Инвентаризация и её место в первичном учёте

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. В ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Инвентаризации подлежит все имущество организации (основные средства, не материальные активы, готовая продукция, товары, денежные средства и прочие) независимо от местонахождения. Кроме того инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (принятые на ответственное хранение, арендованные, полученные для переработки), а также имущество не учтенное по каким-либо причинам. Инвентаризация проводится по местонахождению имущества и материально-ответственного лица (МОЛ).

Основными целями инвентаризации является:

- выявление фактического наличия имущества.

- сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета.

- проверка полноты отражения в учете обязательств.

Таким образом, инвентаризация - это проверка имущества и обязательств организации, путем подсчета, обмера, взвешивания.

Выделяют следующие виды инвентаризации:

- полная инвентаризация, охватывает все без исключения виды имущества, а также все финансовые обязательства организации.

- частичная, охватывает один или несколько видов имущества или обязательств.

- плановая, проводится в заранее установленные сроки.

- внезапная, проводится, чтобы установить наличие ценностей неожиданно для материально-ответственного лица. Такие инвентаризации проводятся по распоряжению вышестоящего органа, руководителя и т.д.

При проведении инвентаризации следует руководствоваться методическими указаниями по проведению инвентаризации имущества и обязательств утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995года №49. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда ее проведение обязательно. К ним относятся:

- передача имущества в аренду.

- выкуп.

- продажу имущества.

- смену материально-ответственного лица.

- выявления фактов хищения.

- злоупотреблений.

- порчу имущества.

- стихийного бедствия.

- реорганизации или ликвидации предприятия.

Кроме того, проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Сроки проведения инвентаризации оговариваются в учетной политике предприятия. Например: инвентаризация основных средств проводится один раз в три года, в библиотечных фондах один раз в пять лет.

Этапы проведения инвентаризации:

1) Подготовительный, на данном этапе на основе приказа руководителя создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В состав комиссии включается:

- представители администрации.

- работники бухгалтерии и другие.

Можно включать в состав комиссии представителей службы внутреннего аудита, отсутствие хотя бы одного представителя комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации не действительными.

Инвентаризационная комиссия включает последние приходные или расходные документы, либо отчеты о движении материальных ценностей или денежных средств.

Председатель комиссии визирует первичные документы. Материально-ответственное лицо дает расписку о том, что у него нет не оприходованных и не списанных в расход ценностей.

2) Натуральная и документальная проверка, путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера определяется фактическое наличие имущества, причем эти процедуры осуществляются при обязательном участии материально-ответственного лица. Сведенья о фактическом наличие имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые составляются не менее чем в двух экземплярах. Описи заполняются четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименование проверяемых ценностей и обязательств, их количества указанное в описях, в единицах измерения принятых в учете. В описях не допускается оставлять не заполненные строки. Они должны прочеркиваться. Исправления, произведенные в описях, должны быть оговорены всеми членами комиссии.

3) Таксировочный. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверки цены, таксировки и подсчета итогов, за подписями лиц производимых проверку. Опись подписывают все члены комиссии и материально-ответственное лицо. В конце описи материально-ответственное лицо дает расписку об отсутствии претензий к членам комиссии.

4) Сравнительно-аналитический. Оформленные инвентаризационные описи и акт описи сдают в бухгалтерию, где их проверяют, затем сравнивают фактическое наличие ценностей с данными фактического учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным организации, наличие средств по учтенным данным и результаты сравнения – излишек и недостаток. Согласно положению по бухгалтерскому учету и отчетности РФ выявленные в ходе инвентаризации расхождения приходуются в следующем порядке. Излишек приходуется по рыночной стоимости, на дату проведения инвентаризации. Недостача относится на материально-ответственное лицо.

5)Заключительный. Результаты инвентаризации отражаются в учетных регистрах и бухгалтерской отчетности.