Понятие реквизита и формуляра образца. Состав и расположение реквизитов. Полный их перечень. Требования к их оформлению

КОЛЛЕДЖ ВОРОНЕЖСКОГО ИНСТИТУТА ВЫСОКИХ ТЕХНОЛОГИЙ

 

 

 

Н.И.ЛЯДОВА,

к.э.н., доцент

 

 

КУРС ЛЕКЦИЙ

По дисциплине

По дисциплине

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

общепрофессиональной подготовки

квалифицированных рабочих, служащих

по профессии 46.01.03 Делопроизводитель.

(на базе среднего общего образования)

 

Воронеж – 2017

Лекция №1

Тема: Управленческое документирование. Понятия. Требования к составлению и оформлению.

 

1. Документирование: основные понятия и термины. Понятие документа. Документ в системе документации.

2. Управленческая документация. Требования к составлению и оформлению управленческой документации. Основание для принятия управленческого решения.

3. Понятие реквизита и формуляра образца.

 

 

Опыт свидетельствует о том, что любая страна, имеющая целью создать сильное государство, неминуемо создает и государственную систему работы с документами. Еще указом императрицы Екатерины Великой 14 ноября 1784 г. была создана специальная комиссия для составления общего положения о канцелярском порядке и "вообще течении дел", но хотя результаты работы комиссии не оставили следа в истории делопроизводства, системы документационного обеспечения управления совершенствуются и развиваются постоянно.

Документированием называется процесс подготовки и создания документов.

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с определенными реквизитами. Если реквизиты официально закреплены, то документ носит юридическую силу. Если форма реквизитов произвольна, документ носит произвольный характер.

Для закрепления ихранения документарной информации используется материальный носитель. В настоящее время используются следующие виды носителей: традиционная бумага имашинные носители - магнитные диски, лазерные диски ипр.

Средства документирования. С их помощью осуществляется создание документов. К ним относятся: ручки, механические средства (пишущие машинки, магнитофоны), автоматизированные средства (компьютерная техника).

В зависимости от способов документирования (текстовые, кино-, фото-, фоно-, электронные) различаются виды документов:

- рукописные;

- письменные;

- изобразительные;

- графические;

- фотодокументы;

- фотодокументы;

- кино- видео документы.

Документирование информации – обязательное условие для ее включения в информационные ресурсы. Оно осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации. Информационные ресурсы могут быть государственной и негосударственной собственностью и находиться в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений. Документирование информации представляется в обязательном порядке в органы государственной власти и организации юридическими лицами независимо от их организационно-правовой формы и форм собственности, а также гражданами, формирует информационные ресурсы, находящиеся в совместном владении государства и субъектов, представляющих эту информацию.

Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении процесса управления.

Документы имеют юридическую силу и служат доказательством фактов при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых споров с работниками предприятия. Знание вопросов документирования управленческой деятельности дает возможность работать без конфликтов.

Значение организации делопроизводства для совершенствования аппарата управления объясняется большим удельным весом документации в процессе управления организацией, предприятием, учреждением.

В зависимости от назначения документы могут выполнять различные роли. Коммуникативная функция документов обеспечивает внешние связи учреждений, организаций; информационная функция дает возможность анализировать деятельность; научно-историческая функция обеспечивает исследование истории организаций, их взаимосвязи, место и значение в обществе.

От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность управления, организация труда, культура работы аппарата, использование информации в будущем.

Организация работы с документами – важная часть в системе управления. Делопроизводство координирует все этапы работы с документами.

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу.

Обязательными элементами оформления документов являются - реквизиты. Реквизиты организационно-распорядительной документации определены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ определяет состав реквизитов, зоны, схему и последовательность их размещения (т.е. определяет формуляр документа).

Документы выполняют множество функций, позволяющих удовлетворять различные управленческие потребности. Это множество функций документов подразделяют на общие и специальные. К общим функциям относятся:

- информационная - фиксация и сохранение информации;

- социальная - использование для удовлетворения социальных потребностей;

- коммуникативная - закрепление и передача культурных традиций и ценностей.

Специальные функции:

- управленческая - инструмент управления;

- правовая - закрепление и установление правоотношений в обществе;

- историческая - источник исторических сведений о развитии общества.

Система документации - совокупность документов, которые могут быть классифицированы по определенным признакам. Официальные документы подразделяются по сферам деятельности, например: управленческие, научные, технические, производственные, социологические и другие.

Управленческие документы представляют собой объект делопроизводства и группируются по определенным признакам в следующие системы: организационно-правовую, плановую, распорядительную, информационную, отчетную, документацию по личному составу, финансовую, по материально-техническому обеспечению, договорную и др.

Обеспечение документирования - это первая часть системы делопроизводства. Вторая часть заключается в организации работы с документами. Чтобы сделать ее возможной, нужно обеспечить хранение массива документов. Массив документов классифицируется в номенклатуру дел.

 

2. Управленческая документация. Требования к составлению и оформлению управленческой документации. Основание для принятия управленческого решения

 

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами («Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения». М.: 1991; ГОСТ 6.30 – 97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов – М., 1997; ГОСТ 6.10.5 – 87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца и др.).

Управленческие документы обладают следующими особенностями:

¨ создаются, используются органами государственного управления (субъектами и объектами) в соответствии с установленной компетенцией и поставленными задачами;

¨ служат средством закрепления функций органов государственного управления;

¨ содержат, как правило, информацию правового и справочного характера, отражающую природу исполнительной и распорядительной деятельности определенного органа управления;

¨ процесс их создания, форма, содержание, параметры действия регулируются правовыми нормами, что придает им общезначимость и обязательность исполнения.

Требования, предъявляемые к внешней и юридической форме документов управления, зависят от их вида. В одних случаях письменное, с помощью бланков, нотариальное оформление фактов и прав не предписывается законодательством, хотя и не запрещается. В других – закон прямо предусматривает соответствующую форму удостоверения конкретных прав и обстоятельств. Актовые данные фиксируются на специальных бланках, изготовляемых по единому образцу.

Документы используются в самых различных областях человеческой деятельности, отраслях знаний. Они являются и способом доказательства, так как имеют юридическое значение, и историческими источниками, т.к. в документах используются доказательства исполнения решений, средством общения между учреждениями, гражданами и т.д., являясь носителем информации, средством ее фиксации и передачи. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Основанием для создания документов является необходимость удостоверить наличие и создание управленческих действий, передать информацию, хранимую и используемую в течение определенного времени.

Комплекс документов, создаваемых в учреждении, определяется:

1. Кругом вопросов, решаемых учреждением в процессе деятельности.

2. Объемом и характером компетенции учреждения.

3. Порядком разрешения вопросов (единоначалие, коллегиальность).

4. Объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.

 

Понятие реквизита и формуляра образца. Состав и расположение реквизитов. Полный их перечень. Требования к их оформлению

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum – требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий. Содержание любого документа складывается из его реквизитов, то есть обязательных элементов, несущих какие-либо сведения.

Реквизит – элемент официального документа, наиболее часто используемый в практике оформления документов в управлении.

Формуляр-образец документа – совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе (модель унифицированной формы документа).

Основным реквизитом документа является его текст, который представляет собой сведения об отношениях и фактах, характер которых обусловлен соответствующей отраслью права. Текст документа должен быть достоверным, достаточно информативным, последовательно и грамотно изложенным. Кроме текста документы имеют специальные сопутствующие ему реквизиты. Они служат для удостоверения сведений в документе, его защиты от фальсификации (подделки документа или искажения сведений о существующих фактах), а так же для систематизации документов и облегчения пользования ими.

Реквизиты делятся на постоянные и переменные:

¨ постоянный реквизит – реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа;

¨ переменный реквизит – реквизит документа, наносимый при составлении документа.

Основные требования, предъявляемые к документам, таковы.

Документ должен:

¨ при необходимости разъяснять или дополнять материалы;

¨ правильно отражать объективную действительность;

¨ не противоречить законодательным актам;

¨ быть созданным полномочным органом, подписанным компетентным должностным лицом;

¨ быть объективным и аргументированным;

¨ тон и стиль письма должен быть спокойным, сдержанным и официально-деловым, без грубых помарок, исправлений, перепечаток;

¨ быть составлен грамотно, аккуратно и оформлен на специальных бланках и стандартных листах бумаги;

¨ иметь объем по 1 вопросу не более 2 страниц;

¨ иметь соответствующие реквизиты;

¨ обладать точностью, полнотой, ясностью, сжатостью, краткостью, последовательностью, убедительностью изложения;

¨ содержать действительные и правильные сведения обо всех событиях и фактах.

 

Вопросы для самоконтроля:

1. Раскройте понятие «делопроизводство».

2. Назовите основные задачи делопроизводства.

3. Что вы можете рассказать о реквизитах?

4. Перечислите основные функции документа.

5. Что включает понятие «юридическая сила документа»?

6. Чем отличается документирование от документооборота?

7. Дайте определения

· документа;

· документоведения;

· делопроизводства;

· документирования;

· организации работы с документами;

· реквизита;

· формуляра-образца документа;

· стандартизации;

· государственной системы документационного обеспечения управления.

8. Обоснуйте

· когда документы имеют юридическую силу;

· значение организации делопроизводства на предприятии;

· что является основанием для создания документов.

 

Лекция № 2

Тема: Нормативно-методическая база делопроизводства.

1. Состав нормативно-методической базе делопроизводства.

2. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации.

3. Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации.

4. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения.

5. Государственная система документационного обеспечения управления. Государственные стандарты на документацию.

6. Унифицированные системы документации.

7. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.