Перевірка організації облікової і контрольної роботи в бюджетній установі. Перевірка стану бухгалтерського обліку

Ревізія стану обліку починається з обстеження організації облікового процесу в бухгалтерії установи.

Необхідно перевірити обґрунтованість планів роботи бухгалтерії і стану їх виконання. У річному плані роботи бухгалтерії передбачаються роботи з удосконалення облікового процесу, плани контрольної роботи, технічного навчання та підвищення кваліфікації працівників бухгалтерії. Обґрунтованість обсягів роботи щодо вдосконалення обліку та контролю визначається шляхом аналізу даних про виявлені порушення при здійсненні попередніх ревізій органами державного фінансового контролю та плану роботи бухгалтерії з удосконалення обліку, обстеження обсягів застосування комп’ютерної техніки в обліковому процесі.

Ревізору доцільно ознайомитись з внутрішніми розпорядчими документами установи (наказами, розпорядженнями, положеннями про відділи, посадовими інструкціями, правилами тощо) з метою встановлення:

- основних видів господарських операцій, що здійснюються даною установою;

- кола осіб, які беруть участь у документуванні цих операцій;

- кола осіб, які мають право вирішувати питання, пов'язані із здійсненням таких операцій;

- кола осіб, на яких покладено функції контролю за здійснення операцій кожного виду.

Керівник установи видає наказ (розпорядження) про надання права підписання бухгалтерських документів із зазначенням посад і прізвищ таких осіб, а також конкретних видів господарських операцій, по яких працівники установи мають право першого та другого підпису. Наприклад, право підписання касових документів керівник делегує своєму заступнику, головному бухгалтеру та заступнику головного бухгалтера, а підписання казначейських документів, рахунків-фактур, які будуть слугувати підставою для переказу грошових коштів, залишає за собою.

Також слід перевірити наявність нормативно-правової інформації (інструкцій з обліку), забезпечення бланками типових форм первинної документації, облікових регістрів, технологічними інструкціями з експлуатації та застосування комп’ютерної техніки.

Наступним напрямом контролю є перевірка організації архіву облікової інформації. В кінці звітного періоду, обов’язково наприкінці року, всі документи повинні бути підшиті в папки, пронумеровані, підписані і здані в архів на збереження (повинно бути спеціальне, належно обладнане для збереження документів службове приміщення). Бухгалтерія повинна вести описи архівних справ (папок) по роках, складати акти на знищення документів, по яких закінчився нормативний термін зберігання, установлений чинним законодавством. При зберіганні облікової інформації на електронних носіях у наявності повинно бути не менше 2-3 копій на електронних носіях, повинні дотримуватися терміни перезапису інформації. Отримувати документи з архіву можна тільки з дозволу головного бухгалтера.

Метою ознайомлення ревізора (керівника ревізійної групи) з положенням про бухгалтерію та посадовими обов'язками кожного працівника бухгалтерії є:

- встановити, чи всі господарські операції закріплено у посадових обов’язках за працівниками бухгалтерії, чи немає господарських операцій, відповідальність за ведення яких не покладено на конкретних працівників, внаслідок чого такі операції залишаються поза обліком або ведуться з порушенням встановленого порядку;

- визначити коло осіб, відповідальних за своєчасний і повний облік певних операцій.

Це необхідно для правильного визначення осіб, винних у незаконному/нецільовому витрачанні коштів. У таких випадках в акті ревізії (перевірки) слід зазначати:

- хто (за посадовою інструкцією, розпорядженням, положенням) відповідальний за зазначену облікову операцію;

- хто фактично підписав обліковий документ (обліковий регістр), чи мав він на це право.

Якщо працівник бухгалтерії у своєму поясненні відмовляється від свого підпису або посилається, що цей документ фактично підписала інша особа, слід перевірити, чи є в установі наказ (розпорядження, інший документ), який підтверджує відсутність на робочому місці працівника бухгалтерії у зв'язку з відпусткою, хворобою тощо, та чи покладалась відповідальність за здійснення обліку таких операцій на іншого працівника за умови обов'язкового його ознайомлення з таким наказом (розпорядженням).

Наказом Державного казначейства України від 27.07.2000 № 68 затверджено Інструкцію про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання.

Оскільки порядок ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності про виконання бюджетів та госпрозрахункових операцій бюджетних установ встановлюється Державним казначейством України, бюджетними установами і організаціями бухгалтерський облік відповідно до наказу Державного казначейства України від 27.07.2000 р. № 68 повинен вестись за меморіально-ордерною формою.

Інструкцією про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання встановлено такі форми меморіальних ордерів (далі - м/о) при веденні бухгалтерського обліку без застосування технічних засобів:

- М/о № 1 «Накопичувальна відомість за касовими операціями, форма № 380 (бюджет). Застосовується при обробці звітів касирів з метою систематизації оборотів у касі за поточний місяць. М/о для кожного виду національної і іноземної валюти складаються окремо і нумеруються відповідно № 1-1, 1-2 тощо. Кожен звіт касира заноситься до накопичувальної відомості за відповідними кореспондуючими субрахунками одним рядком,тобто записуються всі обороти в касі з надходження та витрачання коштів за дебетом чи кредитом відповідних субрахунків рахунку 30 «Каса». При перенесенні підсумків руху коштів у касі з накопичувальної відомості до книги «Журнал-головна» виключаються обороти із надходження готівкових коштів з реєстраційних (спеціальних реєстраційних, поточних) рахунків до каси установи та із внесення готівкових коштів з каси на зазначені вище рахунки (оскільки ці записи переносяться з м/о № 2 та № 3).

- М/о № 2 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків), форма № 381 (бюджет). М/о за кожним реєстраційним (особовим, поточним) рахунком складаються окремо і нумеруються № 2-1, 2-2,2-3 тощо. Операції з руху коштів загального фонду в іноземній валюті оформляються окремими м/о за видами валют. Записи здійснюються на підставі щоденних виписок з реєстраційних (особових, поточних) рахунків з доданням до них підтвердних документів.

- М/о № 3 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків), форма № 382 (бюджет). М/о за кожним спеціальним реєстраційним (поточним) рахунком складаються окремо і нумеруються № 3-1,3-2, 3-3 тощо. Операції з руху коштів спеціального фонду в іноземній валюті оформляються окремими м/о за видами валют. Записи здійснюються на підставі щоденних виписок зі спеціальних реєстраційних (поточних) рахунків із доданням до них підтвердних документів.

- М/о № 4 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами», форма № 408 (бюджет). Відомість складається за субрахунком 364 «Розрахунки з іншими дебіторами» окремо за кожним дебітором та в розрізі кодів економічної класифікації видатків, записи здійснюються позиційним методом (за кожною операцією, кожним документом). Операції за розрахунками з дебіторами, що здійснюються за рахунок коштів спеціального фонду, ведуться в окремому м/о за такою ж формою.

- М/о № 5 «Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій», форма № 405 (бюджет). В установах, де виписується декілька розрахунково-платіжних відомостей, за підсумками цих відомостей складається зведення, яке і є м/о з заробітної плати та стипендій. Записи в ордері систематизуються за функціональною класифікацією та найменуванням установ, що обслуговуються. При нарахуванні заробітної плати та стипендій за рахунок коштів спеціального фонду вони систематизуються і за видами коштів спеціального фонду. На суму нарахованої заробітної плати здійснюється нарахування внесків на обов'язкове пенсійне та соціальне страхування, в тому числі на обов'язкове страхування на випадок безробіття.

- М/о № 6 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами», форма № 409 (бюджет). Відомість складається за субрахунком 675 «Розрахунки з іншими кредиторами» окремо за кожним кредитором та в розрізі кодів економічної класифікації видатків; записи здійснюються позиційним методом (за кожною операцією, кожним документом). Операції за розрахунками з кредиторами, що здійснюється за рахунок коштів спеціального фонду, ведуться в окремому ордері за даною формою.

- М/о № 7 «Накопичувальна відомість за розрахунками в порядку планових платежів», форма №410 (бюджет). У накопичувальній відомості ведеться облік розрахунків за продукти харчування, медикаменти та перев'язувальні засоби, що здійснюються в порядку планових платежів. Облік ведеться окремо за кожним постачальником, операції відображаються у розрізі кодів економічної класифікації видатків. Операції за розрахунками в порядку планових платежів, що здійснюються за рахунок коштів спеціального фонду, ведуться в окремому ордері за даною формою. Записи здійснюються за кожним документом в міру здійснення операцій.

- М/о № 8 «Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами», форма № 386 (бюджет). Облік розрахунків з підзвітними особами за субрахунком 362 «Розрахунки з підзвітними особами» ведеться у розрізі кодів економічної класифікації видатків позиційним способом. Операції за розрахунками з підзвітними особами, що здійснюється за рахунок коштів спеціального фонду, ведуться в окремому ордері заданою формою.

- М/о № 9 «Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення необоротних активів», форма № 438 (бюджет). Записи здійснюються щодо кожного документа («Акт прийняття-передачі основних засобів» ф. № 03-3, «Акт про списання автотранспортних засобів» ф. № 03-4, «Акт про списання вилученої з бібліотеки літератури» ф. № 03-5) із зазначенням матеріально відповідальної особи.

- М/о № 10 «Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів», форма № 439 (бюджет). Записи здійснюються за кожним документом із зазначенням матеріально відповідальної особи.

- М/о №11 «Зведення накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування», форма № 398 (бюджет). Коли установою складається декілька накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування, складається м/о за кожною матеріально відповідальною особою (обслуговуючою установою). Записи до накопичувальної відомості здійснюються окремо за кожним постачальником.

- М/о № 12 «Зведення накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування», форма №411 (бюджет). Коли установою складається декілька накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування, складається м/о за кожною матеріально відповідальною особою (установою). Записи вносяться на підставі накопичувальних відомостей та інших видаткових документів (актів про нестачу продуктів харчування, про повернення на базу та ін.).

- М/о № 13 «Накопичувальна відомість витрачання матеріалів»,форма № 396 (бюджет). Записи за дебетом субрахунків, що кореспондують з матеріальними субрахунками, здійснюються у розрізі кодів економічної класифікації видатків на підставі первинних документів про витрачання матеріалів (крім продуктів харчування) - накладних на видачу, забірних карток та ін.

- М/о № 14 «Накопичувальна відомість нарахування доходів спеціального фонду бюджетних установ», форма № 409 (бюджет). Для обліку операцій нарахування доходів за спеціальними коштами (субрахунок 711 «Доходи за спеціальними коштами») та за іншими власними надходженнями (субрахунок 712 «Доходи за іншими власними надходженнями») на кожен вид доходів спеціального фонду відкриваються окремі меморіальні ордери, які нумеруються відповідно № 14-1, 14-2.

- М/о № 15 «Зведення відомостей за розрахунками з батьками на утримання дітей», форма № 406 (бюджет). Зведення відомостей складається на підставі відомостей за розрахунками з батьками, усі записи здійснюються окремо за кожною обслуговуючою установою (дитячою групою). У кінці місяця за всіма графами підраховуються підсумки на кінець місяця.

- М/о №__, форма № 274 (бюджет), застосовується для відображення операцій, що не фіксуються в м/о № 1-15, та для операцій, за якими не потрібно складати накопичувальні відомості та зведення. Записи в м/о здійснюються як за окремими первинними документами, так і загрупами однорідних документів. Таким м/о присвоюються номери, починаючи з 16 за кожний місяць окремо.

- Книга «Журнал-головна», форма № 308 (бюджет). Книга призначена для реєстрації всіх м/о установи. Облік у книзі ведеться, як правило,за субрахунками (тобто рахунками другого порядку). В окремих централізованих бухгалтеріях за рішенням головного бухгалтера облік може вестись за рахунками третього, четвертого та ін. порядку. Книга «Журнал-головна» відкривається щорічно записами сум залишків на рахунках на початок року у відповідності до балансу та залишків на рахунках книги «Журнал-головна» на кінець минулого року. Суми оборотів за місяць за всіма субрахунками як за дебетом, так і за кредитом повинна дорівнювати підсумку графи «Сума оборотів за меморіальним ордером».

При автоматичному веденні бухгалтерського обліку (із застосуванням технічних засобів) Інструкцією про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання встановлено такі форми меморіальних ордерів:

- М/о № 1 «Накопичувальна відомість за касовими операціями»,форма № 380-авт (бюджет);

- М/о № 2 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків), форма № 381-авт (бюджет);

- М/о № 3 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків), форма № 382-авт (бюджет);

- М/о № 4 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами», форма № 408-авт (бюджет);

- М/о № 5 «Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій», форма № 405-авт (бюджет);

- М/о № 6 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами», форма № 409-авт (бюджет);

- М/о № 7 «Накопичувальна відомість за розрахунками в порядку планових платежів», форма № 410-авт (бюджет);

- М/о № 8 «Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами», форма № 386-авт (бюджет);

- М/о № 9 «Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення необоротних активів», форма № 438-авт (бюджет);

- М/о № 10 «Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів», форма № 439-авт(бюджет);

- М/о № 11 «Зведення накопичувальних відомостей про надходження продуктів харчування», форма № 398-авт (бюджет);

- М/о № 12 «Зведення накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування», форма № 411-авт (бюджет);

- М/о № 13 «Накопичувальна відомість витрачання матеріалів»,форма № 396-авт (бюджет);

- М/о № 14 «Накопичувальна відомість нарахування доходів спеціального фонду бюджетних установ», форма № 409-авт (бюджет);

- М/о №15 «Зведення відомостей за розрахунками з батьками на утримання дітей», форма № 406-авт (бюджет);

- М/о №__, форма № 274-авт (бюджет), застосовується для відображення операцій, що не фіксуються в м/о № 1 – 15, та для операцій, за якими не потрібно складати накопичувальні відомості та зведення;

Форму книги «Журнал-головна» для автоматичного ведення обліку не передбачено.

Загальні вимоги до усіх меморіальних ордерів:

- позиція «Сума оборотів за меморіальним ордером» у вигляді відповідної кореспонденції рахунків переноситься до книги «Журнал-головна»;

- кожний м/о підписується трьома особами: виконавцем, особою, що його перевірила, та головним бухгалтером;

- про операції, проведені в іноземних валютах, здійснюються одночасно два записи окремими рядками – в національній та іноземній валюті;

- залишки коштів на кожному субрахунку на початок і кінець місяця, виведені на підставі первинних документів у меморіальних ордерах,мають бути тотожними із залишками по цих субрахунках у книзі «Журнал-головна»;

- суми оборотів за місяць як за дебетом, так і за кредитом кожного субрахунку, виведені на підставі первинних документів у меморіальних ордерах, мають бути тотожними із залишками по цих субрахунках у книзі «Журнал-головна»;

- в установі ведеться одна книга «Журнал-головна», у якій відображаються усі без виключення операції із коштами загального і спеціального фондів.

Після перевірки первинних документів і зіставлення їх з записами у меморіальних ордерах необхідно зіставити між собою дані:

- меморіальних ордерів з головною книгою;

- меморіальних ордерів з показниками фінансової звітності;

- головної книги з показниками фінансової звітності.

Шляхом підбиття підсумків по кожному субрахунку (рахунку) обліку по головній книзі та зіставлення отриманих сум з показниками фінансової звітності слід впевнитися, що до фінансової звітності внесено всю інформацію про фактичні та потенційні наслідки господарських операцій і подій, здатних вплинути на рішення, що приймаються на її основі. Крім того, слід вибірково (а при виявленні розходжень – суцільним методом) звірити аналогічні показники фінансової звітності різних форм між собою.