Назначение и состав распорядительной документации

Основное назначение распорядительных документов - регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения.

Процедура издания распорядительных документов

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений — приказов, указаний, распоряжений — включает следующие стадии:

1. Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа).

2. Сбор и анализ информации по вопросу.

3. Подготовка проекта распорядительного документа.

4. Согласование проекта документа.

5. Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям.

6. Принятие решения (подписание документа).

7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиальности

Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии:

1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа (повестка дня, проект решения)

2. Согласование материалов перед вынесение на рассмотрение коллегиального органа.

3. Уточнение списка участников.

4. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.

5. Принятие решения по рассмотренным материалам.

6. Оформление протокола заседания.

7. Издание распорядительного документа.

8. Доведение решения до исполнителей.

 

Составление и оформление распорядительных документов издаваемых в условиях коллегиальности

Решение - распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (ученые и методические сове­ты, советы директоров, правления кооперативов, общие собра­ния акционеров, комитеты, коллегии и пр.).

Решения оформляются, как правило, на продольных бланках, включающих следующие элементы:

· название органа управления,

· вид документа (решение),

· место для проставления даты,

· ин­декса документа, место его издания,

· место для размещения заголовка к тексту.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Если решение издается по инициативе данного органа управления, то в констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него.

Распорядительная часть решения начинается с названия органа, его принимающего, и слова «РЕШИЛ», которое пи­шется прописными буквами. Распорядительная часть, как пра­вило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указываются исполнитель (организация, должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте решения называют лицо, на которое возлагается кон­троль над исполнением. Юридическую силу решение обретает после его подписа­ния председателем и секретарем коллегиального органа, при­своения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

Протокол

Протокол занимает особое место в системе организацион­но-распорядительных документов. Он содер­жит информацию о ходе обсуждения каких-то вопросов, имеет постановляющую часть и следовательно, относится к организационно - распоряди­тельным документам.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конфе­ренциях и прочих совещательных структур, действующими на условиях коллегиального принятия решений.

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии ко­митетов, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов, собрания ак­ционеров, советов трудового коллектива, заседания советов директоров и пр.

Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний и д.р.).

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона. Проведению совещания (заседания) любого уровня дол­жна предшествовать подготовительная работа. Для участ­ников заседания готовится и раздается и согласовывается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня. Протокол ведется во время заседания секретарем, ко­торый конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая.

Краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся на заседа­нии вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех слу­чаях, когда доклады и тексты вы­ступлений будут представлены секретарю или, когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и дос­таточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мне­ния, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную кар­тину заседания.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Полный и стенографический протоколы составляют на основе рукописных запи­сей, которые ведутся во время заседания.

Оформление протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на продольном бланке или на чистом листе бума­ги, на котором указывается наименование предприятия.

В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («решил», «решила»). В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Повестка дня заседания, как правило, составля­ется заранее и должна включать оптимальное количество вопро­сов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Последним пунктом повестки дня как правило является пункт под названием «Разное»

К протоколу прилагается список рассылки протокола и выписок из протокола.

Все виды протоколов включают следующие элементы:

· наименование вида документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 16 и выравнивается по центру;

· вид заседания – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал полужирным шрифтом размером № 16 и выравнивается по центру.

Например:

ПРОТОКОЛ

Заседания