Створення звіту за допомогою майстра

Як і при створенні форм, можна скористатися допомогою майстра по розробці звітів. Для цього у вікні Новый отчет можна вибрати один з варіантів.

Майстер звітів – запускає основного майстра по розробці звітів, що дозволяє вибрати поля для звітів, задати формати, умови групування, підсумкові функції.

Автозвіт: у стовпець – створюється звіт, у якому кожен запис базового запиту або таблиці представлений у вигляді простого списку, що містить назви й значення полів.

Автозвіт: стрічковий – у звіті цього типу записи базового запиту або таблиці виводяться в одному рядку.

Діаграма – цей майстер допомагає побудувати діаграму й створити у звіті вільну рамку об'єкта OLE з впровадженою діаграмою Microsoft Graph.

Поштові наклейки – цей майстер дозволяє вибрати поля з іменами й адресами, відформатувати їх і створити звіт для роздрукування поштових наклейок.

Після вибору у вікні (рис.10) пункту Мастеротчетов послідовність дій наступна:

- вибрати таблицю або запит як джерело даних;

- вибрати поля для звіту, переславши їх з вікна Доступные поля у вікно Выбранные поля;

- підтвердити запропоновані майстром умови угрупування;

- вибрати додаткові поля для групування записів;

- задати додаткові умови для сортування рядків в області даних звіту;

- натиснути кнопку Итоги, якщо потрібно вивести підсумкові значення для деяких полів;

- вибрати вид макета звітів й орієнтацію друкованої сторінки;

- вибрати один із шести вбудованих стилів оформлення звіту: чорно-білий, простий, строгий й ін.

- задати ім'я звіту, яке майстер використає для створення напису в заголовку звіту й Готово.

Примітки: Перехід від пункту до пункту здійснюється натисканням кнопки Далі.

При выборе режима Конструктор на экране появляется окно конструктора отчетов, в котором отображаются пустые разделы отчета (Рис. 11).

Рис. 11 Вікно конструктора звітів

 

Заголовок отчета – виводиться тільки на початку звіту

Верхний колонтитул – виводиться на початку кожної сторінки

Область данных – містить дані запиту або таблиці

Нижний колонтитул – виводиться внизу кожної сторінки

Примечание отчета – виводиться тільки вкінці звіту.

Додавання чи вилучення розділів звіту можна виконати за допомогою кнопок Колонтитулы и Заголовок/Примечание отчета контекстного меню звіту (Рис. 12).

 

Рис. 12 Контекстное меню звіту

 

Для виконання групування чи сортування даних використовують кнопку Сортировка и группировка панелі інструментів, яка визиває вікно (Рис.13). Як приклад дані повинні бути згруповані по відділам запиту Зарплата тому обирається поле отдел и задається угрупування по цьому полю. Значення номеру відділу повинно з’являтися один раз на початку кожної групи, тому поле отдел «буксированием» разміщуємо у заголовку групи. Якщо кількість записів така, що вони розміщуються на декількох сторінках, то на кажній сторінці треба розмістити її номер. Для цього в разділі Нижний колонтитул створюється обчислювальне поле і в ньому конструюється вираз:

=”Страница” & [Page] & “ из “ &[Pages]

Рис. 13 Діалогове вікно сортування та групування даних