Информационное обеспечение менеджмента

В современных условиях важной областью управления стало информационное обеспечение, которое со­стоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обосно­ванных управленческих решений. Передача информации о положении и деятель­ности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

В деятельности крупных фирм, в особенности ТНК, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих пред­приятий, расположенных в разных странах, передача информации является не­пременным и первостепенным фактором нормального функционирования фир­мы. Особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает зада­чи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается прежде всего процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифир­менным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении све­дений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффектив­ности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства от­клонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая инфор­мация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, техниче­ских новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд, потенциал знаний и технических решений, практическое и свое-

временное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конку­рентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, от­четов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К инфор­мации предъявляются определенные требования:

краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Значение внутрифирменной системы информации, принципы, цели, функции Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутрифир­менной системы информации, основанной на использовании новейших техниче­ских средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации, объединенных в единую внутрифирменную сеть посредством системы связи.

Управленческая внутрифирменная информационная система представляет со­бой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений.

Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов ее передачи (связей), собственно информации.

Управленческие информационные системы последовательно реализуют прин­ципы единства производственного процесса, информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи ин­формации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозно-аналитических расчетов.

В производственно-хозяйственном подразделении фирмы обеспечивается обобщение информации «снизу вверх», а также конкретизация информации «сверху вниз».

Информационный процесс, направленный на получение научно-технической, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации, в информацион­ных системах унифицирован и базируется на электронно-вычислительной технике.

Повышение эффективности использования информационных систем достига­ется путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить число показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень ис­пользования информации. Информационное обеспечение предполагает распро­странение информации, т.е. предоставление пользователям информации, необхо­димой для решения научно-производственных задач; создание наиболее благо­приятных условий для распространения информации, т.е. проведение админист­ративно-организационных, научно-исследовательских и производственных меро­приятий, обеспечивающих ее эффективное распространение.

Информация и особенно ее автоматизированная обработка — важные факто­ры повышения эффективности производства.

Особую роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации.

В 1980-е годы произошел переход от отдельных управленческих информацион­ных систем к созданию единой внутрифирменной системы сбора, обработки, хра­нения и представления информации (ВСИ). Произошла переориентация всей дея­тельности в сфере обработки информации на обеспечение ее конечной цели: удов­летворение потребностей в информации руководителей на всех уровнях внутри­фирменного управления. В связи с этим главное внимание уделяется точному формулированию вопросов, возникающих в сфере оперативного управления, и по­лучению информации в кратчайшие сроки для принятия необходимых решений. В зависимости от характера и содержания требуемой информации определяются со­ответствующие технические средства и методы обработки информации.

В современных условиях в крупных международных фирмах созданы и эф­фективно действуют информационные системы, обслуживающие процесс подго­товки и принятия управленческих решений и решающие следующие задачи: об­работка данных; обработка информации; обработка знаний; реализация интел­лектуальной деятельности.

Для определения эффективности внутрифирменной системы управления во многих фирмах в учете и отчетности стали использовать показатель — отношение получаемой прибыли к затратам на технические средства и обеспечение функ­ционирования внутрифирменной системы информации.

Основные принципы и цели ВСИ:

определение требований к содержанию информации и ее характеру в
зависимости от целенаправленности;

выработка системы хранения, использования, предоставления информа­ции в централизованном и децентрализованном управлении;

определение потребностей в технических средствах (в том числе компьютер­
ной технике) в фирме в целом и в каждом хозяйственном подразделении;

разработка программного обеспечения, создание и использование банков
данных;

проведение многовариантных расчетов в процессе разработки программ
маркетинга, в планировании, контроле, сборе и обработке цифровой ин­
формации;

автоматизированная обработка и выдача текстовой информации;

обеспечение копировальными устройствами, телексами, всеми средствами
связи и коммуникаций в рамках фирмы в целом и ее отдельных подразделений;

автоматизация административно-управленческого труда на основе использования компьютерной техники.

К важным задачам ВСИ относятся:

координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых от­
четов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в
целях повышения качества и своевременности поступления финансовой
информации по фирме в целом;

определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения
первичных данных;

определение основных направлений развития технологии обработки ин­
формации.

 

Определение потребностей каждого руководителя в необходимой ему конкрет­ной информации — это трудная задача, и ее решение зависит от опыта и функций руководителя, а также его полномочий в принятии управленческих решений.

Автоматизированные управленческие информационные системы призваны на основе быстрой обработки информации выдавать информацию об отклонениях от запланированных показателей.

Внутрифирменная система информации выполняет следующие функции:

определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления производственно-сбытовой деятельностью фирмы;

определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;

централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования
системы информации;

определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации (содержание и обучение обслуживающего персонала,
оплату используемых помещений, затраты на приобретение магнитных
лент, дискет, бумаги и пр.);

обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления инфор­мации;

разработка программных средств, прикладных программ.