Представницькі заходи

Гарну можливість формування доброго ставлення до фірми, поширення про неї відомостей, налагодження контактів дають різні представницькі заходи. Сюди, перш за все, можна віднести презентації, які зараз досить широко поширені. Вони зазвичай вимагають чималих зусиль і коштів, але їх користь буває великою. Правда, результативність презентацій залежить не тільки від вкладених у них ресурсів, а й від професіоналізму організаторів, продуманості сценарію і вмілого його втілення.

З самого початку підготовки презентації слід запитати себе: що треба буде представити на презентації? Чому вона взагалі проводиться? Таким чином, ефективна презентація починається з визначення її завдань. Для цього треба виробити логічну послідовність всього заходу. Потрібно точно визначити час його початку і тривалість, вказавши це в підготовлених завчасно запрошеннях.

Слід ще окреслити коло запрошених і взагалі учасників, включаючи журналістів і, можливо, артистів, оскільки презентація представляє собою ще й урочисту святкову подію. Бажано у них з'ясувати інтерес до теми презентації і ступінь поінформованості про неї. З урахуванням цього і відповідно до завдань презентації слід сформулювати ключову фразу, яку повинні запам'ятати учасники. Треба також визначити бажаний відгук аудиторії, її реакцію і можливі дії після самого заходу.

Потім належить сформувати робочу команду. Вона буде займатися всією підготовкою та проведенням самої презентації.

Важливою умовою успіху презентації є хороший вибір місця її провидіння. Якщо у фірми немає відповідного для цієї мети приміщення, то його слід орендувати. Це може бути ресторан, кафе, клуб, зал готелю. Воно повинно бути зручним і точно відповідати кількості запрошених.

Великої уваги заслуговує визначення виступаючих на презентації від фірми і серед них не обов'язково повинен бути перший керівник, особливо, якщо той не може ефективно виступити; це можуть бути ті фахівці, які знають предмет і вміють про нього професійно розповісти і відповісти на питання. В іншому випадку, кострубата мова керівника може привести до негативного результату. Коли визначені основні орієнтири презентації, треба затвердити порядок та тривалість виступів, узгодити їх тему і зміст, щоб уникнути повторів. Паралельно потрібно обговорити матеріали, які будуть демонструватися.

З виступаючими належить обговорити тексти та інші інформаційні матеріали. Вони можуть знадобитися на презентації і їх можна буде вручити тим людям, що прийшли. Не можна ділити ці матеріали по категоріях – "для преси", "для гостей", "для дуже почесних гостей" і т.д. В усякому разі, цього не варто робити на самій презентації, бо такий розподіл виробляє недобре враження на тих, кому дістається інформаційний пакет, та ще й без якихось вкладень.

Одночасно потрібно готуватися до прийому гостей, закуповувати напої, папки, ручки та інші сувеніри. Ці сувеніри бажано забезпечити фірмовими знаками і написами. Ефективна презентація передбачає свого роду презентацію, в тому числі і в присутності представників учасників.

Певну увагу треба приділити одягу виступаючих і допоміжного персоналу: вона повинна відповідати меті презентації, її тональності і характером аудиторії.

У день заходу організатори повинні прибути на місце заздалегідь і перевірити все, особливо – технічні засоби.

Презентація вимагає невеликого і динамічного вступу. Воно визначає важливі моменти презентації, допомагає налагодити відносини з аудиторією і відчути її настрій. За спостереженнями фахівців, вступ має складатися з таких елементів.

Привітальні люб'язності. Подяка зате, що гості знайшли час прийти на презентацію. Можна висловити надію, що вони не пошкодують про те, як його провели. Уникайте надмірної авторитетності. Розкажіть про свій особистий досвід в цій області. Визначте завдання презентації в рамках інтересів слухачів.

Представлення. Ім'я, посада та досвід ведучого, якщо це суттєво, і, звичайно, виступаючих.

Оголошення мети. Що передбачається пояснити, припустити або продемонструвати на презентації.

Роз'яснення. Потрібно повідомити, скільки триватиме презентація. Вона може проходити в одному місці або переміститься в інше, чи передбачені перерви і чи можна переривати виступаючих.

Закінчення презентації. Як і її відкриття, воно занадто важливо, щоб залишати її на волю випадку. Звичайно, в останній момент можна змінити запланований фінал, але для цього його треба знати. Закінчення зазвичай включає:

– коротке резюме найважливіших фактів і аргументів і повтор ключових фраз і Відеофакт;

– рекомендації щодо очікуваної стратегії поведінки після презентації;

– пропозиції щодо найближчих кроків, якщо рекомендації прийняті, з конкретними термінами;

– опис допоміжної літератури поданої проблеми.

Якщо презентацію веде один ведучий, бажано прагнути до діалогу з аудиторією, для чого треба заохочувати питання, залучати учасників до обговорення. Слова "як ви знаєте" дозволяють говорити для тих, хто не знає теми, не ображаючи при цьому тих, хто знає. Якщо аудиторія більше провідного знає про справжній стан справ, то краще поставити питання і переконатися, що його правильно зрозуміли. Треба повідомити слухачам, що їм дадуть копії виступів та інших матеріалів, інакше хтось почне записувати або замальовувати графік і пропустить слова.

Завершують презентацію чемності.

Технологія презентацій досить повно відпрацьована в практиці. Останнім часом створені спеціалізовані програмні продукти презентацій з використанням сучасної техніки. Таке оснащення безсумнівно підвищує ефективність презентації і говорить про можливості і солідність фірми.

Хороші можливості для вирішення завдань дають "круглі столи", семінари, конференції та інші представницькі заходи. На них можна за участю законодавців, представників органів влади, журналістів обговорити актуальну для фірми і всього суспільства проблему і показати себе в необхідному світлі. Скажімо, в американській практиці семінари широко застосовуються для вироблення політичних рішень. На них зазвичай відбувається взаємодія представників органів влади з ученими і фахівцями. Тут можна не прямо, а як би опосередковано донести до аудиторії свої ідеї і тим самим вирішити свої завдання. Разом з тим, досвід проведення різноманітних представницьких заходів свідчить, що далеко не всі керівники вміють виконувати представницькі функції. Тому їм необхідно вчитися, що лежить у сфері діяльності фірм.

Ну і після презентації або іншого заходу прийнято проводити фуршет (прийом), який повинен стати їх продовженням і дозволити у неформальній обстановці отримати якісь нові і часто ексклюзивні відомості, встановити контакти.

3. Подробная инструкция по работе с PowerPoint для Windows

ВВЕДЕНИЕ.

PowerPoint для Windows – это приложение, предназначенное для создания электронных презентаций с использованием различных видов информации: аудио, видео, графическая, текстовая и их последующей демонстрации с использованием различных эффектов.