесу управління може бути обумовлено неповнотою і невизначеністю вихідної інформації. У процесі управління виникають інформаційні потоки між об'єктом і суб'єктом управління економічного об'єкта, а також між ним і зовнішнім середовищем. Протягом багатьох років існувала гостра інформаційна недостатність на всіх рівнях управління підприємством. Облікова інформація, необхідна для управління, «розчинялась» на багатьох синтетичних рахунках і нівелювалась в аналітичному обліку. З метою спрямування обліку у напрямі вирішення сучасних економічних проблем, необхідно осмислити його місце та значення в системі управління, а, отже, роль і значення облікової інформації. Одночасно необхідно визначити модель формування облікової інформації та основні її характеристики. Такі характеристики дозволять сформувати вимоги до облікової інформації з точки зору інформаційних потреб управління.

Отже, в системі управління відбуваються інформаційні процеси. Це обумовлено відсутністю однозначної детермінованості системи. Облікова система, будучи складовою системи управління, безпосередньо пов’язана з цими процесами, облікова інформація є складовою управлінської інформації. Облікова система надає інформацію про господарську діяльність підприємства апарату управління. Таким чином, процес прийняття рішень системою управління тісно пов’язаний з процесом обробки й передачі інформації. При цьому облік є не лише самостійною інформаційною, але і самостійною організаційною системою. Проте, досить часто вивченням потреб споживачів облікової інформації нехтують, що обумовлює неадекватність наявної системи обліку системі управління підприємством. У зв’язку з чим використання облікової інформації не вирішує проблеми невизначеності.

Система обліку містить інформацію, яка охоплює всі види діяльності підприємства і відображає весь кругообіг засобів у господарському процесі.

Існуючі недоліки при передачі, одержанні і зберіганні різної за видом і якістю облікової інформації, необхідної органам управління, можна усунути шляхом чіткого формулювання управлінським апаратом вимог до неї та застосування інформаційних технологій обліку. Чим точніше й вірогідніше інформація, що перебуває в розпорядженні системи управління, чим повніше вона відображує дійсний стан і взаємозв'язки в об'єкті управління, тим більш обґрунтовані поставлені цілі й заходи, спрямовані на їхнє досягнення. Тій або інший стан, у який переходить підприємство, і який є наслідком впливу зовнішнього й внутрішнього середовища його функціонування, ставить перед менеджером відповідні завдання й вимагає від нього прийняття адекватних рішень. Таким чином, управління можна розглядати як інформаційний процес.

До облікової інформації традиційно пред'являються такі вимоги, як об'єктивність, вірогідність, своєчасність і точність. Однак на сучасному етапі вдосконалювання управління, становлення ринкової економіки пред'явлення тільки цих вимог виявляється недостатнім. У сучасних умовах надавана інформація повинна містити мінімальну кількість показників і разом з тим задовольняти вимогам максимального числа її користувачів на різних рівнях управлінської ієрархії, крім того, при одержанні інформація повинен використовуватися принцип мінімізації витрат праці й часу.

Організація облікової інформації в значній мірі визначає порядок її зберігання, реєстрації, відновлення, передачі й використання. Чітка організація банків даних дозволяє більш повно обґрунтувати напрямки руху, інтенсивність потоків інформації, закономірності її перетворення, методику запитів і одержання. У діяльності великих підприємств передача інформації є неодмінним першорядним фактором нормального функціонування як підприємства в цілому, так і окремих структурних підрозділів. При цьому здобуває особливе значення забезпечення оперативності й вірогідності отримуваних відомостей.

Аналіз сукупності об’єктів обліку дозволяє виявити ступінь використання системою управління існуючої інформації, а також визначити структуру і обсяг тих даних, які не входять у систему обліку в даний момент, але необхідні для управління.

Інформаційні вимоги безпосередньо залежать від конкретного рівня управління – стратегічного, тактичного, оперативного відповідно до функцій вищого, середнього й оперативного персоналу. Структуровані рішення зазвичай приймаються на оперативному рівні, на тактичному – напівструктуровані, на стратегічному – неструктуровані. Чим вище рівень управління, тим більше неструктурованих рішень, тому засоби й методи формування інформації не однакові для всіх рівнів.

На стратегічному рівні потрібні підсумкові нерегламентовані звіти, прогнози й зовнішня інформація для розробки генеральної стратегії. На оперативному рівні потрібні регулярні внутрішні звіти з детальним порівнянням базисних і поточних показників, які допомагають відслідковувати поточні операції. Таким чином, інформаційні системи повинні відповідати вимогам відповідних рівнів і надавати їм будь-яку потрібну інформацію.

Слід також зауважити, що для розуміння й використання конкретної інформації одержувач повинен мати певний запас знань. Сукупність знань, що дозволяють розпізнати визначений обсяг інформаційних продуктів називається інформаційним потенціалом менеджера. Інформаційний потенціал менеджера повинен забезпечити сприйняття всіх видів інформаційних продуктів, щоб його управлінські рішення не призвели до негативних наслідків для підприємства.

Необхідність відокремлення інформаційного ресурсу й інформаційного потенціалу визначається, насамперед, тим, що менеджер при розподілі фінансових засобів і плануванні робіт повинен чітко усвідомлювати процедуру підвищення сукупного інформаційного потенціалу підприємства. Дане зауваження пов'язане з тим, що поряд з нагромадженням підприємством інформації й збільшенням його інформаційних ресурсів нерідко має місце зниження загального рівня інформаційного потенціалу окремих менеджерів і підприємства в цілому.

Крім збільшення обсягів інформації до масштабів, які унеможливлюють її безпосередню обробку, виникає цілий ряд специфічних проблем, пов'язаних зі швидким розвитком інформаційних технологій. Ситуація різкого росту темпів виробництва інформації породила наступні проблеми: непропорційний ріст інформаційного шуму через слабку структурованість інформації; поява паразитної інформації (одержуваної як додатки); невідповідність формально релевантної інформації (тематично відповідної) дійсним потребам її споживачів; багаторазове дублювання інформації. У цьому зв'язку слід зазначити, що сам по собі інформаційний ресурс підприємства не впливає на якість прийнятих рішень.

Таким чином, під виробничим інформаційним потенціалом розуміється здатність і можливість як окремих фахівців, так і інформаційної системи підприємства в цілому, сприймати й перетворювати інформаційну продукцію, яка надходить на підприємство (до окремих структурних підрозділів, виконавців) в управлінські рішення.

Розглядаючи процес управління, як комунікаційний процес, визначено місце обліку в системі управління як такого, що є сполучною ланкою між управлінцями та виконавцями, оскільки він надає інформацію в цілому про діяльність підприємства. Доведено, що облік виконує в повній мірі комунікативну функцію в процесі управління лише за умови наявної потреби управлінців у обліковій інформації. Визначено інформаційні вимоги для стратегічного, тактичного й оперативного рівнів управління, необхідність відокремлення інформаційного ресурсу й інформаційного потенціалу.

Відсутність методології кількісної і якісної оцінки інформаційних ресурсів знижує ефективність інформації, що накопичується у вигляді інформаційних ресурсів, і збільшує тривалість перехідного періоду від індустріального до інформаційного суспільства.

Сучасні умови господарювання підвищують роль управлінських рішень та оптимізації відносин з державою для виконання завдань суб'єктом економіки. Ефективність життєдіяльності підприємства залежить від наявності та умілого використання економічної інформації, основу якої становить облікова. Це зумовлює необхідність чіткого визначення параметрів її формування та відповідності цих параметрів потребам користувачів.

Вчені у галузі бухгалтерського обліку не розглядають вимоги до бухгалтерської інформації, але формулюють вимоги до обліку:

● порівнянність показників обліку з показниками плану;

● своєчасність обліку;

● точність та об'єктивність обліку;

● повнота та аналітичність;

● ясність і доступність;

● економічність.

Вищенаведені вимоги (якісні характеристики), на наш погляд, можуть служити основою для створення системи вимог до облікової інформації, яка є кінцевим продуктом процесу обліку.

Метою дослідження є визначення облікової інформації, створення системи її класифікації та вимог. При вирішенні проблем, що стосуються обліко-вої інформації доцільно опиратися на ідентичні положення щодо економічної інформації, які є загальними. Також необхідно врахувати особливості такої інформації, як обов'язкова документованість, доказовість, можливість для відтворення, адресність, юридична сила та ін.

Економічна інформація – це відображення суспільно-економічних відносин і процесів за допомогою цифр, фактів, відомостей та інших матеріалів. Облікова (бухгалтерська) інформація – це відомості щодо функціонування суб'єкта економіки, зафіксовані у носіях облікової інформації.

Забезпечення захисту облікової інформації підприємства є важливою передумовою спрямованою на забезпечення його економічної безпеки. Нестабільність і невизначеність економічних процесів загострюють окреслену проблему, що потребує пошуку наукових підходів до її вирішення.

Показники економічної безпеки підприємства – це найбільш значущі параметри, що дають загальне уявлення про стан економічної системи суб’єкта господарювання в цілому його стійкості і мобільності, стану технічної бази, рівня витрат на науково-дослідні роботи, конкуренто-спроможність, імпортну залежність, відкритість для національної економіки, співвідношення власного і залученого капіталу ступінь достовірності звітних облікових даних тощо.

Питання захисту облікової інформації знайшли своє відображення в наукових працях українських і російських вчених: Ф.Ф.Бутинця, Б.І.Валуєва, А.П.Дикого, В.В.Євдокимова, В.Б.Івашкевича, М.Д.Корінька, М.Ф.Кропивка, С.З.Мошенського, О.В.Олійник, В.Ф.Палія, М.С.Пушкаря, Я.В.Соколова. Враховуючи великий науковий внесок вчених в розвиток теорії інформаційного захисту потребує окремого дослідження питання захисту облікової інформації в системі економічної безпеки підприємства.

Економічна безпека підприємства – це певний рівень гарантії ефективного використання ресурсів власності капіталу персоналу інформації і технології техніки та устаткування інтелектуальних прав підприємницьких можливостей для стабільного функціонування та сталого розвитку. Необхідність постійного дотримання економічної безпеки зумовлюється об’єктивно наявним для кожного суб’єкта господарювання завданням забезпечення стабільності функціонування та досягнення головних цілей своєї діяльності Рівень економічної безпеки підприємства залежить від того наскільки ефективно її керівництво і спеціалісти менеджери будуть спроможні уникнути можливих загроз і ліквідувати шкідливі наслідки окремих негативних складових зовнішнього і внутрішнього середовища. Джерелами негативних впливів на економічну безпеку можуть бути свідомі чи несвідомі дії окремих посадових осіб і суб’єктів господарювання органів державної влади міжнародних організацій підприємств організацій конкурентів збіг об’єктивних обставин, стан фінансової кон’юнктури на ринках даного підприємства, наукові відкриття та технологічні розробки, форс-мажорні обставини тощо.

Як вважають американські вчені економічна безпека повинна відповідати принаймні двом умовам збереження економічної самостійності підприємства, тобто здатності у власних інтересах приймати рішення, що стосуються сталого розвитку в цілому, збереження вже досягнутого рівня економічного розвитку і можливості його подальшого нарощування.

Економічна безпека, будучи багатоплановою проблемою включає декілька функціональних складових: фінансову – досягнення найбільш ефективного використання корпоративних ресурсів, техніко-технологічну, ступінь відповідності застосовуваних на підприємстві технологій сучасним світовим аналогам щодо оптимізації витрат ресурсів, інтелектуальну і кадрову, збереження та розвиток, інтелектуального потенціалу підприємства, ефективне управління персоналом інформаційну – ефективне інформаційно-аналітичне-забезпечення господарської діяльності підприємства політико-правову (усебічне правове забезпечення діяльності підприємства, дотримання чинного законодавства, екологічну – дотримання чинних екологічних норм, мінімізація втрат від забруднення довкілля, силову – забезпечення фізичної безпеки працівників фірми і збереження її майна, соціальну (забезпечення для своїх працівників належних умов для розвитку їх особистості в різних аспектах).

План семінарського заняття

1. Сутність обліково-аналітичної інформації та її класифікація для потреб управління підприємством.

2. Місце та роль облікової інформації в управлінні підприємством.

3. Вимоги до обліково-аналітичної інформації.

4. Релевантність облікової інформації та її вплив на прийняття

управлінських рішень.

Термінологічний словник основних понять

Бухгалтерський облік – процес виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність підприємства зовнішнім та внутрішнім користувачам для прийняття рішень.

Інформація – це відомості про навколишній світ і процеси що відбуваються в ньому.

Економічна інформація – це відображення суспільно-економічних відносин і процесів за допомогою цифр, фактів, відомостей та інших матеріалів.

Облікова (бухгалтерська) інформація – це відомості щодо функціонування суб'єкта економіки, зафіксовані у носіях облікової інформації.

Навчальні завдання

Завдання 1.1

Пов’язати наведені терміни з їх змістом. Для цього проставити ліворуч від номеру терміна відповідну літеру.

Термін	Зміст
_(1) Економічна інформація	А. процес виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність підприємства зовнішнім та внутрішнім користувачам для прийняття рішень
_(2) Інформація	Б. відомості про навколишній світ і процеси що відбуваються в ньому
_(3) Бухгалтерський облік	В. відомості щодо функціонування суб'єкта економіки, зафіксовані у носіях облікової інформації
_(4) Облікова (бухгалтерська) інформація	Г. відображення суспільно-економічних відносин і процесів за допомогою цифр, фактів, відомостей та інших матеріалів

Тести для самоперевірки знань

1. Процес виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність підприємства зовнішнім та внутрішнім користувачам для прийняття рішень:

а) фінансовий облік;

б) управлінський облік;

в) бухгалтерський облік.

2. Вчені у галузі бухгалтерського обліку не розглядають вимоги до бухгалтерської інформації, але формулюють вимоги до обліку:

а) порівнянність показників обліку з показниками плану, своєчасність обліку, точність та об'єктивність обліку; повнота та аналітичність; ясність і доступність; економічність.

б) ефективність, надійність, прозорість.