Тема 2. Бухгалтерський облік в інформаційній системі управління підприємством

Функціонування підприємства в конкурентному середовищі зумовлює необхідність використання системного підходу до його інформаційної безпеки. Враховуючи те, що однією із систем генерації інформаційного продукту на підприємстві є система бухгалтерського обліку, в рамках забезпечення інформаційної безпеки бізнес-одиниці в цілому, до даної системи повинен застосовуватися комплекс процедур щодо захисту від несанкціонованого доступу до інформації, що надходить в облікову систему, створюється в її межах та передається з неї; захисту від модифікації змісту облікової інформації як продукту даної системи у обліковому повідомленні та уникнення затримок при її (його) передачі в ході комунікаційного обміну.

Результатом змін у середовищі функціонування вітчизняних підприємств є необхідність появи облікової комунікаційної політики як інструменту стандартизації та координування комунікаційного процесу та забезпечення інформаційної безпеки в частині облікової інформації.

Формування облікової комунікаційної політики підприємства є доцільним із використанням змішаного підходу (централізовано-децентралізованого) до організації бухгалтерського обліку, враховуючи специфічні фактори впливу на процес облікової комунікації, що притаманні певній бізнес-одиниці. При цьому регулювання обліковими комунікаціями повинно бути спрямоване на задоволення як комунікаційних потреб підприємства в цілому, так і персоніфікованих суб’єктів запиту. Облікова комунікаційна політика підприємства забезпечує регламентацію процесу управління елементами облікової комунікаційної мережі, виходячи із формалізованих комунікаційних зв’язків.

Комунікаційна облікова політика в системі бухгалтерського нормативного регулювання, зокрема, та системи нормативного регулювання в цілому має дуалістичний зміст, виступаючи як елементом централізованого регулювання комунікаційної взаємодії підприємства із інститутами зовнішнього середовища, так і засобом децентралізації комунікаційних зв’язків підприємства. Базою розробки комунікаційної облікової політики підприємства є нормативні акти України вищих ієрархічних рівнів відносно суб’єктного рівня (т. то нормативних актів, що розробляються безпосередньо на підприємстві та носять нормативний характер).

Виходячи із дуалістичного регламентаційного характеру комунікаційної облікової політики доцільним є закріплення базових положень у відповідному положенні (стандарті) бухгалтерського обліку та формування варіативної складової, яка не суперечить задекларованим нормам у даному стандарті безпосередньо у внутрішньо-фірмовому стандарті щодо комунікаційної облікової політики підприємства.

В ході реалізації етапу кодування в частині формування системи показників на запит відповідного суб’єкта необхідно враховувати вплив моделі об’єкту управління на цінність облікової інформації та вплив рівня цінності на якість інформаційного потоку. Задля цього розроблено класифікацію інформаційних облікових потоків, що є рухом інформації, генерованої системою бухгалтерського обліку, від відправника до одержувача (табл. 1).

Таблиця 1. Характеристика інформаційних облікових потоків: класифікаційний розріз

№ з/п	Вид інформаційного облікового потоку	Характеристика
1. Відносно стану об’єкту управління
1.1	випереджаючі	інформаційний обліковий потік розкриває прогнозний стан об’єкту облікового відображення внаслідок прийняття управлінських рішень та/або внаслідок документального оформлення господарських операцій, що повинні відбутися в майбутньому (оформлення заявки на придбання готової продукції тощо, відповідно до сформованої системи операційних та фінансових бюджетів)
1.2	синхронні	паралельність інформаційного облікового потоку стану об’єкту (наприклад, матеріальним і грошовим потокам підприємства тощо)
1.3	наступні	відзначається розривом в часі, тобто розкриває фактичний стан об’єкту із запізненням
2. Відносно облікової системи
2.1	внутрішньосистемні: – вхідні; – вихідні	інформаційні облікові потоки в межах системи бухгалтерського обліку
2.2	міжсистемні: – вхідні; – вихідні	інформаційні облікові потоки між підсистемами управління
2.3	зовнішні: – вхідні; – вихідні	інформаційні потоки із зовнішніми системами (інститутами) відносно суб’єкта господарювання
3. За ієрархічним рівнем
3.1	однорівневі	формуються та використовуються на одному ієрархічному рівні управління
3.2	багаторівневі	формуються на одному ієрархічному рівні управління з наступним виходом на різні ієрархічні рівні
4. Залежно від носія інформації
4.1	документальні	інформаційний потік, який характеризується передачею інформації у вигляді первинних документів на паперових носіях
4.2	електронні	інформаційний потік, який характеризується передачею інформації у вигляді електронних документів
4.3	усні	інформаційний потік, який характеризується передачею інформації в усній формі
5. За частотою руху інформації
5.1	дискретні	інформаційний потік, який характеризується одноразовим рухом однотипної інформації в межах визначеного часового періоду (наприклад, річна фінансова звітність в межах року)
5.2	регулярні	інформаційний потік, який характеризується багаторазовим рухом однотипної інформації в межах визначеного часового періоду (наприклад, квартальна фінансова звітність в межах року)
6. За рівнем законодавчої регламентації
6.1	регламентовані	інформаційний потік, обов’язковість якого визначена законодавчими нормами
6.2	нерегламентовані	інформаційний потік, обов’язковість якого не визначена нормами чинного законодавства, а регламентується розпорядженням та запитами управлінського персоналу

 

 

В цілому інформаційні облікові потоки повинні відповідати якісним вимогам: відповідності (інформаційні облікові потоки повинні розкривати реальний стан об’єкту управління); оперативності (вчасне генерування інформації про стан об’єкту); раціональності (структура інформаційного облікового потоку повинна корелюватися з цінністю інформації); спрямованості (потік повідомлень здійснюється згідно з принципами дотримання економічної безпеки суб’єкта господарювання).

Ефективність функціонування підсистем управління залежить від швидкості, точності отримання облікової інформації, ступеня задоволеності рівнем її цінності в конкретній ситуації, що зумовлює вибір відповідного типу комунікаційної мережі.

З метою підвищення якості облікового комунікаційного процесу:

1. Формалізовано комунікаційні зв’язки облікової системи на основі морфологічного аналізу задля формування оптимального маршруту проходження облікового повідомлення (це забезпечить новий якісний рівень одержання облікового повідомлення реципієнтом)

При цьому маршрут та зміст облікового повідомлення є альтернативами, які слід розглядати у взаємозв’язку із факторами впливу на процес облікової комунікації, для обрання оптимального маршруту проходження облікового повідомлення із необхідним змістовним наповненням, структура якого є збалансуванням запиту реципієнтів внутрішнього і зовнішнього середовища та економічної безпеки суб’єкта господарювання в розрізі її інформаційної складової.

2. Виділено фактори впливу на процес облікової комунікації, наведено їх класифікацію (це виступило основою підвищення керованості існуючими або потенційними комунікаційними зв’язками між обліковою системою та реципієнтом) (табл. 2).

Таблиця 2. Фактори управління обліковими комунікаціями

№ з/п	Фактори впливу на процес облікової комунікації	Розшифровка впливу
	Відношення реципієнта до суб’єкта господарювання	Реципієнти відносно суб’єкта господарювання можуть бути як внутрішніми, так і зовнішніми, що впливає на рівень доступу кожного з них до інформації, що є об’єктом комунікаційної взаємодії
	Посадові обов’язки та статус реципієнта	Зміст облікового повідомлення формується із рівня доступу реципієнта до інформації, яка генерується в системі бухгалтерського обліку, враховуючи прописаний рівень доступу до неї, виходячи із його посадових функціональних обов’язків
	Стиль управління	Керованість напрямом та потоком облікової інформації
	Організаційна структура підприємства	Прописує взаємодію структурних одиниць підприємства, в тому числі в процесі облікових комунікацій
	Структура запиту	Формує структуру облікового повідомлення

 

Здійснено аналіз даних факторів з позиції керованості з боку суб’єкта господарювання, природи виникнення, ступеня впливу на комунікаційний процес та мінливості факторів впливу в часі/

План семінарського заняття

2.1. Концептуальні засади процесу облікової комунікації внутрішньосистемного та міжсистемного характеру

2.2. Етапи та елементи облікових комунікацій

2.3. Комунікаційні бар’єри якості облікових інформаційних сигналів

 

Термінологічний словник основних понять

Організаційна комунікація – процеси комунікації в межах підприємства, що передбачають обмін інформацією між особами або групами, які працюють у корпорації, тобто пересилання даних від суб’єкта (точки передачі повідомлення) до об’єкта (точки отримання) без зміни послідовності або структури змісту.

Комунікаційний канал – реальна або уявна лінія зв’язку (контакту), за якою повідомлення рухаються від комунікатора до реципієнта.

Навчальні завдання

Завдання 2.1

Необхідно: Охарактеризувати фактори впливу на альтернативні варіанти одержання грошових коштів:

Дані для виконання:

1) витребування погашення існуючої заборгованості дебіторів підприємства;

Тести для самоперевірки знань

1. Різниця, що виникає при прийнятті альтернативних рішень – це витрати:

а) релевантні;

б) диференційні;

в) можливі.

2. Можливі витрати – це:

а) заплановані витрати;

б) втрати при відмові від альтернативного рішення;

в) витрати, які можуть виникати внаслідок прийняття рішення.

3. Релевантні витрати можна розрахувати як:

а) різницю між дійсними і можливими витратами;

б) суму дійсних та можливих витрат.

Програмні питання для самостійного вивчення теми

1. Назвіть етапи облікових комунікацій?

2. Назвіть елементи облікових комунікацій?

3. Охарактеризуйте комунікаційні бар’єри якості облікових інформаційних сигналів?

 

ТЕМА 3. ПРИНЦИПИ, МЕТОДИКИ І ТЕХНІКИ ПІДГОТОВКИ УПРАВЛІНСЬКОЇ БУХГАЛТЕРСЬКОЇ ЗВІТНОСТІ.

Визначення управлінської звітності:

Дані і інформація

Управлінська інформація

Управлінська звітність перетворює дані на інформацію.

Переваги системи управлінської звітності:

Інформація для прийняття управлінських рішень не завжди є в наявності.

Інформація, яка все-таки є, – дуже загальна.

Іноді система управлінської інформації створена, але у результаті вона виходить занадто складною і використовується неефективно.

Для отримання необхідної інформації потрібно багато часу, щоб ефективно використовувати здобуту інформацію для повсякденних операцій або для прогнозування майбутніх показників.

Керівники не мають в своєму розпорядженні достатньої інформації та вимушені ухвалювати напівоптимальні рішення, тобто:

Некомпетентні рішення: засновані на недостатній або на неконкретній інформації

Невірні рішення: засновані на недостовірній інформації

Неефективні рішення: прийняті надто пізно для усунення проблеми

Ми представимо основні принципи управлінської звітності, показавши, як початкові дані про діяльність підприємства перетворюються в цінну, управлінську інформацію:

— Займаючись своєю основною діяльністю, підприємство реєструє всі операції в журналах реєстрації господарських операцій (ЖРГО)

— Через рівні проміжки часу (щодня, щотижнево, щомісячно) із даних ЖРГО за напрямами складаються звіти, в яких відображається конкретна інформація, що відноситься до даного напряму

— Регулярно (щодня, щотижнево, щомісячно) складаються зведені звіти для керівництва, в які включається конкретна інформація із звітів про господарську діяльність за обраними напрямами

— Спрощена схема діяльності підприємства має наступний вигляд:

Постачальник-постачання-виробництво-продаж-клієнт

Деякі характеристики інформації

– стислість

– точність

– оперативність

– зіставність

– цілісність

– рентабельність

– нетенденційність

– адресність

Переваги впровадження системи управлінської звітності:

Збільшення продуктивності ( можна отримати більшу ефективність у використанні часу, ресурсів та у витратах)

Якість інформації ( інформація буде кращою і оперативнішою)

Збільшена гнучкість і швидке реагування ( можна забезпечити інформаційні потреби за запитом)

Збільшений доступ для користувачів ( керівники середньої ланки можуть приймати кращі рішення завдяки обміну інформацією)

Спільне використання одних і тих же зведень ( два відділи, що використовують одне і те ж зведення, збільшать ефективність і знизять ймовірність помилки)

Взаємодія між системою і користувачами ( можна покращувати систему шляхом виявлення нових областей застосування звітів або нових інформаційних потреб)

Збільшена ефективність зв'язку і спілкування ( наприклад, між співробітниками підприємства)

Управлінська звітність: