Журнал учета подрельсового основания и скреплений, лежащих в пути, ведется дорожным мастером по каждому главному пути и для каждой станции по всем станционным, специальным и подъездным путям линейного участка (околотка) и выверяется не реже одного раза в год по состоянию на 1 ноября текущего года.
Изменения конструкции подрельсового основания и типа скреплений вносятся в ведомости учета подрельсового основания и скреплений, лежащих в главных и в станционных, специальных и подъездных путях, по мере выполнения ремонтных работ, изменения состояния скреплений (процент негодных скреплений) - по результатам осмотров.
Характеристики подрельсового основания заносятся в ведомости интервалами (отрезками пути), определяемыми однородностью конструкции подрельсового основания, типом и состоянием скреплений.
На станциях к учету принимается полная (развернутая) длина станционных, специальных и подъездных путей. Развернутая длина пути измеряется между точками примыкания его к другим путям. Точкой примыкания к другим путям считается острие остряка стрелки примыкания. В связи с этим при описании подрельсового основания в местах примыкания путей длины отрезков пути в пределах стрелочных переводов включаются в общую протяженность примыкающих путей несколько раз (на одиночных стрелочных переводах, например, дважды), т.е. – по основному направлению и по ответвлению.
Развернутую длину станционного пути, оканчивающегося иным объектом (тупиковым упором, изолирующим стыком и т.п.), измеряют до объекта, который является границей станционного пути.
В ведомости учета подрельсового основания и скреплений, лежащих в станционных путях, при описании станционных путей указывается номер или наименование парка станции (графа 1), номер пути (графа 2), номера стрелок начала (графа 3) и конца (графа 4) пути. Если станционный путь начинается или заканчивается другим объектом, то соответственно указывается наименование этого объекта: т.у.– тупиковый упор; св.– светофор; п.п.–стык с подъездным путем; и.с. – изолирующий стык. В графе 5 «Назначение пути по ТРА» указывается назначение пути: приемоотправочный; перегрузочный; погрузочно-выгрузочный; горочный и подгорочный; соединительный; сортировочный; специальный; деповской; обводной; подъездной; прочий; ходовой; съезд главного пути; съезд приемоотправочного пути; съезд прочих путей; съезд подъездных путей.
В этой же ведомости в графах 6 «От метра» и 7 «До метра» показателя «Длина отрезка пути» указывается привязка однородных отрезков станционного пути. Начало пути (от стрелки – острия остряка) принимается за нулевой метр. Если весь путь имеет однородную конструкцию, то в графе «от метра» записывается – 0, в графе «до метра» – полная длина пути.
Учету подлежат все виды подрельсового основания, в графе «Вид подрельсового основания» указывается сокращенное наименование:
ШД – шпалы деревянные;
ШДС – шпалы деревянные составные;
ШЖБ – шпалы железобетонные;
ЖБП – шпалы железобетонные переложенные; ШМ – шпалы металлические.
БДМ – брусья мостовые деревянные;
БМЖ – брусья мостовые железобетонные;
КР – комбинированная решетка;
БПК – брусья переводные клееные;
БПД – брусья переводные деревянные;
БПЖ – брусья переводные железобетонные;
МП – металлические поперечины;
ПБП – плиты и блоки железобетонные для пути;
ПБС – плиты железобетонные стрелочных переводов;
ПБМ – плиты безбалластного мостового полотна;
В графе «Эпюра шпал» указывается стандартная эпюра: 2000; 1840; 1600;1440. В графе «Тип скреплений» указывается сокращенное наименование:
БП – нераздельное болтовое с пластинчатой клеммой;
БПУ – нераздельное болтовое универсальное;
Д2 – шурупное с жесткими клеммами;
Д4 – шурупное с пружинными клеммами;
ДО – костыльное
ЖБ – нераздельное пружинное клеммное
ЖБР – нераздельное пружинное регулировочное
КБ – раздельное болтовое скрепление на железобетонных шпалах
КД – раздельное болтовое скрепление на деревянных шпалах
КРБ – «краб»
АРС – анкерное рельсовое скрепление
ОП-105 – раздельное болтовое скрепление с упругой клеммой ОП-105 Учет шпал ведется в отдельной книге (форма ПУ-5).
Правильность ведения журнала учета подрельсового основания и скреплений, лежащих в пути, проверяется ПЧ (зам.ПЧ), ПДС (ПЧУ), инженером дистанции пути, о чем в журнале делается соответствующая запись.