Оформлення матеріалів контрольних заходів

Предмет і мета документування контрольних заходів та їх результатів.

Порядок оформлення матеріалів контрольних заходів регулюють такі документи:

 Постанова КМУ «Про порядок проведення інспектування державною контрольно-ревізійною службою» від 20.04.2006 р. №550;

 Стандарт державного фінансового контролю – 4 "Документування результатів та формування матеріалів контрольних заходів, порядок їх опрацювання і використання".

Предметом документування контрольних заходів та їх результатів є фіксація за встановленими правилами на паперових носіях господарських операцій, проведених об’єктами контролю з порушеннями законодавства з фінансових питань, і контрольних заходів, якими їх було встановлено.

Метою документування контрольних заходів та їх результатів є надання власникові та іншим визначеним законодавством користувачам, в тому числі ініціаторам контрольних заходів, суттєвої, повної і обґрунтованої інформації про стан збереження і використання коштів, цінних паперів, матеріальних цінностей і нематеріальних активів, ведення бухгалтерського обліку і складання фінансової звітності, а також про обставини допущення, встановлення і розміри фінансових порушень.

Опис обставин порушення вважається завершеним, якщо в ньому є відповіді на такі запитання:

1) яку конкретно фінансово-правову норму порушено або не виконано (необхідно зазначити повну назву документа, його дату і номер, статтю чи пункт, які порушено);

2) хто і коли порушив фінансово-правову норму (яка посадова чи матеріально відповідальна особа об’єкта контролю своїм рішенням, вказівкою тощо порушила законодавство чи своєю бездіяльністю його не виконала; хто і коли підписав документи з порушеннями);

3) яким чином виявлено порушення (стисло зазначити прийоми документального та/або фактичного контролю, якими виявлено порушення – зустрічною перевіркою документів, нормативною перевіркою, техніко-економічним розрахунком, обстеженням, інвентаризацією, контрольним обміром виконаних робіт, опитуванням, контрольним запуском сировини і матеріалів у виробництво тощо);

4) які обставини сприяли вчиненню порушень (зазначити, за необхідності, дотримання періодичності проведення відомчих ревізій, перевірок або інвентаризацій, стан ведення бухгалтерського обліку, реагування керівництва об’єкта контролю на подання контролюючих і правоохоронних органів щодо порушень, виявлених попередніми ревізіями та перевірками, тощо);

5) як відображено в бухгалтерському обліку та/або фінансовій звітності господарську операцію, проведену з порушенням (зазначити бухгалтерські проведення, записи в складському обліку та хто з посадових чи матеріально відповідальних осіб і коли їх зробив);

6) які наслідки допущеного порушення у кількісному та/або сумовому виразі;

7) що пояснила з приводу порушення посадова чи матеріально відповідальна особа; висновки з цих пояснень (заперечень);

8) хто, скільки і як відшкодував збитків під час ревізії (перевірки);

9) які заходи вжито під час ревізії (перевірки) для усунення наслідків і причин порушення.

 

Оформлення матеріалів контрольних заходів.

За результатами контрольних заходів, здійснених органами ДКРС, найчастіше складається акт ревізії. Вимоги до його змісту закріплено в Методиці оформлення органами державної контрольно-ревізійної служби результатів ревізії, затвердженій Наказом ГоловКРУ України № 358 від 27.10.2006 р. Зокрема акт обов'язково має складатися з таких частин:

 вступна;

 описова;

 підсумкова.

Вступна частина акта ревізії повинна містити такі дані:

 дату акта ревізії. Під зазначеною датою мається на увазі дата підписання акта посадовими особами органу ДКРС, що проводили ревізію;

 номер акта ревізії – присвоюється під час реєстрації його у відповідному органі ДКРС;

 назву місця проведення ревізії;

 назву акта – зазвичай, повинна відображати тему ревізії;

 підставу для проведення ревізії;

 повну і скорочену назву підконтрольної установи;

 склад ревізійної групи (із зазначенням дати і номера посвідчення на проведення ревізії);

 період, за який перевірялася фінансово-господарська діяльність;

 дата початку і закінчення ревізії – визначається згідно з відповідними посвідченнями;

 прізвища та ініціали посадових осіб, які відповідали за фінансово-господарську діяльність підконтрольної установи;

 дані про категорію ревізії – комплексна, тематична, зустрічна тощо;

 юридичну адресу об'єкта контролю із зазначенням його основних реквізитів, дійсних на момент ревізії;

 коротко дані про дату, виконавців і тему попередньої ревізії;

 інформацію про підконтрольний об'єкт: дані про відкриті в установах банків поточні рахунки, статутні положення, виробничо-фінансові показники тощо.

Описова частина акта ревізії повинна містити повний, систематизований виклад виявлених фактів порушень і вад і пов'язаних з ними суттєвих обставин, необхідних для прийняття обґрунтованих рішень за результатами ревізії.

Описи виявлених фінансових порушень викладаються: в бюджетних установах, зазвичай, в порядку, що відповідає черговості кодів бюджетної класифікації, а в суб'єктів підприємницької діяльності – згідно з переліком питань програми ревізії чи перевірки.

Описова частина акта ревізії повинна відповідати таким вимогам:

а) об'єктивність і обґрунтованість інформації;

Відображені в акті факти повинні бути результатом ретельно проведеної перевірки, забезпечувати правомірність висновків про невідповідність чинному законодавству здійснених посадовими і матеріально-відповідальними особами об'єкта контролю фінансових операцій та інших фінансово-господарських дій.

Не допускається внесення до акта різного роду висновків, пропозицій, не підтверджених ревізійними діями даних, суб'єктивних припущень, а також юридичної кваліфікації (оцінки) дій посадових осіб об'єкта контролю.

б) повнота, комплексність і системність викладу в акті (довідці) всіх суттєвих обставин, які стосуються справи;

В акті повинно забезпечуватися відображення всіх суттєвих обставин, що належать до виявлених порушень, наприклад інформація про джерела оплати здійснених витрат, ринки придбання і збуту продукції (робіт, послуг), правильність і повнота відображення господарських операцій в обліку тощо.

в) чіткість, лаконічність і доступність викладу;

Під час складання акта (довідки) треба дотримуватися точності, зрозумілості описів виявлених порушень, що унемовживлювало б подвійне тлумачення наведених фактів і, мірою можливості, було б доступним для осіб, які не мають спеціальних знань з питань бухгалтерського обліку. Не допускається переобтяження описової частини акта викладом фактів, що не стосуються виявлених порушень.

Підсумкова частина акта містить такі відомості:

 кількість складених примірників акта;

 прізвище, ініціали та підписи керівника ревізійної групи (ревізора) або всіх її членів;

 прізвище, ініціали та підписи керівника і головного (старшого) бухгалтера або особи, на яку покладено обов'язки з ведення бухгалтерського обліку;

 дані (дата, прізвища) про ознайомлення, у разі потреби, з актом інших відповідальних (у т. ч. – колишніх) працівників перевіреного об'єкта, що підтверджуються підписами;

 дані (дата, прізвища, посада) про надання примірника акта керівництву об'єкта контролю або в його канцелярію, що підтверджуються підписами або відповідними штампами.

Щодо документування контрольних заходів і їх результатів у протоколах – ця форма роботи регламентується Порядком складання, передачі за належністю Протоколу про бюджетне правопорушення, затвердженого наказом Мінфіну від 26.02.2002 р. № 129.

Протокол про бюджетне правопорушення – це документ, яким засвідчується факт недотримання учасниками бюджетного процесу установленого Бюджетним кодексом України та іншими нормативно-правовими актами порядку складання, розгляду, затвердження, унесення змін, виконання бюджету чи звіту про виконання бюджету.

Протокол оформляється працівниками органів державного фінансового контролю на підставі довідок, складених за результатами проведених відповідно до законодавства перевірок і засвідчують факт бюджетного правопорушення, та матеріалів звітності, за аналізом яких виявлено бюджетні правопорушення.

У протоколі зазначаються:

 дата і місце його складання;

 посада, прізвище, ім’я, по батькові особи, яка склала протокол;

 відомості про учасника бюджетного процесу, яким вчинено бюджетне правопорушення (повна назва, місцезнаходження, інші реквізити – номер рахунку в банку чи в органі державного казначейства тощо; його підпорядкованість; прізвище, ім’я, по батькові керівника; реквізити відповідного бюджету);

 час вчинення і суть бюджетного правопорушення із зазначенням положень законодавчих або інших нормативно-правових актів, які було порушено;

 пояснення керівника (або особи, яка виконує його обов’язки) органу, установи, організації, підприємства, де вчинено бюджетне правопорушення;

 додаток до Протоколу (довідка перевірки, інші матеріали з питань, що перевірялися).

Протокол про бюджетне правопорушення складається в чотирьох примірниках.