Із підзвітними особами

Підзвітні особи — працівники або власники підприєм­ства, які отримали кошти з каси підприємства для забезпе­чення потреб, пов'язаних з його господарською діяльністю. Суми, що видаються готівкою працівникам "під звіт", обме­жуються рішеннями Національного банку України (НБУ). НБУ накладає обмеження на розмір та час використання от­риманих коштів.

Кошти підзвітним особам видаються:

- для придбання товарів і послуг;

- для покриття витрат у відрядженні.

Аванс на придбання товарів і послуг повинен бути викорис­таний не пізніше наступного дня з дня їх отримання з банку. Сума, за якою здійснюються розрахунки з однією юридичною особою за один день, не повинна перевищувати 10 000 грн.

Аванс на відрядження повинен підтверджуватися звітом в 3-денний термін з дня повернення з відрядження.

Видача коштів під звіт оформляється видатковим касо­вим ордером на основі розпорядження керівника підприємства за умови відсутності попередньої заборгованості за отримани­ми авансами.

Сума авансу на придбання товарів і послуг визначаєть­ся, виходячи з господарських потреб з урахуванням обмежень НБУ.

Сума авансу на відрядження визначається, виходячи з вартості проїзду до місця відрядження і назад, розрахункових витрат на готель та кількості днів відрядження.

Порядок оплати і норми видатків по відрядженнях виз­начаються постановою КМУ "Про норми відшкодування вит­рат на відрядження в межах України та за кордон" від 23.04.1999 р. № 663 та Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон (затверджена наказом Мінфіну № 59 від 13.03.98 р.) зі змінами.

Працівники підприємства скеровуються у відрядження за наказом керівника, у якому визначено місце та ціль відряд­ження. У відповідності до наказу керівника працівникові ви­писується посвідчення про відрядження, у якому вказується прізвище, ім'я, по-батькові відрядженої особи; її посада; місце і мета відрядження; номер та дата наказу, у відповідності до якого працівник відправляється у відрядження, а також відмітка про вибуття у відрядження з підприємства. Видане працівникові відрядне посвідчення реєструється у журналі реє­страції посвідчень про відрядження. При прибутті у кожний пункт відрядження, передбачений його завданням та вибутті з нього працівник повинен зробити відмітку у посвідченні про відрядження. Кількість фактичних днів перебування у відряд­женні визначається за посвідченням про відрядження. Підприємства повинні також вести журнал обліку працівників, що прибули у відрядження з інших підприємств та організацій.

Якщо працівник скеровується у закордонне відряджен­ня у країни, з якими встановлено повний прикордонний кон­троль, то кількість днів перебування у відрядженні визначають за відмітками органів прикордонного контролю в паспорті або документі, що його заміняє.

За кожен день перебування у відрядженні працівник от­римує добові. Розмір добових у межах України складає 30 грн.

Розмір відшкодування витрат на відрядження для держав­них службовців та працівників бюджетних установ визначають­ся спеціальним додатком до Постанови Кабінету Міністрів України "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон".

Максимальний термін перебування у безперервному відряджені в Україні — 30 календарних днів, за кордоном — 60 календарних днів. Термін відрядження працівників, що на­правляються для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не повинен перевищувати пе­ріоду будівництва об'єктів. Мінімальний термін відрядження 1 день. При одноденному відрядженні добові виплачуються в повному розмірі. Днем вибуття у відрядження вважається день відправки транспортного засобу від місця роботи відряджено­го працівника, днем прибуття — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи працівника.

Протягом усього терміну перебування у відрядженні за працівником за основним місцем роботи зберігається середній заробіток або оклад з усіма доплатами.

Після повернення з відрядження працівник складає в 3-ден- ний термін авансовий звіт про здійснені документально підтверджені (окрім добових) витрати. Працівникові компенсуються обумовлені підприємством витрати на проживання в готелі витрати на бронювання готелю, витрати на побутові послуги, що надаються в готелі, витрати на проїзд до місця відряджен­ня і назад, витрати на постіль, — за умови надання відповідних чеків та рахунків, які підтверджують факт здійснення витрат. Добові нараховуються за кожен день перебування у відряд­женні, включаючи день виїзду та приїзду. Не використана сума авансу повертається в касу підприємства.

Якщо підзвітною особою здійснювалось придбання то­варів і послуг, то вона на підставі первинних документів, які підтверджують здійснені господарські витрати також складає авансовий звіт.

Рахунки з підзвітними особами відображаються в обліку на субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами". Саль­до субрахунку може бути як дебетовим, так і кредитовим. У балансі воно відображається розгорнуто: дебетове сальдо — у складі оборотних активів, кредитове — у складі поточних зо­бов'язань.

Основні господарські операції за субрахунком відобража­ються записами:

1. Видано аванс підзвітній особі:

Дебет 372 "Розрахунки з підзвітними особами";

Кредит ЗО "Каса".