Види та форми інформаційних систем в адміністративному менеджменті

Управління на Заході й в азіатських країнах розвивалося в такому порядку: спочатку у всіх компаніях була впроваджена система адміністративного управління (AMS), потім налагоджене ощадливе виробництво (leanproduction), автоматизовано систему адміністративного управління шляхом упровадження ERP-систем, далі здійснено сертифікацію системи управління якістю за стандартами ISO. Таким чином, система адміністративного управління первинна. Всі вдосконалення управління в будь-яких компаніях світу починаються тільки після установки й налагодження цієї системи.

Управління є стимулювальним елементом соціальних змін. Управління організацією в умовах ринкової економіки набагато складніше, ніж в умовах командно-адміністративної системи. Це пов’язано з розширенням прав відповідальності та з необхідністю більш гнучкого пристосування до змін у зовнішньому середовищі. Усі різноманітні проблеми, які виникають перед організацією, неможливо вирішити без сучасної професійної адміністративної системи, впровадження якої дає можливість застосовувати інші системи, такі як: ощадливе виробництво, ERP-системи, ISO 9000, ISO 16949, процесний підхід, модернізація виробництва [4].

Мета впровадження ощадливого виробництва (leanproduction) – виявити й виключити із процесу виробництва всі зайві матеріальні ресурси, дії й операції, які прямо не беруть участь у створенні нової споживчої вартості, а тільки завдають шкоди компаніям, збільшуючи собівартість їхньої продукції.

Для вирішення цього завдання менеджменту необхідно, насамперед, повністю систематизувавши управління, ліквідувати ентропію в організаціях. Це значить – вирішити всі організаційні проблеми, чітко до деталей налагодити весь процес виробництва й розв’язати питання мотивації персоналу накожному робочому місці. Це непросте завдання може бути вирішене тільки в рамках системи адміністративного управління, яке володіє унікальною властивістю – вона істотно спрощує процес управління й багаторазово підвищує ефективність організацій, направляючи всю енергію організацій на досягнення поставленого цілей.

Уведення нової автоматизованої технології може забезпечити організації переваги в конкуренції. Інформаційно-технологічні (IT) компанії, що пропонують українським підприємствам ERP-системи, перед їх упровадженням змушені займатися не своєю справою – описувати роботу підприємств із використанням систем адміністративного управління, які на вітчизняних підприємствах просто відсутні. Але їхній продукт і мета – система автоматизації. Тому адміністративна система їм потрібна лише як об’єкт, який можна автоматизувати. Як наслідок, адміністративна система створюється наспіх у вигляді якоїсь теоретичної моделі, що найчастіше нереально описує роботу підприємства, яку потім автоматизує.

У результаті, IT-компанія начебто б свою роботу зробила на совість – впровадила ERP-систему. Але реальний стан речей на підприємстві при цьому найчастіше не міняється – підприємство продовжує жити своїм “безсистемним” життям, а автоматизована система – своїм. Вона не затребувана персоналом, тому що є чужорідною для колективу, який не привчений до системної роботи. У підсумку, замість полегшення процесу управління, на що спрямована автоматизація, у керівництва підприємства збільшується кількість проблем. Тепер з’явилася ще одна й дуже дорога проблема – обслуговування цієї незатребуваної автоматизованої системи.

Якщо на підприємстві немає сучасної системи адміністративного управління, то впровадження системи за стандартом ISO, крім головного болю, керівництву підприємств нічого не принесе. Збільшиться тільки кількість паперових документів. Якість як була на непристойно низькому рівні, так і залишиться. Єдина винагорода, що одержують підприємства після виконання всіх робіт із впровадження системи управління якістю за стандартом ISO, – це паперовий сертифікат. Для реального впровадження системи якості за стандартом ISO, необхідно, насамперед, працююча адміністративна система управління.

Сьогодні в Україні популярний так званий “процесний підхід”. Ця новація прийшла із Заходу. Сутність процесного підходу полягає в тому, щоб усунути причини, які знижують ефективність адміністративних систем управління. Багато підприємств на Заході дуже розширилися, і система адміністративного управління на них дуже ускладнилася.

Це виявляється в тому, що в рамках підприємства з’являється багато різних напрямів виробництва, якими стає складно централізовано управляти. Підприємства при цьому втрачають гнучкість, їм все важче стає пристосовуватися до змін на ринку, у результаті знижується їхня ефективність.

Через відсутність системи адміністративного управління на підприємствах зводиться практично на нуль весь економічний ефект, пов’язаний з модернізацією виробництва.

Відсутність цієї системи – це основна причина низької ефективності будь-якої організації, тому що персонал повільно й з небажанням освоює нові технології й устаткування. У результаті, витрати на модернізацію виробництва починають окупатися з великим запізненням, важко й дуже повільно. А це величезні втрати для підприємств.

Щоб запобігти цим втратам, необхідно виконати одну умову: до модернізації виробництва на підприємстві повинна функціонувати система адміністративного управління – базис високої ефективності організацій.