В детском объединении

Важное место в работе школьной детской /пионерской организации занимает ведение документации. Документ – это не цель, а лишь одно из малых средств обеспечения слаженной работы организации.

Что такое документ и каковы его функции? Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несёт юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений.

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

Зачем нужно документировать деятельность? Во-первых, не надо забывать, что через некоторое время на ваше место придет другой человек, и он должен знать, что и как делали предшественники, что получалось, а что – нет, и почему. Во-вторых, в деятельности организации могут возникать спорные моменты, неясности, дискуссии по тому, что и как было решено несколько недель или месяцев назад на Сборе или заседании Совета детской организации. В-третьих, вероятность приобрести необходимые навыки, в том числе такие как:

- умение четко формулировать задачи;

- умение отстаивать свое мнение с использованием документов, и другие.

Что такое делопроизводство?

Делопроизводство – это отражение в документах деятельности организации за весь период существования.

Для ведения делопроизводства в объединении составляется своя номенклатура дел, которая представляет собой список документов объединения. Каждому из документов присваивается определенный номер, который фиксируется на обложке (папке). Внутренняя документация каждого документа ведется, как правило, с начала календарного года.

В документации детской организации должна быть представлена следующая информация:

1. Основные документы организации:

- устав;

- положения;

- программы, в т.ч. программа деятельности детской организации;

- решения выборных органов;

- перспективные и календарные планы работы детской организации, объединения;

- договора, в т.ч. договор между детской организацией и образовательным учреждением;

- отчёты о проведённых мероприятиях;

- отчёт о работе за год;

- план работы детской организации, объединения на год.

2. Списки членов организации или их учётные карточки.

3. Списки членов Совета или другого выборного органа с указанием обязанностей каждого.

4. Протоколы заседаний и собраний (их необходимо вести отдельно).

5. Планы учёбы детского актива, штаба.

6. Дневник (летопись) детской организации, объединения. Видео-, фото-, печатные материалы о деятельности организации.

7. Письма организации.

8. Награды (грамоты, благодарности).

В документацию старшего вожатого должны входить следующие документы:

- должностные обязанности, утверждённые директором образовательного учреждения;

- циклограмма рабочей недели;

- личный рабочий план, дневник старшего вожатого.

Весь этот перечень необходим, прежде всего, для того, чтобы и у вас, и у ваших последователей были материалы для анализа всего, что делали, и что не делали их предшественники.

В деятельности организации могут возникать спорные моменты, дискуссии по поводу того, что и как было решено несколько недель, месяцев назад на собрании, заседании Совета. И здесь документы помогут прояснить ситуацию.

Руководитель детского общественного объединения должен чётко формулировать задачи, предложения в различные документы, уметь составлять программы на гранты, отстаивать своё мнение с использованием документов. При этом главное понимать, что документы организации - одно из средств обеспечения организационной работы.

Важнейшим из организационных документов является Устав организации. Устав является учредительным документом, разрабатывается и утверждается учредителями (участниками) организации.

Устав – это сложный и объёмный документ. Ограничимся перечислением реквизитов устава и его типичной структурой.

В устав входит следующий состав реквизитов:

- эмблема организации (при наличии таковой);

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- наименование документа – Устав;

- гриф утверждения (Утверждено, кем, когда);

- текст.

Структура текста и его содержание определяются разработчиками Устава. В число обязательных разделов текста включаются:

1. Общие положения (определяются цели и задачи создаваемой организации).

2. Организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи).

3. Регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц).

4. Финансово-материальная база (определение размеров основных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями).

5. Отчётная и ревизионная деятельность.

6. Порядок ликвидации организации.

Протокол — документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждения коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т. п.) поставленных вопросов и принятых решений.

Важность протокола как документа определяется тем, что совещательный характер подготовки решений является основным способом выработки решений в условиях коллегиального управления.

Протоколы бывают развернутыми (полными) и краткими. Развернутые протоколы, содержащие не только суть, но и характер обсуждения, предпочтительнее. Первая страница протокола оформляется на общем бланке организационно-распорядительной документации формата А4. Последующие страницы печатаются на обычной бумаге.

Макет протокола выглядит следующим об­разом:

 

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Справочные данные об организации   ПРОТОКОЛ   00.00.0000 № 00   Место составления   Форма заседания (сбор, слёт, пленум и т.п.)   Председатель И.О. Фамилия Секретарь И.О. Фамилия   Присутствовали 00 чел. (указываются инициалы, фамилии или прилагается список присутствующих в алфавитном порядке, столбцом). Повестка дня:   Первый вопрос (формулировка). Докладчик (наименование должности, фамилия, имя, отчество в родительном падеже). Второй вопрос (формулировка). Докладчик (оформление ана­логичное).   1. СЛУШАЛИ: И. О. Фамилия (в именительном падеже) — краткое или развер­нутое изложение содержания выступления (от первого лица). ВЫСТУПИЛИ: И. О. Фамилия — излагается содержание выступления (после фа­милии в скобках может быть приведена должность выступающего). ПОСТАНОВИЛИ: 1.1.Излагается формулировка постановления по первому вопросу — указывается действие в неопределенной форме (поручить, орга­низовать и т. п.), исполнитель (должностное лицо, структурное под­разделение), срок исполнения. 2.2. Аналогично оформляется пункт второй постановления по первому вопросу.   2. СЛУШАЛИ: (оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому).   Председатель _______________ И.О. Фамилия Секретарь _______________ И.О. Фамилия

 

Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления (совет, собрание, правление и т.п.).

Макет решения:

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ Справочные данные об организации   Название вида документа (РЕШЕНИЕ)   Дата № 00   Место заседания (город)   Заголовок к тексту начинается с предлога «О …»   Текст констатирующей части документа (причины издания, цели, ссылка, если нужно, на распорядительный документ вышестоящего органа). Распорядительная часть начинается словами Совет, Собрание, Правление и т.п. РЕШИЛ (РЕШИЛО): 1. Текст пунктов оформляется по схеме: исполнитель – действие – срок. Последний пункт: контроль за исполнением возложить: на должность, инициалы, фамилия.   Председатель (подпись) Инициалы, фамилия Секретарь (подпись) Инициалы, фамилия   Визы: должность визирующих (может не указываться); личная подпись, её расшифровка; дата

 

Зачастую ответственному исполнителю для работы не требуется полный текст решения. В этом случае делается выписка из него.

По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого решения. В выписке лишь уточняется название документа: вместо слова РЕШЕНИЕ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ РЕШЕНИЯ. Вместо полного текста печатается та часть решения, которая касается непосредственно конкретного исполнителя.

Выписка оформляется на чистом листе бумаги с помощью ПК в угловом варианте расположения постоянных реквизитов. Выписка заверяется секретарём.

Что собой представляет Договор о сотрудничестве и каковы основные требования к его содержанию и оформлению? Договор составляется между детской организацией и образовательным учреждением или другим учреждением или организацией.

 

ДОГОВОР О СОТРУДНИЧЕСТВЕ

Место составления (дата) 00.00.0000

 

Администрация образовательного учреждения, в лице директора ______, действующего на основании Устава и _____, с одной стороны, и детская организация, в лице _____, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

П.1. Предмет договора.

П.2. Условия договора.

2.1. Администрация _____. (Что делает?)

2.2. Детская организация _____. (Что делает?)

П.3. Права сторон.

3.1. Администрация имеет право: ______.

3.2. Детская организация имеет право: ____.

П.4. Ответственность сторон.

4.1. Администрация несёт ответственность за ____.(Что?)

4.2. Детская организация несёт ответственность за ____. (Что?)

П.5. Сроки действия договора.

Договор вступает в силу с момента подписания и действует до … (например: вступления в должность следующего руководителя детской организации).

П.6. Подписи сторон.

Важное место в работе занимает планирование деятельности. Именно планирование собственной деятельности, Совета организации и всей организации в целом позволяет:

■ четко осознать цель, стратегические и тактические задачи организации;

■ проводить сравнительную диагностику или мониторинг эффективности деятельности организации по самым разным основаниям. Например: «изучение лидерского и творческого потенциала участников детского объединения», «состояние работы органов самоуправления в первичных коллективах», «эффективность обучения актива и лидеров детских общественных объединений»;

■ целенаправленно отбирать содержание и средства, организационные формы деятельности детской инициативы;

■ проектировать и программировать результаты своей деятельности, планируя и корректируя поступательные движения в развитии первичных детских объединений, всей организации в целом, с учетом происходящих индивидуальных изменений участников детских общественных объединений;

■ видеть перспективы собственного самосовершенствования, общечеловеческого и социально-педагогического.

Правила составления планов:

■ план - это документ;

■ планы должны быть конкретными и содержать четкие формулировки, что необходимо сделать и какой результат достигнуть;

■ планы должны быть реальными и выполнимыми;

■ каждый пункт плана должен иметь сроки и ответственных за выполнение;

■ сроки исполнения поручений надо ставить реальные, не забы­вая о том, что крупные мероприятия нуждаются в длительной подготовке.

■ планы должны учитывать мероприятия и программы всех уровней взаимодействия ДОО (школьный, муниципальный, районный, городской, областной, республиканский) в зависимости от наличия контактов ДОО с организациями или организаторами того или иного уровня;

■ ознакомление с планом должно быть доступно как членам организации, так и всем желающим.

Наиболее часто встречающиеся затруднения при планировании заключаются в следующем:

1. В планах не прослеживается подчиненность целям и задачам заявленных как в Уставных документах организации, так и в программах деятельности. То есть сам план «повисает в воздухе», находится вне реальной ситуации, которая сложилась в детской общественной организации к определенному периоду времени.

2. Несоответствие объемов содержания и организации, которое выражается в неконкретности и неопределенности дел или мероприятий. Например: «провести диспут», «работать над нравственным, физическим и т. д. здоровьем детей», «провести поход по местам боевой и трудовой славы и т. д.».

3. План, состоящий только из перечня дел без указания ответственных, логики подготовки и проведения, смысла отбора именно этих дел.

Для того, чтобы избежать этих ошибок, необходимо различать перспективные, календарные планы, планы текущей деятельности старшего вожатого и рабочие планы на неделю.

Перспективный план работы -это план работы, как правило, на учебный или календарный год. Он включает в себя:

1. Краткую характеристику уровня развития детской общественной организации, первичных коллективов, лидеров.

2. Цели и задачи на календарный или учебный год как всей организации, так и ее выборных органов.

3. Обоснование программ или их этапов, реализуемых именно в этом году.

4. Сводный план мероприятий организации, Совета и первичных коллективов, отражающий уровень решения целей и задач.

Наиболее часто встречающаяся ошибка - подмена перспективного плана развития организации перечнем программ или мероприятий. Программа включает в себя целый ряд взаимосвязанных мероприятий, разнесенных по времени, по месту проведения и по участникам, и направлена на решение какой-либо проблемы. В перспективный же план входят только ключевые мероприятия программ, которые требуют длительной подготовки и подключения к этой подготовке большой группы участников организации.

План работы школьной детской общественной организации

на год /примерный/

 

1. Характеристика детской общественной организации (статистические данные ДОО, количество ребят, их возраст, структура организации, самоуправление, особенности детского коллектива).

2. Анализ работы детской общественной организации за прошедший учебный год (отразить работу по выполнению плана, отметить качественный рост первичной детской организации, личные успехи и достижения детей, определить проблемы, недостатки в работе).

3. Цели и задачи.

4. Дела (мероприятия). Перечислить все направления работы, дела и мероприятия в хронологическом порядке с учетом программы, по которой работает организация. К годовому плану работы детской общественной организации прилагаются планы работы всех клубов, штабов, советов, объединений, которые работают в организации.

Рекомендуем правую часть плана заполнять конкретными заданиями, датами, фамилиями ответственных и т.д.

 

№

Дела (мероприятия)

1-4 классы

5-6 классы

7-8 классы

9-11 классы

Время и место проведения

Ответственные (ученик, взрослый)

Отметка о выполнении

План работы составляют дети совместно со взрослыми: старшей вожатой, классными руководителями, друзьями организации и т.д. Можно провести конкурс на лучшее предложение в план работы, анкетирование, опрос; организовать «банк идей», «мозговой штурм».

На основании перспективного плана, который принимается либо высшим органом, либо на Совете организации (на основании Устава), утверждаются календарные, или текущие планы. Они могут совпадать, а могут и не совпадать с учебным четвертями, исходя из того, каким образом выстраивает свою деятельность детская общественная организация на базе школы.

В календарном (текущем) плане более подробно отражается работа организации и совета. Сам план может быть представлен следующим образом:

 

Содержание.	Планирование дел	Календарные сроки проведения дел месяца	Ответственные
Недели

Календарные, текущие планы являются составной частью (или разделом) плана деятельности организации. В нем расписывается: каким образом будет осуществляться психолого-педагогическая поддержка деятельности детской организа­ции, организация работы Совета, контроль за выполнением принятых решений на всех уровнях взаимодействия.

Календарный план работы детской организации на четверть можно оформить как план-сетку в 3-х экземплярах. Один экземпляр находится на рабочем столе старшего вожатого, второй помещен на стенде, третий экземпляр — в учительской. При составлении плана-сетки лист ватмана расчертить на столько квадратов, сколько дней в четверти. В каждый квадратик написать число. Совет: при заполнении плана-сетки используйте разные цвета фломастеров (например, записи о дружинных мероприятиях делайте красным цветом, об учебе актива - синим и т.д.).

Рабочие планы на неделю позволяют вносить коррективы в заранее планируемую работу, отражают ранее принятые решения. Рабочие планы позволяют четко реагировать на изменяющуюся ситуацию. Жестких требований к оформлению рабочих планов на неделю нет, они являются рабочим документом организации.

Личный план - в форме еженедельника, дневника, куда, кроме дружинных, отрядных, общешкольных, районных, городских дел, заносятся все педсоветы, совещания, семинары, курсы повышения квалификации, участие в клубе вожатых. Также заносятся сроки написания отчетов, справок, различных методических работ, личное участие в конкретных мероприятиях, индивидуальная работа с детьми, свои выводы и наблюдения, так называемые "заметки на полях" и др.

Ежедневный рабочий план дня отражает в себе организационные и содержательные решения в течение рабочего дня. Он является документом, позво­ляющим анализировать эффективность и результативность приемов и способов организации рабочего времени.

Таким образом, сочетание перспективно-календарного ежедневного планирования поможет:

- увидеть сочетаемость идей и их практическую реализацию на практике;

- дает возможность использовать динамизм и изменчивость как отношений, складывающихся между членами организации, так и видов, форм детской инициативы;

- наглядно демонстрирует резервы, возникающие в ходе подготовки того или иного мероприятия, или проблемы, возникающие при этой подготовке;

- позволяет значительно экономить рабочее время;

- дает богатый материал для анализа деятельности организации и самоанализа эффективности труда старшего вожатого.

 

Вопросы и задания:

1. Разработайте номенклатуру дел для школьной детской организации, движения.

2. Составьте макет протокола отчетно – выборного сбора школьного детского объединения.

3. В чем заключается существенное отличие перспективного и календарного плана?

4. Какие планы вожатым должны исполняться в первую очередь – план работы детского объединения или личный план?