Методика та порядок проведення презентацій

Лабораторна робота №8.

Тема: Підготовка презентацій засобами редактора Microsoft PowerPoint.

Мета роботи: узагальнити знання про презентацію, її підготовку й проведення, а також виробити практичні навики по створенню комп’ютерних презентацій та шаблонів у редакторі Microsoft PowerPoint.

Хід роботи

1. Що таке презентація?

2. Які бувають види презентацій?

3. Які кроки включає підготовка та проведення презентації?

4. Що включає планування процесу презентування?

5. Що включає аналіз складу, мети, характеру й стану аудиторії?

6. Що включає вибір, розробка варіантів використання демонстраційно-наочних матеріалів?

7. Що включає безпосередньо підготовка до мови: написання тексту, плану, підготовка наочних матеріалів?

8. Що включає підготовка до відповідей на питання з аудиторії?

9. Що включає вибір місця проведення презентації?

10. Які можливості по створенню комп’ютерних презентацій реалізовані в програмі PowerPoint?

11. На основі шаблону «Общий доклад» створити презентацію на тему «Можливості редакторів Microsoft Word, Microsoft Excel і MicrosoftPowerPoint». Опишіть, які конвертори для перетворення графічних форматів файлів, текстових форматів файлів у графічні при цьому були використані і які маніпуляції для цього треба здійснити у відповідних програмах.

12. На основі створеної презентації підготуйте власний шаблон «Загальний доклад».

 

Матеріал для опрацювання

Методика та порядок проведення презентацій

Презентація – суспільне подання чого-небудь нового, що недавно з’явилося, створеного, наприклад: книги, журналу, кінофільму, телепрограми, організації. Отже, презентація є подання громадськості чогось нового, з певними цілями.

Презентації бувають наступних видів:

– презентація громадської організації, фірми, акціонерного товариства, корпорації й т.п. (цілями такої презентації є: створення іміджу фірми серед ділових кіл, створення або відтворення сприятливого образа фірми, реклама імені фірми. По своїй суті така презентація є частиною рекламної кампанії організації);

– презентація товару (Цілі такої презентації: створення знання про нову марку, товар або послугу на цільовому ринку, ознайомлення споживачів з новими можливостями товару, розкладу магазина й т.д., досягнення переваги марці й т.п.);

– презентація проекту (ціль цього виду презентації – інформування людей про який-небудь проект, визначення зворотної реакції до проекту, пошук зацікавлених у підтримці розробки й реалізації проекту. Цей вид презентації найбільш вимогливий до форми подачі, змісту й підготовці, тому що припускає переконання аудиторії в необхідності здійснення розробки або втілення проекту);

– презентація обсягу й змісту виконаних робіт – звіт (ціль – ознайомити, надати певній вузькій групі людей результати робіт. Така презентація менш вимоглива до виконання певних правил підготовки й цілком може бути спонтанною, якщо необхідні дані у вас під рукою й утримуються в повному порядку);

– презентація плану майбутніх робіт (така презентація аналогічна попередньому виду презентацій, тільки об'єкт тут майбутні роботи організації або особистості. Цілями її можуть бути: інформування певного кола осіб про намічені роботи, опис намічених робіт з метою підтвердження об'єкта презентації критичному аналізу й зміні).

Презентатор. Це, звичайно, особа, що передає повідомлення. Для більшості усних презентацій виступаючий – центральна фігура, він несе повну відповідальність за результат презентації. Тому дуже важливо, щоб презентатор тонко розумів динаміку комунікаційного процесу й вільно володів прийомами активного спілкування.

Повідомлення – це, безпосередньо, та інформація, яку презентатор передає аудиторії.

Аудиторія – це особи, які були запрошені на презентацію. Їхній склад і число визначається організаторами презентації заздалегідь.

Кроки по підготовці та проведенню презентації наступні:

1. Планування презентації.

2. Аналіз складу, мети, характеру й стану аудиторії.

3. Вибір, розробка варіантів використання демонстраційно-наочних матеріалів.

4. Безпосередньо підготовка до мови: написання тексту, плану, підготовка наочних матеріалів.

5. Підготовка до відповідей на питання з аудиторії.

6. Вибір місця проведення презентації.

Планування є необхідною частиною процесу презентування. План є каркасом наступних дій, проектом, що збирає фактори в пучок, навколо якого відбудеться сама презентація.

Створюючи план презентатор добуває інформацію й формує свіжі ідеї, необхідні як для підготовки, так і для проведення презентації.

Змінні, що складають планування:

· частота (як часто проводилися презентації по цій темі, перед подібним типом аудиторії, у цих тимчасових рамках, у цьому місці);

· знайомство (планування залежності від рівня знайомства презентатора з аудиторією й предметом);

· походження (на планування впливає походження запиту на презентацію);

· представництво (визначення чи проводиться презентація кимось, що сприймається аудиторією як приватна особа або представник якогось співтовариства);

· тип (зовнішні, внутрішні, презентаційні, інформаційні, висхідні й спадні);

· зміст;

· природа презентаційної події;

· потенційна вигода (вигода – це те, що презентатор або організація збираються отримати у випадку успіху презентації).

Ціль допомагає визначити форму, зміст і стиль презентації, а також рівень взаємодії аудиторії із презентатором.

Цілі можуть бути:

– мотивування або розвага (коли намагаєшся кого-небудь розважити, то в основному презентація складається зі звичайної мови);

– інформування або аналіз (коли ціль нашої мови інформування або надання аналізу, те така презентація передбачає взаємодію з аудиторією. Найчастіше така презентація являє собою збори певної групи людей з метою прослуховування документа. Після прослуховування присутні задають питання на розуміння й уточнення деяких даних. Презентації такого роду дуже часто використовуються в більших компаніях для моніторингу стану фінансів компанії й т.д.);

– переконання або запрошення до співробітництва (звичайно презентація починається з надання інформації про обговорюваний об'єкт, щоб аудиторія зрозуміла ясніше про що мова йде, потім ми починаємо надавати аргументи на користь нашої точки зору й намагаємося схилити присутніх до потрібних для нас дій. Така презентація найбільш вимоглива до допоміжних об'єктів і якості мови. Крім того необхідно бути досить гнучким і чудово почувати ситуацію особливо у випадку непередбаченого плину обставин).

Найчастіше презентатори використовують деякі з перерахованих цілей одночасно. Як тільки ми поставили цілі для нашої презентації, необхідно приступитися до аналізу аудиторії.

Аудиторія – це ще один базовий елемент нашої презентації й тому, що саме для аудиторії презентація й робиться, і саме аналізу аудиторії необхідно приділити особливе значення.

Для початку треба визначити розмір аудиторії. Очевидно, що маленькі групи найбільш зручні для бурхливого обговорення й переконання. Але коли в групі більше 12 чоловік нормальні обговорення стає неможливим.

Залежність розміру аудиторії від цілей пряма: чим менше цілі припускають участь аудиторії в презентації, тим більше може бути розмір аудиторії й тим менше значення може надаватися якості людей, що прийшли на презентацію.

Також необхідно зіставити іншу потрібну інформацію про аудиторію. От деякі питання на які бажано знати відповіді перед презентацією:

– Чи буде аудиторія в основній своїй масі дружня, байдужна або противна нашій точці зору?

– Чи турбують їх теми, через які ми хочемо переконати їх взяти участь у конкретній дії?

– Який в аудиторії рівень розуміння, освіченість?

– Скільки вони знають про те, що ми збираємося їм піднести?

– Чи знають вони нас?

– Чи поважають вони нас?

Відповіді на ці питання допоможуть нам вибрати кращий шлях для проводження ефективної презентації.

Розробка стратегії розгортання виступу складніше, ніж написання документа. Якщо не зробити презентацію легкою для розуміння, можливо аудиторія не відреагує на неї потрібним чином і ми можемо втратити потенційно вигідний контракт або інвестора у проект, тому що вони можуть просто не зрозуміти або прослухати важливі пункти нашого виступу.

Для максимальних ефектів і досягнення намічених цілей, після аналізу аудиторії необхідно приступитися до розробки плану мови або презентації надаючи цьому нітрохи не менше значення.

Перший крок – це визначення головної ідеї, навколо якої й буде будуватися презентація.

Головна ідея повинна бути пов'язана з об'єктом і повинна служити стрижнем, на який кожний присутній повинен нанизувати одержувану інформацію.

Це подібно рекламному девізу, що нагадує покупцеві про достоїнства рекламованого продукту. Мета – розробити таку головну ідею, щоб зробити презентацію цікавою для аудиторії й зробити об'єкт презентації для присутніх таким же цікавим, як він цікавий презентатору.

З добре розробленою головною ідеєю виступу, можна приступити до планування часу й структури виступу.

Структура, що затверджується для виступу, повинна бути пов'язана з метою, аудиторією, предметом презентації й від відведеного для виступу часу.

Якщо у презентатора 10 хвилин або менше для виступу, необхідно організувати його так, щоб умістити основні пункти, отже, воно буде схоже на коротку витримку з повної, розгорнутої презентації.

Більш тривалі презентації повинні бути організовані як звіти.

Якщо мета – розважити, мотивувати або інформувати, використовується природний порядок залежно від об'єкта (твердої структури отут бути не може).

Якщо ж ціль – аналізувати, переконувати або схиляти до співробітництва організується презентація навколо основних аргументів, думок.

Використовується натуральний порядок, якщо аудиторія дружньо налаштована, сприйнятлива й навпаки – підходити до основних аргументів акуратно, якщо почувається опір аудиторії.

Довжина виступу або презентації часто строго обмежена, тому що поряд з нами повинні виступати інші оратори, крім того в самих слухачів є безліч інших справ. Ми повинні навчитися урізати дані таким чином, щоб залишати саме головне, заощаджуючи при цьому свій час і час своїх слухачів.

Як тільки розпланована сама мова, можна більш акуратно спланувати необхідний для презентації час.

Середній оратор говорить зі швидкістю 100-125 слів у хвилину. Припустімо, що нам необхідно розповісти про три основні пункти. У десятихвилинній доповіді можна витратити 2 хвилини на поверхневе пояснення кожного пункту, зробивши вступ і висновок по хвилині довжиною. У годинній доповіді вступ може зайняти 5 хвилин. Наступні 30-40 хвилин будуть містити більш докладну інформацію про кожен з пунктів доповіді (по 10-14 хвилин на одну тему). Висновок може зайняти від 3 до 5-ти хвилин. Ще залишилися 10-20 хвилин, що будуть зарезервовані під питання з аудиторії.

Інший важливий елемент підготовки й планування презентації – вибір підходящого стилю. Всі знову ж залежить від цілей, характеру мови й аудиторії, бюджету, часу відпущеному на підготовку. Якщо зміст мови формальний: звіт про пророблену роботу або фінансовий стан фірми, то й стиль самого виступу повинен бути таким.

Загалом, якщо всі присутні нам знайомі і їхня кількість невелика, то дозволяється трохи відступити від формального характеру мови для більш кращого сприйняття.

З іншого боку, якщо презентатор говорить з величезною аудиторією незнайомих людей і сама презентація дуже важлива, то повинна встановлюватися більш формальна атмосфера.

Можна посадити людей у ряди. Показувати їм слайди й короткі фільми, щоб підтримати зміст нашої мови. Використовувати докладний план виступу. Формальність досягається також установленням дистанції між презентатором й аудиторією: як психологічної так і фізичної.

Підготовка до більшості виступів дуже схожа на написання формального звіту, щоправда, з однією різницею – необхідно реорганізувати текст для усної презентації. Це одночасно й труднощі й нова можливість.

Можливість укладена у взаємодії між виступаючим і аудиторією. Коли говориш із групою людей, це одночасно й передача їм інформації й одержання її від аудиторії. І, як наслідок, результат цього, використання одержуваної в процесі презентації інформації, редагування мови вже в процесі виступу. Замість того, щоб просто представляти аудиторії свої ідеї, можна презентувати їм їх же ідеї або використовувати їх для взаємного компромісу. У презентатора є також можливість реагувати на міміку й жести аудиторії.

Спілкування з аудиторією припускає гнучкість, і чим більше передбачається взаємодія, тим більше гнучким треба бути й тем уважніше стежити за ходом презентації.

Місце проведення презентації – один з головних факторів, що впливають на її хід і результат. Тому краще вибрати обстановку, що підходить для даної презентації.

Обстановку на презентації створює устаткування й розташування місць слухачів. Розташування місць повинне бути:

· зручним для публіки;

· служити цілям презентації;

· підходити для потреб доповідачів.

На планування розташування слухачів і устаткування впливають наступні фактори:

· кількість присутніх;

· склад публіки;

· робочий простір;

· взаємодія слухачів один з одним;

· тривалість презентації;

· столи;

· проходи;

· оглядовість;

· відкриті простори й т.д.

На якість презентації впливають також зовнішні умови:

· освітлення;

· температура;

· якість повітря;

· шуми й т.д.

Важливим моментом у підготовці та проведенні презентації є наочні матеріали, які допомагають як виступаючому, так і публіці запам'ятати основні пункти виступу. Більшість презентацій містять у собі використання наочних матеріалів.

Вони подобаються як і професійним ораторам, оскільки допомагають переконати публіку у своїй точці зору й допомогти їй запам'ятати основні моменти, так і новачкам, оскільки відволікають увага слухачів від фігури оратора.

Існують два основних типи наочних матеріалів:

· текстові (допомагають слухачеві стежити за ходом розгортання аргументів. Використовують зорову пам'ять аудиторії, допомагаючи при цьому в запам'ятовуванні);

· графічні (ілюструють головні пункти виступу, створюють образи, впливають морально й створюють більше глибоке й ґрунтовне враження від презентації. Допомагають у запам'ятовуванні.

Як текстові, так і графічні наочні матеріали повинні бути досить прості, тому що глядачі не можуть одночасно і слухати оратора та аналізувати і сприймати складні наочні матеріали.

Текстові повинні складатися не більш ніж із шести рядків, не більш, ніж із шістьома словами в рядку. Вони повинні бути наочні: написані більшими буквами й з використанням порожнього простору між ними.

Графічні звичайно являють собою діаграми, графіки, малюнки, схеми. Графічні матеріали повинні бути спрощеною версією аналогічних у документах. Щоб допомогти аудиторії зрозуміти призначення матеріалу, короткий його зміст повинен бути там написаний.

Візуальна допомога для документів обмежена папером, але коли робиться презентація вибір засобів для візуалізації ідей досить широкий і, завдяки технічному прогресу, постійно розширюється.

От деякі з них:

1. Тексти.

2. Дошки.

3. Діаграми.

4. Проектори.

5. Слайди.

Інші засоби ілюстрування мови: аудіозаписи, короткі тематичні відеофільми, комп'ютерні презентації й інші результати технічного прогресу, теж можуть використовуватися в презентації, але слід зазначити, що вони вимагають спеціального устаткування й професійної підготовки матеріалів.

Полі Борд говорить: "Презентації є подіями, за яких ви стоїте перед своєю аудиторією і розповідаєте про свою роботу, про свій продукт або компанію". Типові питання, на які слід звернути увагу, в період підготовки, на його думку, наступні:

1) Хто ваша аудиторія?

2) Що вони хочуть побачити?

3) Де буде проходити презентація?

4) Коли вона відбудеться?

Не менш ретельно слід відбирати людину, яка вийде для виступу перед аудиторією. Не завжди це може бути перша особа. Підготовка до презентації повинна включати в себе:

1. Вивчення.

2. Підготовку виступу.

3. Перевірку ілюстративного матеріалу.

4. Відвідання місця майбутнього виступу.

5. Перевірку обладнання.

6. Практику у використанні обладнання.

7. Практику мови.

8. Відповідний тип одягу.

Рої Хофф підкреслює візуальний аспект презентації. "Будь-який виступ все більшою мірою перетворюється на видовище. Публіка сприймає все очима – і вам, виступаючому, теж буде корисно мислити зоровим обозом." (Рой Хофф "як підготуватися до презентації і блискуче її провести. – М., 1996. С. 9).

Статус візуальної комунікації набагато серйозніший, ніж наше до нього відношення. Ймовірно це, пов'язано також і з тим, що людина не бачить себе з боку. Виходячи з чисто візуальної аргументації, Р. Хофф також відповідає на питання "сидіти або стояти при виступі". Кращою позицією стає позиція стоячи. Коли людина пересувається, слухачам доводиться стежити за ним очима. Можна вступити в контакт очима з кожним із слухачів. Людина, яка рухається, краще запам'ятовується, оскільки люди весь час подумки фотографують його.

Презентація – один з найскладніших видів ділових комунікацій. Для презентації необхідний особливо чіткий сценарій, який відображає дві частини події: офіційну і неофіційну.

Офіційна частина – це виступи керівників та представників організації, які знайомлять присутніх з особливостями об'єкта. Повідомлення не повинні бути утомливо довгими. Вони повинні фактично містити відповіді на питання, потенційно цікаві для учасників заходу. Після повідомлення показують відеофільм тривалістю 7-12 хв з сюжетами, що відображають значущість, актуальність, оригінальність, новизну об'єкта презентації. Потім гості виступають із зауваженнями, коментарями, побажаннями та привітаннями.

Запрошеним вручаються сувеніри, рекламні листки, пам'ятки.

Друга частина презентації менш офіційна. Її завдання – створити неділову обстановку для ділових відносин. Неофіційна частина також вимагає свого сценарію, тому що включає в себе особливий жанр ділового спілкування: тости-вітання, тости-побажання, тости-подяки.

У даний час серйозні презентації проводяться коректно: займають кілька годин, влаштовуються в кращих залах, вражають змістом та креативними знахідками.