Поняття інформаційих технологій

А. Сукало розглядає розвиток архівної галузі як складової загальнодержавної та світової інформаційної техноллогії, без використання спеціальних методів архівознавства, які дозволяють на основі аналізу та синтезу документної бази обґрунтувати основні засади впровадження інноваційних технологій, визначити критерії їх залучення, зробити теоретичні узагальнення практичних досягнень, виокремити напрями подальшого використання комп’ютерних технологій для репрезентації архівних документів[9-13].

Згідно з визначенням, що прийняте ЮНЕСКО, інформаційна технологія – це комплекс взаємозалежних, наукових, технологічних, інженерних дисциплін, що вивчають методи ефективної організації праці людей, зайнятих обробкою і збереженням інформації;обчислювальну техніку і методи організації і взаємодії з людьми і виробничим устаткуванням, їх практичні додатки, а також пов'язані з усім цим соціальні, економічні і культурні проблеми. Самі інформаційні технології вимагають складної підготовки, великих первісних витрат і наукомісткої техніки. Їх введення повинне починатися зі створення математичного забезпечення, формування інформаційних потоків у системах підготовки фахівців.

Зараз інформаційні технології впроваджуються на багатьох підприємствах, організаціях та різних органах влади. Розроблені концепції впровадження ІТ в наукові заклади, фабрики тощо. Наприклад Концепція впровадження інформаційних технологій у законодавчих органах влади передбачає як автоматизацію самого процесу, так і аналізу роботи, налагодження спілкуванням між різними органами влади та населенням в архівознавстві.

Види інформаційних технологій в архіві:

- Інформаційна технологія опрацювання даних;

-Інформаційна технологія керування;

-Інформаційна технологія підтримки прийняття рішень;

-Інформаційна технологія експертних систем.

Такі технологічні поняття, що використовуються у виробничій сфері, як норма, норматив, технологічний процес, технологічна операція тощо, можуть застосовуватися і в інформаційній технології. Перед тим, як розробляти ці поняття в будь-якій технології, у тому числі й в інформаційній, завжди варто починати з визначення мети. Потім варто спробувати провести структурування всіх дій, що призводять до наміченої мети, і вибрати необхідний програмний інструментарій [ 50 c.].

Необхідно розуміти, що освоєння інформаційної технології і подальше її використання повинні бути зведені до того, щоб було потрібно спочатку добре оволодіти набором елементарних операцій, кількість яких обмежена. З цієї обмеженої кількості елементарних операцій у різних комбінаціях складається дія, а з дій, також у різних комбінаціях, складаються операції, що визначають той або інший технологічний етап. Сукупність технологічних етапів утворить технологічний процес (технологію). Він може починатися з будь-якого рівня і не включати, наприклад, етапи або операції, а складатися тільки з дій. Для реалізації етапів технологічного процесу можуть використовуватися різні програмні середовища.

Інформаційна технологія, як і будь-яка інша, повинна відповідати таким вимогам:

- Забезпечувати високий рівень організації всього процесу опрацювання інформації на етапи (фази), операції, дії;

- Включати весь набір елементів, необхідних для досягнення поставленої мети;

- Мати регулярний характер. Етапи, дії, операції технологічного процесу можуть бути стандартизовані й уніфіковані, що дозволить більш ефективно здійснювати цілеспрямоване керування інформаційними процессами в архіві.

Реалізація технологічного процесу матеріального виробництва здійснюється за допомогою різноманітних технічних засобів, до яких відносяться: устаткування, верстати, інструменти, конвеєрні лінії тощо[35 с.].

За аналогією і для інформаційної технології повинно бути щось подібне. Такими технічними засобами виробництва інформації будуть апаратне, програмне і математичне забезпечення цього процесу. З їхньою допомогою відбувається переробка первинної інформації в інформацію нової якості. Виділимо окремо з цих засобів програмні продукти і назвемо їх інструментарієм, а для більшої чіткості можна його конкретизувати, назвавши програмним інструментарієм інформаційної технології в архіві. Інструментарій інформаційної технології в архіві - один або декілька взаємозалежних програмних продуктів для певного типу комп'ютера, технологія роботи в яких дозволяє досягти поставленої користувачем мети.

У якості інструментарію можна використовувати такі поширені види програмних продуктів для персонального комп'ютера як текстовий процесор (редактор), настільні видавничі системи, електронні таблиці, системи керування базами даних, електронні записні книжки, електронні календарі, інформаційні системи функціонального призначення (фінансові, бухгалтерські, для маркетингу), експертні системи тощо.

 

Інформаційні системи

В.Ф.Ситник розглядає проблеми розвитку і застосування інформаційних систем (IС) обробки даних на об’єктах управління різного рівня, подано ретроспективний аналіз еволюції цих систем. В умовах сучасної інформаційної технології найбільш перспективним напрямком застосування обчислювальної техніки є створення і впровадження інформаційних систем нового покоління.

Інформаційна система, як система управління, тісно пов’язується, як з системами збереження та видачі інформації, так і з іншої - з системами, щозабезпечують обмін інформацією в процесі управління. Вона охоплює сукупність засобів та методів, що дозволяють користувачу збирати, зберігати, передавати і обробляти відібрану інформацію. Інформаційні системи існують з моменту появи суспільства, оскільки на кожній стадіїйого розвитку існує потреба в управлінні. Місією інформаційної системи є виробництво потрібної для організації інформації, потрібної для ефективного управління всіма її ресурсами, створення інформаційного та технічного середовища для управління її діяльністю. Інформаційна система може існувати і без застосування комп’ютерної техніки – це питання економічної необхідності.

Загальна схема інформаційних систем:

Вхідні дані - Обробка - Кінцева інформація

У розряд ІС входять також і джерела інформації. Це можуть бути

різні довідники, розробки в тому числі і виконані на лазерних дисках. Але

найбільший об’єм даних може надати глобальна мережа «Інтернет».

Федеральна служба комп'ютерних мереж США 24 жовтня 1995 року дала наступне визначення термінові Інтернет.

Інтернет відноситься до глобальної інформаційної системи що:

1. Логічно пов'язана між собою адресними простором на основі протоколу Інтернет (IP) або його похідних.

2. Здатна підтримувати зв'язок за допомогою протоколу TCP/IP або його

похідних і/або сумісних з ним;

3. Надає, використовує або робить доступним привселюдно або для обмеженого кола осіб високий рівень послуг пов'язаних з комунікаціями і суміжними видами діяльності описаними вище.

Це - формальне визначення. У спрощеному вигляді мережі Інтернет можна описати так: це глобальна комп'ютерна мережа, окремі частини якої субсидуються різними державними установами. Ця мережа підтримує величезну кількість інформаційних потоків. Оскільки Інтернет є ні що інше як об'єднання місцевих мереж, то говорити про якийсь орган керування в ньому не можна - усі в мережі рівні між собою.

Існують різні підходи до класифікації інформаційних систем. Але

Найбільш поширенішими є розподіли ІС за видами виконуваних робіт.

Тип ІС	Призначення	Характеристика
СПФО	підтримка фінансових операцій	деталізоване, стандартизоване опрацювання фінансових даних
УІС	підтримка управління	регулярні, повторювані операції зі статичною структурою та стабільною технологією
СППР	підтримка прийняття рішень	надає більше можливостей ніж звичайна ІС, більш гнучкіша та налагоджується під конкретні потреби
САРО	автоматизація роботи офісу	робота з діловою кореспонденцією
СПДАВМ	підтримка діяльності апарата вищого менеджменту	системи структурування високого рівня, висока надійність і вірогідність

Розглянемо ці системи докладніше.

Система підтримки фінансових операцій (СПФО) підтримує щоденні операції фірми, так чи інакше пов'язані з фінансовими питаннями. Це можуть бути системи резервування квитків, системи опрацювання чеків, системи опрацювання замовлень.Усі вони допомагають організації контролювати фінансові операції. Це найстаріший тип ІС. Вперше вони з'явилися наприкінці 50-х років у бухгалтерських відділах великих корпорацій. Саме з них починається розвиток індустрії інформаційних систем[ 26- 38 C.].

Управлінські інформаційні системи (УІС) інакше ці системи можна назвати системами підтримки керування.Вони регулярно створюють структуровані і коротковикладені звіти про різні аспекти діяльності організації. УІС концептуально знаходяться вище систем підтримки фінансових операцій. У їх задачу входить не проведення різних операцій, а їх оцінка і створення на її основі звіту. Звичайно УІС обробляють дані, що “поставляються” фінансовими системами. Користувач передає запит на створення повідомлення системі підтримки керування. Вона у свою чергу обробляє дані СПФО, структуруючи її, і потім видає звіт. Ці звіти можуть бути відображені на екрані або роздруковані.

Деякі системи підтримки керування можуть генерувати звіти в автоматичному режимі. Наприклад, можна задати системі наприкінці кожного робочого дня роздруковувати звіти про діяльності різних підрозділів фірми або ж знаходити протягом дня деякі значення заздалегідь визначених параметрів.

Системи підтримки прийняття рішень (СППР). Класичні теоретики менеджменту вважали прийняття рішень однієї знайважливіших задач, що стоять перед керівником. Звичайно, існують і інші задачі, такі як формування команди, лідерство, поширення інформації. Але так чи інакше, прийняття рішень залишається важливою частиною управлінського процесу.

За останні 20 років уже багато разів починалися спроби підтримати цей процес. Сьогодні вже можна стверджувати, що ці спроби увінчалися успіхом. Щоб краще зрозуміти механізм дії цих систем необхідно розібратися в самому процесі ухвалення рішення.

Системи автоматизації роботи офісу (САРО) створють, зберігають, змінють, відображують і здійснють ділову кореспонденцію. Як уже відзначалося вище, розвиток комп'ютерної техніки та засобів зв'язку значно видозмінив технічне оснащення офісів.

Сьогодні, мабуть, не існує фірми, яка б не мала своєї електронної адреси (e-mail), а деякі досить активно використовують і інші можливості глобальної комп'ютерної мережі Інтернет, наприклад, пошук інформації або проведення відеоконференцій. Наявність в офісі факсу-машини уже ввійшло у культуру роботи сучасної фірми. Таким чином, офіс перетворився в досить серйозний аналітичний центр організації, службовці якого можуть виконати практично будь-які запити менеджерів.

Система підтримки діяльності апарата вищого менеджменту (СПДАВМ). Дана система призначена для підтримки роботи керівників вищої ланки. Вона систематизує і представляє дані найвищою мірою стисло і структуровано. Зазвичай вони використовуються для створення звітів у стандартних форматах, у яких можуть зустрічатися графіки.

СПДАВМ є наймолодшими з розглянутих систем. І дотепер вони не одержали великого поширення. Це відбувається через те, що менеджери вищої ланки рідко є професіоналами в області комп'ютерної техніки. Але ситуація змінюється. Структура цієї системи схожа на структуру системи підтримки прийняття рішень. Власне саме вона і стоїть в її центрі, а робоча станція менеджера є генератором запитів і приймачем відповідей. фактор часу, тобто час витрачений на обробку запиту і точність виведеного результату є основоположними характеристиками даної системи.

Отже, Інформаційна технологія тісно зв'язана з інформаційними системами, що є для неї основним середовищем. На перший погляд може здатися, що введені в підручнику визначення інформаційної технології й системи дуже схожі між собою. Однак це не так.

Інформаційна технологія є процесом, що складається з чітко регламентованих правил виконання операцій, дій, етапів різного ступеня складності над даними в архівах, що зберігаються в комп'ютерах. Основна мета інформаційної технології - у результаті цілеспрямованих дій з переробки первинної інформації одержати потрібну для користувача інформацію.

Інформаційна система є середовищем, що складовими елементами якої є комп'ютери, комп'ютерні мережі, програмні продукти, бази даних, люди, документація, різного роду технічні й програмні засоби зв'язку тощо. Основна мета інформаційної системи - організація збереження й передачі інформації. Інформаційна система являє собою людино-комп'ютерну систему обробки інформації.