Законодавче обґрунтування необхідності інформатизації архівної справи

Інформатизацією архівної справи є комплексна система організаційних, науково-методичних і технологічних заходів, які забезпечують створення єдиних методологічних та методичних основ функціонування архівної галузі із залученням комп'ютерних технологій. Процес інформатизації складається з:

- розроблення взаємопов'язаних інформаційних технологій комплектування, експертизи документів, їх описування та обліку, використання документної інформації;

- формування різних архівних інформаційних ресурсів, створення локальних баз даних (БД) в архівних установах та централізованих БД галузі;

- створення мережі локальних та централізованих БД і єдиної міжвідомчої національної архівної інформаційної системи (НАІС).

Таким чином забезпечується перспектива створення взаємопов'язаної мережі БД та інформаційних систем архівної галузі.

Кабінет Міністрів України Постановою від 1 лютого 2006 року № 92:

«Про затвердження Державної програми розвитку архівної справи на 2006 - 2010 роки» постановляє:

1. Затвердити Державну програму розвитку архівної справи на 2006-2010

роки.

2. Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласним, Київській і Севастопольській міським державним адміністраціям розробити та затвердити регіональні програми розвитку архівної справи на 2006-2010 роки, забезпечити їх виконання й інформувати щороку до 10 лютого наступного періоду Державний комітет архівів про стан справ.

3. Державному комітетові архівів подавати щороку до 1 березня наступного періоду Кабінетові Міністрів України звіт про хід виконання

Програми.

Архівна справа є важливою складовою інформаційної та культурної життєдіяльності суспільства, що охоплює наукові,організаційні, правові, технологічні, економічні та інші питання, пов'язані з нагромадженням, обліком, зберіганням юридичними та фізичними особами архівних документів і використанням відомостей, що в них містяться. Реалізацію державної політики архівної справи і діловодства забезпечують 789 архівних установ, із них 642 - державної та 147 - комунальної форми власності. Стан архівної сфери потребує вжиття кардинальних заходів. Матеріально – технічна база державних архівних установ не відповідає сучасним стандартам і потребам, внаслідок чого реальною стала загроза втрати частини Національного архівного фонду. У сховищах державних архівних установ не вистачає засобів пожежогасіння і протипожежної сигналізації. Відсутність систем кондиціювання у неможливлює забезпечення у сховищах оптимально вологотемпературному режиму, дотримання нормативних фізико-хімічних показників збереженості документів. Протягом багатьох років не проводиться робота із створення копій для страхового фонду та фонду користування документами, зокрема переведення інформації на інші носії з метою її зберігання у разі втрати або пошкодження оригіналів, та з відновлення згасаючих текстів, а також якісна реставрація документів.

Значну кількість державних архівних установ не забезпечено постами позавідомчої охорони, не оснащено сучасними системами охоронної сигналізації. Недостатність фінансування у неможливлює планомірне та повноцінне поповнення Національного архівного фонду документами культурної спадщини, у тому числі такими, що перебувають за кордоном, та іноземного походження, що стосуються історії України, а також проводити роботу з їх виявлення, взяття на облік, копіювання.

Багато проблем виникає з розширенням електронного документотворення та документообігу. Не впроваджують в архівну справу новітні інформаційно-комунікаційні технології. Внаслідок цього величезний інформаційний потенціал Національного архівного фонду мінімально використовується для задоволення зростаючого попиту громадян, держави та суспільства на інформацію, а також стає реальною загроза безповоротної втрати значної частин сучасної цінної інформації-документів у електронному вигляді. Потребує державної підтримки робота з підготовки кадрів для архівних установ і проведення наукових досліджень у галузі архівознавства, документознавства та інформатизації[ 46 c.].

Через нестачу матеріально - технічних, фінансових і трудових ресурсів архівні установи неможуть створити працівникам і користувачам необхідні умови для роботи з документами. Розв'язання перерахованих та інших проблем передбачається Державною програмою розвитку архівної справи на 2006-2010 роки.

Мета Програми: полягає у створенні належних умов для зберігання збільшення та використання Національного архівного фонду, сприяння інтеграції архівної справи України в європейський і світовий інформаційний та науковий простір.

Основними завданнями Програми є:

- зміцнення матеріально-технічної бази державних архівних установ для створення умов гарантованого зберігання документів Національного архівного фонду;

- внесення до Національного архівного фонду усіх цінних архівних документів, що є надбанням української нації; удосконалення законодавства з архівної справи та діловодства;

- організація централізованого зберігання електронних документів і інформаційних ресурсів;

- повернення в Україну незаконно вивезених архівних цінностей;

- сприяння поповненню Національного архівного фонду архівними цінностями, що перебувають за межами України, та документами іноземного походження, що стосуються її історії;

- організація централізованого державного зберігання документів, що

надійшли від української діаспори;

- поглиблення міжнародної співпраці у архівної справи, розширення участі архівних установ у міжнародних культурних і наукових проектах;

- створення умов для більш ефективнішого впровадження в архівних установах сучасних інформаційних технологій;

- генерування інформаційної продукції на рівні міжнародних стандартів;

- розвиток галузевих фундаментальних і прикладних наукових досліджень,методики та технології архівної справи;

- підвищення рівня економічних і соціальних гарантій для професійної самореалізації працівників архівних установ.

Для виконання завдань Програми передбачається здійснити заходи згідно з додатком. Программа забеспечує можливість сконцентрувати зусилля центральних, місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, громадськості на виконанні визначених завдань та забезпечити ефективне проведення державної політики в архівній справі та реалізації середньострокової стратегії та її розвитку на 2006-2010 роки.

Фінансове забезпечення виконання програми здійснюється у межах коштів, передбачених центральним і місцевим органам виконавчої влади та органам місцевого самоврядування, відповідальним за виконання програми, у державному і місцевих бюджетах, а також за рахунок інших джерел.

Орієнтовний обсяг фінансування завдань програми становить 456.7773 тис. гривень, у тому числі з державного бюджету - 435.7081 тис., місцевих бюджетів – 21.0692 тис. гривень.

Виконання програми забеспечить можливість:

- створити умови для гарантованого зберігання документів Національного архівного фонду;

- забезпечити повноцінний захист усіх цінних архівних документів що є надбанням української нації;

- з матеріально-технічну базу архівних установ та поліпшити умови роботи їх працівників;

- наблизитися до європейських стандартів рівня зберігання та користування документами Національного архівного фонду;

- створити засади для вдосконалення фінансово-економічного забезпечення архівних установ;

- уніфікувати законодавство з питань архівної справи і діловодства;

- запровадити сучасні інформаційні технології, створити систему інформаційних ресурсів, інтегровану у світовий інформаційний простір;

- задовольняти у необхідних обсягах потребу громадян, суспільства і держави в інформації;

- забезпечити створення мережі архівних установ для централізованого

тимчасового зберігання архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудові архіви);

- поповнити Національний архівний фонд документами культурної спадщини, у тому числі такими, що перебувають за кордоном, та іноземного походження, що стосуються історії України.

Координація роботи і контроль за виконанням Програми здійснює Держкомархів. Для організації виконання Програми Держкомархів утворює міжвідомчу робочу групу.

Отже, інформатизацією архівної справи є комплексна система організаційних, науково-методичних і технологічних заходів, які забезпечують створення єдиних методологічних та методичних основ функціонування архівної галузі із залученням комп'ютерних технологій.

Архівна справа є важливою складовою інформаційної та культурної життєдіяльності суспільства, що охоплює наукові,організаційні, правові, технологічні, економічні та інші питання, пов'язані з нагромадженням, обліком, зберіганням юридичними та фізичними особами архівних документів і використанням відомостей, що в них містяться.